Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются не только сведения о местах работы и должностях, но и информация об образовании, профессии и специальности. Правильное оформление этой части трудовой книжки имеет важное значение как для работника (при приёме на новую работу, подтверждении квалификации), так и для работодателя (при соблюдении требований трудового законодательства).
Нормативная база
Записи об образовании в трудовой книжке регулируются следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения об образовании;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – содержит порядок заполнения строки «Образование»;
- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» – определяет виды образовательных документов, на основании которых вносятся записи;
- Приказ Минтруда России от № 542н – уточняет порядок внесения изменений и дополнений в трудовую книжку.
С 1 сентября 2013 года в трудовой книжке указываются следующие уровни образования:
- Основное общее образование;
- Среднее общее образование;
- Среднее профессиональное образование;
- Высшее образование (бакалавриат, специалитет, магистратура);
- Дополнительное профессиональное образование.
Что именно вносится в строку «Образование»
В строке «Образование» трудовой книжки фиксируются три основных элемента:
- Уровень образования (например, «среднее профессиональное», «высшее бакалавриат»);
- Профессия (по классификатору профессий, если имеется);
- Специальность (название специальности, указанное в дипломе или ином документе об образовании).
Пример записи:
Высшее бакалавриат, экономист, управление организацией
Если профессия не предусмотрена классификатором, в строке указывают только уровень образования и специальность.
Основания для внесения записи
Запись об образовании вносится на основании:
- Диплома о высшем или среднем профессиональном образовании;
- Свидетельства об окончании учебного заведения (колледж, техникум, училище);
- Сертификата о прохождении профессиональной переподготовки или повышения квалификации;
- Иного документа, подтверждающего факт получения образования (например, выписка из аттестата, академическая справка).
Важно: запись делается строго согласно содержанию документа – без сокращений, изменений или интерпретаций, если иное не предусмотрено законодательством.
Как правильно оформить запись
Заполнение пустой строки
Если строка «Образование» ещё не заполнена:
- На первой странице (ьном листе) трудовой книжки находим строку с надписью «Образование»;
- Чётким, разборчивым почерком (или печатным шрифтом при электронном заполнении) вносим данные согласно документу об образовании;
- После записи ставим дату внесения (день, месяц, год) и подпись уполномоченного лица (кадровика, бухгалтера, руководителя).
Исправление ошибочных сведений
Если в трудовой книжке уже есть неверная информация:
- Ошибочную запись зачёркиваем одной чёткой горизонтальной линией;
- Рядом (в той же строке) пишем правильные данные;
- Под исправлением ставим дату исправления и подпись ответственного лица;
- При необходимости делаем пометку «Исправлено верить» (по старому образцу) или просто указываем, что запись исправлена.
Пример:
Среднее общее образование Среднее профессиональное образование, техник‑электрик
г. __________ (подпись)
Дополнение при получении нового уровня образования
Когда сотрудник получает дополнительное образование (например, после бакалавриата завершает магистратуру), запись дополняется через запятую:
- Сначала указывается уже существующая информация;
- Через запятую добавляется новый уровень образования, профессия и специальность;
- Ставится дата внесения дополнения и подпись.
Пример:
Высшее бакалавриат, экономист, управление организацией, высшее магистратура, экономист, финансовый анализ
г. __________ (подпись)
Отсутствие свободного места
Если все строки для образования на ьном листе заполнены:
- Оформляем вкладыш (дополнительный лист) установленного образца;
- На вкладыше указываем те же реквизиты, что и в основной трудовой книжке (серия, номер, ФИО владельца);
- Вносим новую запись об образовании в строку «Образование» на вкладыше;
- Скрепляем вкладыш с основной книжкой скрепкой или клеем, ставим печать организации (если требуется) и подпись ответственного лица;
- В основной трудовой книжке делаем пометку о наличии вкладыша (например, «Вкладыш № 1»).
Пример пометки в основной книжке:
Наличие вкладыша: 1 лист (образование)
Электронная трудовая книжка
С введением электронной трудовой книжки (ЕТК) запись об образовании также отражается в разделе «Сведения о работнике». Порядок внесения аналогичен бумажному варианту:
- Данные загружаются на основании scanned‑копий документов об образовании;
- При изменении образования вносится новая запись, а предыдущая помечается как архивная;
- Все изменения фиксируются с указанием даты и идентификатора пользователя, внесшего запись.
Преимущества ЕТК:
- Исключают риск механических повреждений и потери страниц;
- Упрощают процесс внесения исправлений и дополнений;
- Повышают прозрачность и доступность информации для работника и работодателя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вносить информацию об образовании, полученном за границей?
- Да, если документ об иностранном образовании признан в Российской Федерации ( nostrification ) либо имеет легализованный перевод и заверен у нотариуса.
- Нужно ли указывать номер диплома?
- Номер диплома не является обязательным элементом строки «Образование». Однако его можно добавить в примечании или в отдельном поле «Серия и номер документа» при наличии такой практики в организации.
- Что делать, если работник получил несколько специальностей по одному диплому?
- В строке «Образование» можно перечислить все специальности через точку с запятой, например: «Высшее бакалавриат, инженер‑механик, инженер‑электрик».
- Как оформить запись о незавершённом высшем образовании?
- Если обучение не завершено, запись не вносится. Указывается лишь факт обучения в отдельном разделе «Сведения о повышении квалификации» или в сопроводительном письме.
Правильное внесение сведений об образовании в трудовую книжку – важная часть кадрового документооборота, которая влияет на карьерные перспективы работника и соблюдение законодательных требований работодателем. Следуя установленным нормам, используя чёткий и разборчивый почерк (или электронные формы), а также своевременно внося исправления и дополнения, можно избежать недоразумений при приёме на работу, подтверждении квалификации и прохождении аттестации.
Помните: основание для записи – документ об образовании; запись делается без искажений; при отсутствии места – оформляем вкладыш; при изменениях – аккуратно зачёркиваем старое и пишем новое с указанием даты и подписи.
Соблюдение этих простых правил обеспечит актуальность и юридическую значимость вашей трудовой книжки на протяжении всей профессиональной деятельности.