Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и право на социальные выплаты. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого большинство работодателей обязаны вести ЭТК. Тем не менее, в ряде случаев (например, если работник отказался от электронного варианта) используется традиционная бумажная книжка.

В этой статье подробно рассматривается, как правильно оформить запись в трудовой книжке (бумажной и электронной) для работника, нанятого по совместительству.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 66‑71 – порядок ведения трудовых книжек.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ от  г. «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России №  1‑н от  г. «Об утверждении формы и порядка заполнения электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России №  6‑н от  г. «Об особенностях заполнения трудовых книжек при совместительстве».

Все указанные нормативные акты обязательны к исполнению как для бумажных, так и для электронных записей;

Что такое совместительство?

Совместительство – это трудовой договор, заключаемый с работником, который уже имеет основной (первичный) трудовой договор с другим работодателем. При совместительстве:

1. Работник сохраняет основной рабочий день и получает отдельную заработную плату за совместительскую работу.
2. Работодатель обязан вести запись в трудовой книжке (или в ЭТК) о совместительской работе, указывая, что это совместительство.
3. Стаж, полученный по совместительству, учитывается при расчете пенсии и иных социальных выплат.

Какие документы нужны работодателю?

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки

Где в книжке делается запись?

Запись вносится в раздел «Записи о совместительстве», который находится после раздела «Записи о работе по основному месту работы» и перед разделом «Записи о командировках».

Какой порядок заполнения?

1. Дата начала совместительства – указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
2. Наименование организации‑работодателя – полное официальное название, ИНН, ОКПО.
3. Трудовая функция (должность) – точное название должности, указание на характер работы (например, «инженер‑техник (совместительство)»).
4. Трудовой договор – номер и дата заключения договора.
5. Условия труда – количество часов в неделю (обычно не более 20 ч, если иное не предусмотрено коллективным договором).
6. Основание для прекращения – в случае увольнения указывается дата и причина (по инициативе работника/работодателя, истечение срока договора и т.п.).
7. Подпись директора (или уполномоченного лица) организации‑работодателя.
8. Печать организации (если используется бумажный вариант).

Пример записи (бумажная книжка)

 ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
должность: инженер‑техник (совместительство)
договор № 12 от 
рабочее время – 15 ч/нед.

Порядок заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Что нужно подготовить?

• Аккаунт в Госуслугах (для доступа к личному кабинету работодателя).
• Электронный вариант трудового договора (PDF/Word) с цифровой подписью.
• Скан или фото паспорта работника (для подтверждения личности).

Шаги заполнения в системе «Электронная трудовая книжка»

1. Войти в Личный кабинет работодателя на портале ЭТК используя СЭД (систему электронного документооборота).
2. Выбрать пункт «Создать запись о совместительстве».
3. Заполнить форму:
   • Дата начала – календарный выбор.
   • Организация‑работодатель – ввод ИНН, система автоматически подтягивает название.
   • Должность – из справочника Должностей, при необходимости добавить «(совместительство)».
   • Номер и дата трудового договора.
   • Трудовой график – количество часов в неделю.
   • Основание прекращения – оставляем пустым, если запись активна.
4. Прикрепить скан договора и заявление работника (если он отказывается от ЭТК – в этом случае запись делается в бумажную книжку).
5. Подтвердить запись своей цифровой подписью (или подписью уполномоченного лица).
6. Система автоматически отправит уведомление в Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС).

Как проверить корректность записи?

• В личном кабинете работника (раздел «Моя трудовая книжка») отобразится новая запись.
• В ПФР можно запросить выписку о стаже через Личный кабинет ПФР – запись должна совпадать.
• При обнаружении ошибок – использовать кнопку «Корректировать запись» (доступно в течение 30 дней после внесения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать совместительство в основной трудовой книжке?

Да. Запись о совместительстве вносится в отдельный раздел, но она является частью общей трудовой истории работника.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от ЭТК. В этом случае запись вносится в оба варианта, и данные синхронизируются автоматически.

Какой максимальный недельный график допускается для совместительства?

Согласно ТК РФ и коллективным договорам, обычный предел – 20 часов в неделю, но при согласовании с основным работодателем и без нарушения норм рабочего времени может быть и до 40 часов.

Что делать, если у работника уже есть электронная трудовая книжка, а он хочет вести бумажную?

Работник подаёт письменное заявление об отказе от ЭТК (по форме, утверждённой Минтрудом). После получения заявления работодатель обязан вести запись в бумажной книжке.

Как оформить прекращение совместительства?

При увольнении по совместительству в запись вносятся:

• Дата прекращения.
• Основание (например, «по инициативе работника», «по инициативе работодателя», «истечение срока договора»).
• Подпись и печать работодателя (для бумажной версии) или цифровая подпись (для ЭТК).

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания «(совместительство)» – может привести к путанице при расчете стажа. Всегда добавляйте пометку.
• Неправильный формат даты – в бумажной книжке используется ДД.ММ.ГГГГ, в ЭТК – выбирается через календарь, но в выгрузках может потребоваться ISO‑формат.
• Не прикреплен договор – в ЭТК запись считается незавершённой, система не отправит данные в ПФР.
• Отсутствие подписи уполномоченного лица – запись считается недействительной.
• Превышение допустимого количества часов – проверяйте коллективный договор и ТК РФ, иначе запись может быть оспорена.

Заполнение трудовой книжки (бумажной или электронной) для работника по совместительству – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных актов. Основные моменты:

1. Имеете полные и подписанные документы (трудовой договор, заявление о форме книжки).
2. Вносите запись в правильный раздел «Совместительство».
3. Указываете точные даты, должность, график и основание прекращения.
4. Для ЭТК используете портал Госуслуг, прикрепляете сканы и подтверждаете запись цифровой подписью.
5. Проверяете запись в ПФР и ФСС, исправляете ошибки в течение 30 дней.

Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете корректный учет трудового стажа, избежите штрафов со стороны инспекций и обеспечите работнику надёжную основу для будущих пенсий и социальных выплат.

Автор статьи: Ваш помощник по кадрам.
Дата публикации: