В 2026 году процедура оформления трудовых отношений претерпела кардинальные изменения по сравнению с прошлым десятилетием. Если вы принимаете на работу сотрудника, который трудоустраивается первый раз в жизни, важно четко понимать: эпоха бумажных трудовых книжек для новичков ушла в прошлое.
Согласно информации, актуальной на май 2026 года, все сведения о трудовой деятельности граждан, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, ведутся исключительно в электронном виде. Бумажный аналог для таких работников больше не заводится и не выдается.
Главное правило 2026 года: Только электронно
Самое главное, что нужно помнить работодателю и кадровику: если сотрудник приходит к вам на первую работу, бумажную трудовую книжку ему заводить не нужно. Это требование законодательства, направленное на полную цифровизацию рынка труда.
Вся информация о его стаже, должности, переводах и увольнениях будет вноситься в информационную систему Пенсионного фонда России (теперь в составе Социального фонда) в формате электронного документа.
Пошаговая инструкция для работодателя
Процесс оформления первого места работы для нового сотрудника выглядит следующим образом:
- Получение документов. При приеме на работу вы запрашиваете у соискателя стандартный пакет документов (паспорт, СНИЛС, диплом и т.д.). Трудовую книжку (бумажную) он не предоставляет, так как её у него нет и быть не может.
- Издайте приказ. На основании заключенного трудового договора издается приказ о приеме на работу.
- Внесите данные в систему. В срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (или в сроки, установленные актуальным законодательством РФ на 2026 год), вы обязаны передать сведения в Социальный фонд в электронном виде.
- Уведомление сотрудника. После внесения данных вы должны предоставить работнику возможность ознакомиться с внесенной информацией (обычно это выписка из электронного реестра или уведомление через портал Госуслуг/работодателя).
Что делать, если сотрудник настаивает на бумажной книжке?
Часто возникает вопрос: «А если работник хочет иметь бумажный документ на память?». Здесь важно проявить твердость и знание закона:
- Для впервые устраивающихся на работу после заведение бумажной трудовой книжки запрещено.
- Единственным юридически значимым документом, подтверждающим стаж, является выписка из электронного реестра трудовой деятельности.
- Работник в любой момент может получить выписку о своем стаже через портал Госуслуг, в клиентской службе Социального фонда или запросить её у текущего работодателя.
Важные нюансы заполнения электронных сведений
Хотя физического заполнения граф в бумажной книге не происходит, принцип внесения данных остается строгим. В электронную систему вносятся:
Дата приема. Указывается точная дата начала работы.
Наименование работодателя. Полное и сокращенное название организации.
Должность. Профессия или должность указывается в соответствии со штатным расписанием и квалификационными справочниками.
Основание. Реквизиты приказа о приеме на работу.
Ошибки в электронных данных исправляются также в электронном виде путем внесения новой записи с указанием исправляемой информации.
Почему это важно?
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для новых сотрудников решает множество проблем:
- Исключается потеря документа при переездах или смене работы.
- Упрощается процесс подтверждения стажа для пенсии.
- Снижается риск ошибок из-за неразборчивого почерка или некорректных формулировок.
Таким образом, при приеме на работу первого сотрудника в 2026 году ваша задача — забыть о бланках строгой отчетности для трудовых книжек и сосредоточиться на корректном и своевременном электронном документообороте. Это гарантирует соблюдение закона и прозрачность трудового стажа вашего работника.
Помните: отсутствие бумажной трудовой у впервые устраивающегося на работу — это не проблема, которую нужно решать, а норма современного трудового права РФ.