Прием нового сотрудника на работу — один из ключевых этапов кадровой работы. Одним из обязательных документов‚ которые требуются при трудоустройстве‚ является трудовая книжка. Ее правильное заполнение — не просто формальность‚ а обязанность работодателя‚ закрепленная законодательством РФ. В этой статье мы подробно разберем‚ как оформить трудовую книжку при первичном приеме на работу‚ какие нормы регулируют этот процесс‚ как избежать ошибок и что делать‚ если у сотрудника нет трудовой книжки.

Законодательная база: на что опираться

Ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ — статья 66‚ часть 3;
• Приказ Минтруда России от № 320н — «Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее — Порядок № 320н).

Эти документы устанавливают единые правила заполнения‚ хранения и выдачи трудовых книжек. Нарушение этих правил может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?

Заполнение трудовой книжки возлагается на сотрудника кадровой службы — кадровика или иное лицо‚ назначенное ответственным за ведение трудовых книжек приказом руководителя организации.

Важно: никто‚ кроме уполномоченного лица‚ не имеет права вносить записи в трудовую книжку. Даже руководитель не может самостоятельно заполнять книжку‚ если не назначен ответственным по приказу;

Трудовая книжка при первичном трудоустройстве: что делать?

Согласно части 2 статьи 65 ТК РФ‚ при первичном трудоустройстве (то есть‚ если работник впервые устраивается на работу) трудовая книжка не требуется.

В этом случае работодатель обязан:

1. Заключить с работником трудовой договор;
2. Оформить приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма по внутреннему шаблону);
3. Выдать работнику трудовую книжку — приобрести бланк и заполнить его с нуля.

Важно! Работодатель не вправе требовать от нового сотрудника предъявления трудовой книжки‚ если он устраивается на работу впервые. Если работник принес пустую книжку — это не ошибка‚ но книжка все равно должна быть заполнена с нуля.

Как выглядит заполнение трудовой книжки при первичном приеме?

Заполнение начинается с ьного листа и далее — с записи о приеме на работу.

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются следующие данные:

• Фамилия‚ имя‚ отчество — полностью‚ без сокращений‚ в именительном падеже (например: Иванов Иван Иванович);
• Дата рождения — в формате «ДД.ММ.ГГГГ» (например: );
• Образование — указывается по документу (например: «Среднее профессиональное» или «Высшее»);
• Специальность — по диплому или другому документу об образовании;
• Дата заполнения, дата‚ когда книжка была выдана работнику (обычно это день приема на работу);
• Подпись ответственного лица — кадровика или уполномоченного сотрудника;
• Печать организации — обязательна‚ если у организации есть печать.

Внимание! Нельзя использовать сокращения в ФИО‚ писать «Иванов И.И.» — это нарушение Порядка № 320н.

Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу, первая и самая важная запись в трудовой книжке. Она вносится в раздел «Сведения о работе».

Правила заполнения записи:

1. Графа 1 (порядковый номер) — проставляется последовательно‚ начиная с № 1;
2. Графа 2 (дата приема) — дата‚ указанная в приказе о приеме на работу (например: ).
3. Графа 3 (наименование работодателя) — полное наименование организации по учредительным документам (например: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»). При наличии — указывается сокращенное наименование в скобках: «ООО «Альфа»».
4. Графа 4 (должность‚ профессия‚ специальность с указанием квалификации) — указывается точно так‚ как в трудовом договоре и приказе (например: «Менеджер по продажам» или «Бухгалтер 1 категории»).
5. Графа 5 (основание для приема), указывается ссылка на документ: «Принят на работу на основании трудового договора № 12 от ».

Пример записи:

1. 1
2. Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
3. Менеджер по продажам
4. Принят на работу на основании трудового договора № 12 от

Важно: Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с даты фактического начала работы (ст. 66 ТК РФ). Если сотрудник проработал более 5 дней, запись обязательна.

Что делать‚ если сотрудник уже имеет трудовую книжку?

Если работник ранее работал и имеет трудовую книжку‚ он обязан предъявить ее при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Работодатель:

• Проверяет‚ что книжка не повреждена и не содержит незаконных записей;
• Сверяет ФИО и дату рождения с паспортом;
• Вносит новую запись о приеме на работу в соответствии с Порядком № 320н;
• Не снимает и не уничтожает предыдущие записи — они остаются в книжке как историческая информация.

