Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудную и профессиональную деятельность граждан. Особое внимание уделяется в ней записям о прохождении службы – будь то военная, гражданская, муниципальная или иная форма государственной службы. В данной статье подробно рассматриваются правила заполнения трудовых книжек, особенности внесения сведений о службе и практические рекомендации для работодателей и работников.
Общие принципы заполнения трудовых книжек
Согласно рекомендациям КонсультантПлюс, в трудовые книжки вносятся сведения о:
- времени военной службы в соответствии с Федеральным законом О воинской обязанности и военной службе;
- службе в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно‑исполнительной системы;
- других формах государственной и муниципальной службы, установленных федеральными законами.
Записи вносятся по месту прохождения службы с указанием даты, номера и наименования соответствующего документа.
Какие документы требуются
При оформлении записи в трудовой книжке работодатель обязан иметь под рукой следующие документы:
- Приказ о призыве или зачислении в военную службу;
- Приказ об увольнении со службы;
- Документы, подтверждающие прохождение службы в органах МВД, МЧС и т.п.;
- Справка о времени службы, выданная при увольнении более чем через шесть месяцев.
Заполнение сведений о профессиональной служебной деятельности
В соответствии с нормами КонсультантПлюс, записи о профессиональной служебной деятельности включают:
- государственную гражданскую службу;
- муниципальную службу;
- военную службу;
- другие виды государственной службы, порядок которых регламентируется федеральными законами.
Эти сведения вносятся в трудовые книжки по месту прохождения службы, учитывая положения соответствующих законов и нормативных актов.
Особенности внесения данных
При заполнении записи необходимо указать:
- Дата начала службы;
- Дата окончания службы;
- Номер и наименование документа, подтверждающего данную службу (приказ, решение и т.д.);
- Должность/воинское звание;
- Специальность (при наличии).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 года increasingly популярной становится электронная трудовая книжка; Она позволяет:
- сэкономить время на оформлении бумажных записей;
- быстро проверять информацию о службе;
- передавать данные в кадровые системы в реальном времени.
Перейти на ЭТК можно через официальные порталы государственных сервисов. Процедура включает:
- Регистрацию в системе электронного документооборота;
- Загрузку сканов необходимых документов;
- Подтверждение записи через подпись работника и руководителя.
Для тех, кто оформляет трудовые книжки впервые, важно помнить, что после подписания титульного листа все данные должны быть проверены ответственным лицом кадровой службы, проставлена печать организации (если это предусмотрено) и сохранена копия в личном деле сотрудника.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать ошибок при ведении трудовых книжек, рекомендуется соблюдать следующие правила:
- Нумерация и пронумеривание листов – все страницы книги должны быть пронумерованы, а также нумерованы вручную в правом верхнем углу каждой страницы.
- Проверка соответствия документа дате – дата в записи должна совпадать с датой в прилагаемом документе.
- Своевременное оформление справок – при увольнении через более чем шесть месяцев работодатель обязан выдать справку о периоде работы, которая служит основанием для внесения записи в новую книжку.
- Ведение журнала учёта трудовых книжек – вести отдельный журнал, в котором фиксируются все изменения, выдача вкладышей и дубликатов.
Частые ошибки и как их избежать
На практике часто встречаются следующие недочёты:
- Несоответствие дат и номеров документов – проверяйте, чтобы дата в записи точно совпадала с датой в приказе.
- Отсутствие подписи ответственного лица – каждая запись должна быть подписана руководителем или уполномоченным представителем кадровой службы.
- Неучтённые periods службы – не забывайте фиксировать службу в органах внутренних дел, противопожарной службе, МЧС и других ведомствах.
- Пропуск нумерации страниц – все листы книги должны быть пронумерованы последовательно.
Как получить и оформить трудовые книжки впервые
Для новых сотрудников процесс выглядит так:
- Работник ставит подпись на титульном листе, подтверждая правильность указанных данных.
- Ответственный в кадровой службе проверяет введённые сведения.
- Проставляется печать организации (если это предусмотрено регламентом).
- Книга вносится в журнал учёта трудовых книжек.
После этого сотрудник получает свою первую трудовые книжку, в которую впоследствии будут вноситься все записи о прохождении службы.
Трудовая книжка – важный документ, фиксирующий весь профессиональный путь работника. Правильное заполнение записей о прохождении службы гарантирует прозрачность отношений между работодателем и сотрудником, упрощает процесс оформления новых трудовых договоров и обеспечивает соблюдение требований трудового законодательства. Соблюдая описанные выше правила, организации могут минимизировать риск ошибок и ускорить процесс ведения кадровой документации.