В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ от № 14‑1/ООГ‑1824, сведения о награждениях и поощрениях фиксируются в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки работника. Правильное заполнение этого раздела обеспечивает юридическую защиту прав сотрудника и упрощает контроль над выплатами премий и иных формах поощрения.

Что подпадает под понятие «поощрения»

В Правилах (п. 25) указаны виды поощрений, которые обязательны к внесению в трудовую книжку:

• Государственные награды (ордена, медали, звания «Почетный работник» и др.);
• Награды Президента РФ, Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти;
• Награды профсоюзов и иных общественных организаций;
• Премии, выплачиваемые за конкретные профессиональные достижения, на основании статьи 191 ТК РФ;
• Благодарности и другие формы поощрения, предусмотренные коллективным договором, уставом или внутренними нормативными актами.

Важно: разовая премия, выплачиваемая в рамках системы оплаты труда, не считается поощрением и не вносится в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях», если иное не предусмотрено внутренними документами организации.

Какие сведения необходимо заносить

В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие данные:

1. Наименование награды или премии (полное официальное название);
2. Дата выдачи (день, месяц, год);
3. Номер и дата приказа/распоряжения, на основании которого начислено поощрение;
4. Краткое основание награждения (например, «за 10‑летний стаж работы», «за выдающиеся результаты в проекте X»);
5. Размер премии (если предусмотрен) и способ её расчёта;
6. Подпись руководителя (при необходимости приложения копии приказа).

Эти сведения позволяют:

• Однозначно отразить статус сотрудника в официальных документах;
• Упростить проверку при внутренних и внешних аудитах;
• Обеспечить юридическую защиту при споре о выплате премий.

Порядок внесения записей

Заполнение производится в строгом соответствии с Приказом руководителя и требованиями Правил (п. 10). Алгоритм такой:

1. Сбор документов – приказ, приказ о премировании, сертификат награды, протокол благодарности.
2. Проверка наличия свободного места в графе 3 раздела «Сведения о награждениях и поощрениях».
3. Оформление записи в виде заголовка (наименование награды) и последующего текста (дата, основание, подпись).
4. Подпись ответственного лица (чаще всего – руководитель подразделения).
5. Внесение записи в трудовую книжку (бумажный вариант) или обновление электронного документа (при использовании электронного формата).

Если в книжке уже есть два вкладыша с записями, но в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» есть свободное место, туда заносится благодарность или другая форма поощрения.

Примеры заполнения

Пример 1. Государственная награда

Граф 3. Сведения о награждениях и поощрениях
Наименование награды: «Знак отличия «За выдающиеся результаты в работе»»
Дата выдачи: 
Номер приказа: Приказ № 156 от 
Основание: За 15‑летний стаж работы и достижение KPI на 120 %
Подпись: ___________________ (И.И. Иванов)

Пример 2. Премия за профессиональное достижение

Наименование премии: Премия «Лучший специалист отдела»
Дата выплаты: 
Номер приказа: Приказ № 234 от 
Основание: За разработку и внедрение системы контроля качества, сократившей количество брака на 30 %
Размер премии: 15 000 руб.
Подпись: ___________________ (С.П. Петрова)

Распространённые ошибки

• Запись без указания основания – без ссылки на приказ или документ запись считается недействительной.
• Неуказание даты выдачи – отсутствие точной даты делает невозможным проверку соответствия нормативным актам.
• Использование разговорного названия – в официальных записях требуется полное официальное название награды.
• Отсутствие подписи – без подписи руководителя запись не имеет юридической силы.
• Внесение разовой премии в раздел «награждения» – если премия не относится к поощрениям, её нужно отразить в разделе «Сведения о премии», а не в «награждениях».

Что делать, если в книжке нет свободного места

Если графа 3 полностью занята, действуют следующие правила:

• Создаётся дополнительный вкладыш к трудовой книжке, который оформляется в том же стиле, что и основной документ.
• Вкладка оформляется как продолжение раздела «Сведения о награждениях и поощрениях» и нумеруется последовательно.
• Все записи в дополнительном вкладыше оформляются тем же способом (, дата, основание, подпись).

В случае, когда вкладыш уже невозможно добавить, рекомендуется оформить отдельный документ‑приложение к трудовой книжке, который хранится в личном деле сотрудника и при необходимости предоставляется в кадровый отдел.

Правильное заполнение раздела «Сведения о награждениях и поощрениях» в трудовой книжке – это не только формальная процедура, но и важный инструмент обеспечения прозрачности в сфере материального стимулирования. Соблюдение перечисленных правил, своевременное оформление записей на основе официальных документов и избегание типичных ошибок позволяют:

• Подтвердить законность выплаченных премий;
• Упростить работу кадрового отдела при аудите;
• Обеспечить сотрудникам полную информацию о их достижениях и вознаграждениях.

При соблюдении указанных рекомендаций процесс ведения трудовой книжки будет соответствовать требованиям законодательства РФ и внутренним нормативным актам организации.