Запрещено:

• Заполнять книжку от руки карандашом;
• Использовать корректор или закрашивать ошибки;
• Вносить записи‚ не предусмотренные Порядком № 320н (например: «принят на работу по срочному договору» — это не основание‚ основание — трудовой договор);
• Писать сокращения в названиях должностей‚ если они не утверждены штатным расписанием.

Особенности при работе по совместительству

Согласно статье 282 ТК РФ и Порядку № 320н:

• Работникам-внешним совместителям трудовая книжка ведется только по месту основной работы.
• На месте совместительства трудовая книжка не ведется.
• Если работник хочет‚ чтобы запись о совместительстве была в трудовой книжке — он должен подать письменное заявление и предоставить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку только по желанию работника и на основании его заявления и документа‚ подтверждающего совместительство.

Электронная трудовая книжка: что изменяется?

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Работник может выбрать:

• Только электронный формат;
• И электронный‚ и бумажный формат (дубликат бумажной книжки);
• Только бумажный формат (если не подал заявление об отказе).

При первичном приеме на работу:

• Если работник выбрал ЭТК — бумажная книжка не выдается‚ но работодатель обязан внести данные в базу СФР (через систему «Электронная трудовая книжка»);
• Если работник выбрал бумажную книжку — она выдается и заполняется как описано выше;
• Если работник не подал заявление — по умолчанию ведется бумажная книжка.

Важно! Даже при наличии ЭТК‚ работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку‚ если работник ее запросил или если он устраивается на работу впервые и не подал заявление на ЭТК.

Ошибки при заполнении и как их исправлять

Частые ошибки:

• Неполное наименование организации;
• Сокращение ФИО;
• Отсутствие ссылки на трудовой договор;
• Запись от руки чернилами другого цвета (допускается только синяя или черная‚ непротирающаяся);
• Исправления с помощью корректора или закрашивания.

Как исправить ошибку?

1. Неверная запись не закрашивается и не зачеркивается.
2. Вносится новая запись с указанием: «Запись № X признана недействительной»;
3. Сразу после этого — правильная запись с указанием основания (например: «Запись о приеме на работу внесена с учетом исправления»);
4. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Пример исправления:

1. 2, — ООО «Альфа» — Менеджер — Запись № 1 признана недействительной
2. 3, — ООО «Альфа», Менеджер по продажам — Принят на работу на основании трудового договора № 12 от

Документы‚ необходимые при первичном приеме

Помимо трудовой книжки‚ работодатель обязан запросить следующие документы (ст. 65 ТК РФ):

• Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• Документ об образовании и (или) квалификации — если работа требует специальных знаний;
• Документ о состоянии здоровья, для некоторых профессий (например‚ медицинские работники‚ работники пищевой промышленности);
• Справка о несудимости — при работе с детьми‚ в сфере образования и т.п.

Не требуются: копия трудового договора‚ рекомендательные письма‚ справка с предыдущего места работы (если это не первичное трудоустройство).

При первичном приеме на работу важно помнить:

• Если работник устраивается на работу впервые — трудовая книжка выдается работодателем и заполняется с нуля;
• Если работник уже имеет трудовую книжку — она остается у него‚ в нее вносится новая запись о приеме;
• Заполнение ведется только уполномоченным лицом по Порядку № 320н;
• Все записи — четко‚ без сокращений‚ на русском языке‚ с указанием основания;
• Электронная трудовая книжка — это альтернатива бумажной‚ но не замена‚ если работник не подал заявление;
• Ошибки в трудовой книжке — это нарушение закона‚ которое может привести к штрафам и судебным искам.

Рекомендация для кадровиков: всегда используйте образцы заполнения из Приложения к Приказу № 320н. Скачать актуальные образцы можно на официальном сайте Минтруда РФ или в системах «КонсультантПлюс» и «Гарант».

Правильное оформление трудовой книжки, это не только формальность‚ но и защита прав работника и ответственность работодателя. Отнеситесь к этому с максимальной внимательностью, ваша точность сохранит репутацию компании и избавит от проблем в будущем.

Дата публикации статьи: 22 мая 2026 г.