Заполнение трудовой книжки – один из обязательных формальностей при оформлении новых сотрудников. Правильно составленная запись позволяет избежать недоразумений при контроле со стороны инспекций и облегчает дальнейшую работу с кадровыми документами. В статье рассматриваются основные требования, порядок оформления и приводятся примеры записей для разных типов трудового договора.

Что именно включается в запись о приеме на работу

Согласно КонсультантПлюс и Приказу Минтруда, в трудовую книжку вносятся только те сведения, которые регламентированы ТК РФ и нормативными актами. К ним относятся:

• Порядковый номер записи;
• Дата приказа (или другого документа) о приеме;
• Номер и дата заключения трудового договора;
• Должность, тарифная ставка, режим работы;
• Сведения о срочности или бессрочности договора;
• Иные условия, предусмотренные договором (испытательный срок, условие конфиденциальности и т.д.).

Записи о временном приеме (например, на период отпуска) оформляються отдельным способом и не включаются в основной раздел «Сведения о работе», если иное не предусмотрено договором.

Форма записи в разделе «Сведения о работе»

Запись нумеруется по порядку (например, 15) и оформляется в виде:

Графа 1 – порядковый номер записи: 15
Графа 2 – дата записи: 
Графа 3 – сведения о приеме: Принят на работу по трудовому договору на неопределенный срок с года в качестве менеджера отдела продаж, тариф 45 000 руб., испытательный срок – 3 месяца.

Таким образом, в трудовую книжку вносят только сведения, которые фиксируются в приказе и трудовом договоре, без лишних деталей.

Порядок оформления записи

Для корректного внесения данных следует соблюдать следующий алгоритм:

1. Подготовка документа. Составляется приказ о приеме, в котором указаны все необходимые сведения.
2. Нумерация записи. В графе 1 указывается порядковый номер (например, 15).
3. Указание даты. В графе 2 пишется дата записи (обычно – дата приказа).
4. Заполнение сведений. В графу 3 вносят основные данные о приеме, как указано в пункте 1.1.
5. Подписи. По окончании записи ставятся подписи руководителя и сотрудника (при необходимости).

Если в компании используется электронный вариант трудовой книжки, процесс аналогичен, однако все действия выполняются в электронном интерфейсе.

Примеры записей в зависимости от типа договора

Приём на работу по бессрочному трудовому договору

Образец записи:

• Порядковый номер: 27
• Дата записи:
• Сведения о приеме: Принят на работу с года по бессрочному трудовому договору на должность инженера-конструктора, тариф 70 000 руб., испытательный срок – 2 месяца.

Приём на работу по срочному трудовому договору

Образец записи:

• Порядковый номер: 31
• Дата записи:
• Сведения о приеме: Принят на работу с года по срочному трудовому договору на период с по года в качестве менеджера по продажам, тариф 45 000 руб., испытательный срок – 1 месяц.

Приём по совместительству

Образец записи:

• Порядковый номер: 45
• Дата записи:
• Сведения о приеме: Принят на работу с года совместительно с текущей должностью старшего аналитика, дополнительная функция – ведение бухгалтерского учёта, тариф – 10 % от основной ставки.

Частые ошибки при оформлении записи

При заполнении трудовой книжки часто допускаются следующие ошибки:

• Указание полного текста приказа без выделения только нужных сведений.
• Неуказание или неверное указание даты начала работы.
• Отсутствие указания формы занятости (полная, частичная) и режима работы.
• Неуказание условий договора (испытательный срок, срочность).
• Запись в книжку с ошибками в датах или цифрах.

Чтобы избежать этих недочётов, рекомендуется:

1. Сравнивать запись с оригиналом приказа и трудового договора.
2. Проверять правильность ввода дат (день, месяц, год).
3. Убедиться, что все обязательные реквизиты указаны в полном объёме.

Как оформить запись в электронной форме

С 2026 года допускается вести трудовую книжку в электронном виде. При этом порядок заполнения остаётся тем же, однако:

• Номер записи указывается в системе автоматически.
• Дата приема фиксируется в календаре программы.
• Все сведения сохраняются в виде PDF или в базе данных, доступной только уполномоченным лицам.

Электронный вариант упрощает контроль и поиск информации, однако требует соблюдения мер по защите персональных данных.

Краткое резюме

Запись в трудовую книжку о приеме на работу должна быть лаконичной, содержать только обязательные реквизиты и соответствовать требованиям ТК РФ. Правильное оформление позволяет:

• Упростить работу с кадровыми документами;
• Избежать штрафов и замечаний трудовой инспекции;
• Сохранить полную информацию о каждом сотруднике для дальнейшего использования.

Примеры и шаблоны, представленные в статье, можно использовать как основу для самостоятельного заполнения трудовой книжки в 2026 году.

Если вам нужна более детальная помощь в оформлении конкретного случая, оставляйте запрос в комментариях – мы подготовим индивидуальный образец.