Заполнение трудовой книжки — это один из самых ответственных процессов в работе кадрового специалиста; Любая ошибка, допущенная при внесении записей, может создать проблемы для работника при выходе на пенсию или подтверждении стажа. Особое место занимает ьный лист, так как именно здесь содержатся ключевые идентификационные данные сотрудника. В данной статье мы подробно разберем, что делать, если кадровик ошибся при заполнении ьного листа, можно ли вносить исправления и как избежать штрафов.
Главное правило: исправлять или уничтожать?
Самое важное, что нужно помнить кадровому работнику: ошибки на ьном листе новой трудовой книжки не исправляются. В отличие от внутренних страниц, где предусмотрены механизмы признания записей недействительными, ьный лист является «лицом» документа.
Согласно сложившейся практике и разъяснениям экспертов, если при первичном заполнении бланка допущена ошибка (неверно указана фамилия, дата рождения, образование или дата заполнения), такой бланк признается испорченным.
Почему нельзя просто зачеркнуть и написать правильно?
- ьный лист не предусматривает графы для исправлений.
- Зачеркивания, использование корректора или надписи поверх текста делают документ недействительным.
- Любое исправление на ьном листе может быть расценено проверяющими органами как нарушение правил ведения трудовых книжек.
Алгоритм действий при обнаружении ошибки
Если кадровый специалист обнаружил ошибку сразу же в момент заполнения или при последующей проверке, необходимо действовать следующим образом:
- Не отдавайте книжку работнику. Документ с ошибкой на ьном листе не должен покидать отдел кадров.
- Составьте акт об уничтожении бланка. Поскольку форма акта законодательно не утверждена, организация составляет его в произвольной форме. В акте указывается номер испорченного бланка, серия, причина порчи (ошибка при заполнении ьного листа) и дата уничтожения.
- Уничтожьте бланк. Испорченный документ уничтожается (например, с помощью шредера) в присутствии комиссии или ответственного лица.
- Заведите новую трудовую книжку. Возьмите новый чистый бланк и заполните ьный лист корректно.
- Уведомьте работника. Сотрудника следует проинформировать о том, что предыдущий бланк был испорчен по вине работодателя и заменен на новый.
Важно: За испорченный бланк книжки при первичном заполнении деньги с работника не взимают. Стоимость испорченного бланка несет работодатель. Более того, в некоторых случаях стоимость бланка могут взыскать с кадрового специалиста, допустившего ошибку по своей вине.
Ситуация: Ошибка в данных, полученных от предыдущего работодателя
Ситуация усложняется, если ошибка на ьном листе была допущена не вами, а предыдущим работодателем, и сотрудник принес уже заполненную книжку. В этом случае действуют иные правила:
- Идеальный вариант: Исправление вносит организация, допустившая ошибку. Только они несут ответственность за первичное заполнение и могут подтвердить подлинность данных на момент выдачи книжки.
- Если прежний работодатель ликвидирован: Исправление может внести текущий работодатель, но только при наличии документов-оснований (паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке при смене фамилии), подтверждающих правильность данных.
- Механизм исправления: Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом (или на свободной строке) вносятся правильные данные, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и СФР
Напоминаем, что с 2021 года новым работникам бумажные трудовые книжки не заводятся. Для них ведется только электронная трудовая книжка. Однако бумажный формат сохраняется для тех, кто вел его ранее.
В случае ошибок в электронных формах отчетности (СЗВ-ТД, ЕФС-1), которые подаются в Социальный фонд России (СФР):
- Ошибки исправляются путем подачи корректирующей формы отчета.
- СФР обязан принимать стаж, учтенный в системе персонифицированного учета, даже при наличии технических нюансов, но точность данных на стороне работодателя — критически важна.
Риски и штрафы
Небрежное отношение к заполнению трудовых книжек может привести к административной ответственности. Инспекция труда может выписать штраф за:
- Нарушение порядка заполнения трудовых книжек.
- Отсутствие записей или наличие незаконных исправлений.
- Отказ в выдаче трудовой книжки или задержку выдачи.
Чтобы избежать проблем, кадровику следует быть максимально внимательным при заполнении ьного листа: проверять паспортные данные, документы об образовании и даты дважды перед тем, как поставить ручку на бумагу.
Резюме
Если вы, как кадровик, ошиблись при заполнении ьного листа новой трудовой книжки:
- Ничего не зачеркивайте и не исправляйте.
- Составьте акт об уничтожении бланка.
- Уничтожьте бланк.
- Заполните новый бланк correctly.
Помните: чистый и правильно оформленный документ важнее сэкономленного бланка.