Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно законодательству РФ‚ она является основным доказательством периода работы‚ занимаемых должностей и причин увольнения. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ однако бумажные трудовые книжки до сих пор используются в ряде случаев. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно продолжить и заполнить новую трудовую книжку‚ если предыдущая была утеряна‚ заполнена или заменена на вкладыш.

Когда требуется новая трудовая книжка?

Новая трудовая книжка выдаётся в следующих случаях:

• Потеря или порча предыдущей трудовой книжки (с подтверждением в письменной форме от сотрудника);
• Заполнены все графы в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»;
• При замене трудовой книжки на вкладыш (если основная книжка заполнена);
• При первичном трудоустройстве сотрудника‚ у которого ранее не было трудовой книжки (например‚ молодые специалисты‚ впервые выходящие на рынок труда);
• При смене фамилии‚ имени или отчества‚ если внесение изменений в старую книжку невозможно.

Правовая основа

Заполнение трудовой книжки регулируется:

• Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
• Трудовым кодексом РФ (ст. 66‚ 68‚ 69);
• Приказом Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для новых сотрудников‚ если они не подали заявление о сохранении бумажной. Однако при замене или восстановлении бумажной книжки — правила остаются прежними.

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

Перед выдачей новой трудовой книжки сотрудник должен подать заявление о выдаче дубликата или новой книжки. В заявлении указываются:

• ФИО сотрудника;
• Причина замены (утрата‚ заполнение‚ смена ФИО и т.д.);
• Дата подачи заявления;
• Подпись сотрудника.

Важно! Если трудовая книжка утеряна‚ сотрудник обязан написать расписку о том‚ что утрата произошла по его вине. В этом случае работодатель не несёт ответственности за потерю‚ но обязан выдать дубликат.

Шаг 2: Получение подтверждающих документов

Для заполнения новой трудовой книжки необходимо восстановить сведения о трудовом стаже. Для этого работодатель должен запросить у сотрудника:

• Справки с предыдущих мест работы (о периоде работы и должности);
• Копии приказов о приёме и увольнении;
• Выписки из лицевых счётчиков или архивных данных;
• Сведения из Пенсионного фонда РФ (через личный кабинет на сайте ПФР или через запрос в отделение ПФР).

Если предыдущие работодатели ликвидированы‚ данные можно запросить в архиве или через ПФР — он хранит информацию о начислении страховых взносов.

Шаг 3: Заполнение новой трудовой книжки

Новая трудовая книжка заполняется в строгом соответствии с Инструкцией Минтруда № 69. Порядок заполнения:

Обложка

На обложке указываются:

• Фамилия‚ имя‚ отчество сотрудника (полностью‚ как в паспорте);
• Дата рождения;
• Пол;
• Номер книжки (уникальный‚ присваивается работодателем);
• Дата выдачи книжки (дата заполнения);
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Печать организации (если есть).

Раздел I — «Сведения о работе»

Заполняется в хронологическом порядке‚ начиная с самого первого места работы. Каждая запись должна содержать:

1. Дата приёма на работу — число‚ месяц‚ год (например‚ );
2. Наименование организации — полное наименование по учредительным документам;
3. Должность, точно по штатному расписанию (например‚ «инженер-конструктор»);
4. Основание приёма — номер и дата приказа (например‚ «приказ № 45 от »);
5. Дата увольнения — если сотрудник уже уволен;
6. Основание увольнения — с указанием пункта ТК РФ (например‚ «по собственному желанию‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).

Важно! Все записи должны быть сделаны чернилами чёрного цвета‚ без помарок‚ исправлений и сокращений (кроме общепринятых‚ например‚ «и.о.»‚ «г.»).

Раздел II, «Сведения о награждениях»

Заполняется‚ если сотрудник получал поощрения (грамоты‚ благодарности‚ медали‚ почетные звания). Указывается:

• Дата награждения;
• Наименование награды;
• Основание (номер приказа).

Раздел III — «Сведения об увольнении»

Если в разделе I не хватило места‚ сведения об увольнении переносятся сюда. Формат записи аналогичен.

Шаг 4: Вкладыш в трудовую книжку — когда и как применять

Если в основной трудовой книжке закончились свободные графы‚ а сотрудник продолжает работать — выдаётся вкладыш.

Вкладыш, это отдельный бланк‚ прикрепляемый к основной книжке. Он имеет тот же номер‚ что и основная книжка.

Порядок выдачи вкладыша:

• Работодатель издаёт приказ о выдаче вкладыша;
• Вкладыш заполняется по тем же правилам‚ что и основная книжка;
• На обложке вкладыша указывается: «Вкладыш к трудовой книжке № ___»;
• В основной книжке делается запись: «Вкладыш выдан ___ числа ___ месяца ___ года» с подписью и печатью.

Вкладыш может быть выдан только один раз. Если и он заполнен — выдаётся новая трудовая книжка (дубликат с полным восстановлением стажа).

Шаг 5: Перевод на электронную трудововую книжку

С 2021 года работодатели обязаны вести ЭТК для новых сотрудников. Если сотрудник имеет бумажную книжку‚ но хочет перейти на электронную — он должен подать заявление в ПФР или через работодателя.

При этом:

• Бумажная книжка остаётся у сотрудника;
• Все новые записи (приём‚ увольнение‚ перевод) вносятся только в ЭТК;
• Сведения из бумажной книжки не переносятся автоматически — их нужно вручную загрузить в систему ПФР через работодателя.

Если сотрудник устраивается на новую работу в 2026 году и ранее не имел ЭТК — работодатель обязан создать электронную трудовую книжку и сообщить об этом в ПФР в течение 5 рабочих дней.

Шаг 6: Печать‚ подпись и передача книжки сотруднику

После заполнения новой трудовой книжки:

• На последней странице делается запись: «Все записи внесены‚ книжка заполнена»;
• Ставится подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Ставится печать организации (если предусмотрена);
• Сотрудник расписывается в журнале учёта трудовых книжек и получает книжку под роспись.

Важно! Работодатель не вправе удерживать трудовую книжку у себя более 3 рабочих дней после подписания приказа о приёме.

Частые ошибки при заполнении

1. Использование карандаша‚ красного или зелёного цвета — недопустимо.
2. Сокращения без основания (например‚ «дир.» вместо «директор»).
3. Неправильное указание основания увольнения (например‚ «по инициативе работника», это не пункт ТК РФ).
4. Отсутствие ссылки на приказ при приёме и увольнении.
5. Заполнение вкладыша без оформления приказа и записи в основной книжке.

Заполнение новой трудовой книжки — это ответственная процедура‚ требующая внимательности‚ знания законодательства и точности в документах. Несмотря на развитие электронных систем‚ бумажные трудовые книжки остаются актуальными для многих сотрудников‚ особенно тех‚ кто начал трудовую деятельность до 2021 года.

Рекомендации:

• Всегда храните журнал учёта трудовых книжек, он является обязательным документом для проверок;
• При утрате книжки — не паникуйте‚ но действуйте быстро: запросите документы у ПФР и предыдущих работодателей;
• При смене работодателя — убедитесь‚ что сотрудник предоставил все сведения о стаже;
• При сомнениях — обращайтесь в территориальное управление труда или ПФР за консультацией.

Правильно оформленная трудовая книжка — это не просто формальность. Это гарантия будущей пенсии‚ подтверждение квалификации и заслуг сотрудника. Отнеситесь к этому с ответственностью, и вы защитите интересы как работника‚ так и своей организации.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.