Заполнение трудовой книжки генерального директора (или директора) часто вызывает вопросы у кадровиков и бухгалтеров. Кажется, что из-за особого статуса руководителя нужен особый подход. На самом деле, ключевой принцип прост: директор — такой же работник, как и все остальные, и его трудовые отношения оформляются по общим правилам Трудового кодекса РФ. Однако есть важные нюансы, которые необходимо знать, чтобы избежать ошибок.
Основной принцип: общие правила для всех
Несмотря на руководящую должность, генеральный директор имеет трудовой договор (или договор, заключаемый в соответствии с гражданским законодательством, если это предусмотрено уставом). Следовательно, все кадровые действия с ним — прием, перевод, увольнение, переизбрание — должны отражаться в трудовой книжке.
Важно: Если трудовая книжка была выдана до , заполняйте ее по старой форме, пока не закончатся свободные строки в разделе «Сведения о работе». Затем оформите вкладыш. Новую книжку по форме ТК РФ создавать не нужно.
Ключевые ситуации и как их отразить
Первое назначение на должность директора в организации
Если организация только создана и директор избирается (назначается) впервые, запись вносится на основании его приказа о вступлении в должность или решения единственного участника/общего собрания.
Образец записи:
Графа 1 (Дата):
Графа 2 (Наименование организации): ООО «Вектор»
Графа 3 (Сведения о работе): Назначен на должность генерального директора
Графа 4 (Основание): На основании протокола общего собрания участников ООО «Вектор» от № 5 и приказа от № 1
В графе 4 можно сделать ссылку либо на решение участников (основание для избрания), либо на приказ директора о вступлении в должность (как указано в разъяснениях). Лучше указывать оба документа.
Многократное переизбрание (продление полномочий) без увольнения
Это самая частая и сложная ситуация. Директор избирается на новый срок общим собранием, но formalно его не увольняют и не принимают заново. Такое переизбрание, это изменение существенных условий трудового договора (должности/функций), и его нужно зафиксировать в трудовой книжке.
Образец записи о переизбрании:
Графа 1 (Дата):
Графа 2 (Наименование организации): ООО «Вектор»
Графа 3 (Сведения о работе): Переизбран генеральным директором на новый срок полномочий
Графа 4 (Основание): На основании протокола общего собрания участников ООО «Вектор» от № 12
Критически важно: Если с момента последней записи (например, от 2019 года) прошло много лет и записей не было, их нужно внести retroactively, оформив несколько записей за каждый период переизбрания. Данные о страховых взносах (СФР) нужно подавать за все периоды, что потребует взаимодействия с бухгалтерией.
Назначение по совместительству
Если директор уже работает в другой организации по основному месту, а в вашей — по совместительству, запись делается с указанием этого обстоятельства.
Образец записи:
Графа 3 (Сведения о работе): Назначен по совместительству на должность генерального директора
Исполнение обязанностей директора (временно)
Если директор уволен или отстранен от должности, а его обязанности временно выполняет другой сотрудник (например, заместитель), это также оформляется записью в трудовой книжке этого сотрудника.
Образец записи:
Графа 3 (Сведения о работе): Назначен исполняющим обязанности генерального директора с по
Графа 4 (Основание): На основании приказа генерального директора от № 100-к
Что обязательно указывать в записи?
Каждая запись должна быть четкой и содержать:
- Дату кадрового события (избрания, переизбрания, назначения).
- Наименование организации (полное или как в уставе).
- Суть изменения: «Назначен на должность…», «Переизбран…», «Назначен исполняющим обязанности…».
- Основание: номер и дата протокола общего собрания участников/совета директоров, решение единственного участника, приказ (чаще всего приказ о вступении в должность).
Запись делается на основании документа. Сам документ (протокол, приказ) хранится в кадровом деле.
Порядок оформления и подписание
- Запись вносится рукописно разборчиво, без исправлений и помарок, чернилами (синего или черного цвета).
- В конце записи ставятся дата ее внесения, подписи работника (директора) и представителя работодателя (обычно это руководитель отдела кадров или бухгалтер), а также печать организации.
- Если директор одновременно является и работодателем (например, единственный участник), подпись за работодателя может ставить он сам, но печать обязательна.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Не делать запись о переизбрании, считая, что полномочия продлились автоматически.
Решение: Каждое избрание на новый срок, отдельное событие, требующее записи. - Ошибка: Указывать в графе 4 только «На основании Устава» или «На основании решения участника» без номера и даты.
Решение: Всегда указывать номер, дату и тип документа (протокол, решение). - Ошибка: Делать запись «Принят на работу» или «Уволен» с формулировками для обычных сотрудников.
Решение: Использовать корректные формулировки: «Назначен на должность…», «Переизбран…». - Ошибка: Пропускать период между последней записью и текущим переизбранием.
Решение: Внести все пропущенные записи, даже если это придется делать задним числом, согласовав даты с документами.
Заполнение трудовой книжки директора — это не формальность, а юридически значимое действие, фиксирующее историю его трудовых отношений с организацией. Следуя общим правилам, но с учетом специфики избрания на должность, вы обеспечите и директору, и компании защиту от возможных споров в будущем. Главное правило: каждое изменение статуса (назначение, переизбрание, временное исполнение обязанностей) фиксируется отдельной записью с четким указанием основания.