Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Заполнять её обязан работодатель на основании внутренних приказов (распоряжений) и в строго установленные сроки. Ниже рассмотрены все категории сведений, которые должны быть внесены в трудовую книжку, а также особенности их оформления при переходе на электронный формат.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1);
Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (с изменениями и дополнениями);
Федеральный закон от № 102‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части перехода на электронные трудовые книжки»;
Постановление Правительства РФ от № 2075 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».

Основные группы сведений, вносимые в трудовую книжку

Личные данные работника

Фамилия, имя, отчество;
Дата рождения (день, месяц, год);
СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
Серия и номер паспорта (при первом оформлении бумажной книжки).

Сведения о работодателе

Полное наименование организации (или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя);
ИНН и КПП (для организаций);
Юридический адрес или место нахождения;
При изменении наименования или реорганизации работодателя – запись о новом наименовании с датой.

Информация о приёме на работу

Дата приёма (число, месяц, год);
Наименование структурного подразделения (если имеется);
Должность, профессия, специальность (с указанием тарифного разряда, категории, квалификации);
Основание приёма – приказ о приёме на работу (номер и дата).

Перевод на другую постоянную работу

Дата перевода;
Новое структурное подразделение (если меняется);
Новая должность, профессия, специальность (с указанием разряда/категории);
Основание – приказ о переводе.

Изменение квалификации, присвоение разряда, категории

Дата изменения;
Новая квалификация, разряд, категория;
Основание – приказ о присвоении квалификации/разряда или результат аттестации.

Награждения и поощрения, связанные с трудовой деятельностью

Вид награждения (например, благодарность, грамота, премия, звание «Ветеран труда» и т.п.);
Дата награждения;
Основание – приказ о награждении.

Важно: Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда взыскание связано с увольнением по статье ТК РФ (например, прогул).

Увольнение

Дата увольнения (число, месяц, год);
Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя, в связи с истечением срока договора и т.д.);
Номер и дата приказа об увольнении;
При необходимости – формулировка, соответствующая тексту приказа (например, «уволен в связи с окончанием срока трудового договора»).

Другие сведения, допустимые к внесению

Совместительство (по желанию работника);
Изменение фамилии, имени, отчества (с указанием даты и документа, подтверждающего изменение);
Переход на электронную трудовую книжку (запись о переходе делается в бумажную книжку перед её выдачей на руки);
Сведения о периодах работы во вредных и/или опасных условиях (если требуется для назначения пенсии).

Особенности заполнения бумажной и электронной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

Записи делаются черной или синей пастой ручкой;
Каждая запись начинается с порядкового номера (графа 1);
Графа 2 – дата выдачи трудовой книжки (или дата внесения записи);
Графа 3 – сам текст записи;
Графа 4 – подпись уполномоченного лица работодателя и печать организации (если имеется).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Ведётся в информационной системе ПФР (Госуслуги);
Записи формируются на основании приказа работодателя и передаются в ПФР через форму СЗВ‑ТД;
Срок внесения – не позднее недели с даты издания приказа, а при увольнении – в день увольнения;
Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через личный кабинет на Госуслугах.

Порядок действий работодателя при внесении записей

Издать соответствующий приказ (распоряжение) о приёме, переводе, награждении, увольнении и т.д.;
В течение недели (или в день увольнения) внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) на основании приказа;
Убедиться, что текст записи полностью соответствует формулировке приказа;
Поставить подпись уполномоченного лица и, при бумажной книжке, печать организации;
При переходе на ЭТК – сделать в бумажной книжке запись о переходе, заверить её подписью и печатью, после чего передать сведения в ПФР через СЗВ‑ТД.

Примеры записей (бумажная форма)

Принят на работу в ООО «Ромашка» в отдел продаж менеджером по работе с клиентами, 2‑й разряд. Приказ № 45 от .
Переведён в отдел маркетинга на позицию специалиста по интернет‑рекламе, 3‑й разряд. Приказ № 12 от .
Награждён благодарностью за высокие показатели продаж за 2024 год. Приказ № 78 от .
Уволен по собственному желанию. Приказ № 05 от .

Переход на электронную трудовую книжку: что нужно знать работодателю

До все работники должны были подать письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
Если работник выбрал ЭТК, работодатель больше не ведёт бумажную книжку, а только передаёт сведения в ПФР.
При наличии у работника обеих форм (бумажная по прежней деятельности и электронная по текущей) записи в бумажную книжку делаются только по тем периодам, которые относятся к прежней работе; текущая деятельность фиксируется исключительно в ЭТК.
При увольнении работника, имеющего только ЭТК, запись об увольнении делается в электронной форме и передаётся в ПФР в день увольнения;

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

Нарушение сроков внесения записей, внесение неверных данных или отсутствие записи может повлечь:

Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
Возможные трудовые споры, связанные с подтверждением стажа и прав на пенсию;
Необходимость восстановления трудовой книжки через суд или обращение в ПФР.

Трудовая книжка – важный инструмент подтверждения трудового пути гражданина. Работодатель обязан вносить в неё полную и достоверную информацию о приёме, переводах, квалификации, награждениях и увольнении, соблюдая установленные сроки и формуляры. При переходе на электронный формат порядок ведения меняется, но требования к точности и своевременности записей остаются неизменными. Соблюдение этих правил обеспечивает защиту прав работников и минимизирует риски для организации.