Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и фиксирующий все изменения в его трудовом статусе. Правильное оформление записи о приёме на работу является ключевым моментом, который влияет на расчёт стажа, пенсионные выплаты и другие социальные гарантии. В этой статье мы разберём требования к записи о приёме, приведём готовые образцы и разъясним, как правильно заполнять каждый граф в соответствии с действующим законодательством.
Юридические основы
- Трудовой кодекс РФ (часть 1) – § 92 «Запись о приёме на работу».
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об образцах трудовых книжек».
- Постановление Минтруда РФ от о порядке записи военной службы.
- Новая редакция бланка трудовой книжки, действующая с .
Согласно Постановлению № 225, запись о приёме в трудовую книжку оформляется в разделе «Сведения о работе» и должна содержать: порядковый номер, дату приёма, сведения о работе, реквизиты приказа и дату его выдачи. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) запись о приёме в бумажной книжке остаётся обязательной, а затем в ЭТК создаётся соответствующий пункт.
Структура раздела «Сведения о работе»
Раздел состоит из четырёх граф:
- Порядковый номер записи.
- Дата приёма на работу (день, месяц, год).
- Сведения о работе (наименование организации, должность, форма занятости).
- Реквизиты приказа/решения о приёме (номер, дата, подпись руководителя).
Все поля заполняются арабскими цифрами. В графе 2 дата указывается в формате ДД.MM.ГГГГ. В графе 4 указываются реквизиты приказа в виде «№ … от …» и дата его выдачи.
Шаги по заполнению записи о приёме
- Определите порядковый номер. Если это первая запись в книжке – номер 1. При последующих записях увеличивайте номер на 1.
- Запишите дату приёма. Укажите точную дату, когда сотрудник начал работу.
- Сведения о работе. Введите:
- Наименование организации (с полным официальным названием).
- Должность (с указанием должностного описания).
- Форма занятости (полная, неполная, совместительство, дистанционная работа).
- Реквизиты приказа. Введите номер приказа (например, «№ 1234»), дату его выдачи (например, «от »), а также подпись руководителя. Если приказ подписан в электронном виде, укажите «Электронный документ».
- Проверьте запись. Убедитесь, что все поля заполнены корректно, без пропусков и ошибок.
- Подпишите и поставьте печать. После заполнения руководитель организации ставит подпись и печать (если применимо).
- Сохраните запись в ЭТК. После внесения в бумажную книжку необходимо создать запись в электронной трудовой книжке, чтобы обеспечить единый стаж.
Готовые образцы записи о приёме
Образец для обычного приёма (полная занятость)
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: ООО ««Ромашка»», специалист по кадрам, полная занятость
Графа 4: Приказ № 1234 от , подписан руководителем
Образец для приёма с переводом из другой организации
Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Перевод из ООО ««Техно»» в ООО ««Ромашка»», должность – менеджер по продажам, полная занятость
Графа 4: Приказ № 5678 от , подписан руководителем
Образец для дистанционного работника (ЭТК)
В бумажной книжке запись выглядит так же, но в графе 3 указывается «дистанционная работа» и «периодичность работы» (например, «по проекту»). После этого в ЭТК создаётся запись с тем же номером и датой, но в поле «Форма занятости» указывается «Электронная трудовая книжка».
Особенности записи при приёме совместителя
Совместитель – работник, который работает в нескольких организациях одновременно. В трудовой книжке для совместителя создаётся отдельный раздел «Сведения о работе» с указанием:
- Наименования организации.
- Должности.
- Формы занятости (частичная, совместительство).
- Графа 4 – реквизиты приказа о приёме.
Что делать, если запись сделана неверно?
- Составьте исправление. В новой строке укажите порядковый номер, дату исправления, а в графе 3 напишите «Исправление записи о приёме».
- Укажите причину исправления. В графе 4 укажите «Причина: ошибка в дате/номере» и подпишите руководитель.
- Сохраните исправление в ЭТК. Обновите запись в электронной трудовой книжке.
Как проверить правильность записи?
- Сравните дату в графе 2 с датой подписания приказа.
- Убедитесь, что в графе 3 указана точная должность и форма занятости.
- Проверьте, что в графе 4 указаны корректные реквизиты приказа (номер, дата, подпись).
- Проверьте, что запись не содержит лишних знаков, абзацев или записей в полях.
Практические рекомендации
- Всегда сохраняйте копию приказа о приёме.
- При переходе на ЭТК создавайте запись в системе «Кадры» сразу после бумажной записи.
- Если работник переводится из другой организации, обязательно указывайте «перевод» в графе 3.
- Для совместителей создавайте отдельный раздел, чтобы не смешивать данные о разных работах.
- При ошибке в записи обязательно оформляйте исправление в течение 30 дней.
Запись о приёме в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный юридический документ, который фиксирует начало трудового стажа. Соблюдение всех требований к оформлению гарантирует корректность расчёта стажа, правовой защиту сотрудника и соблюдение норм трудового законодательства. Используйте приведённые образцы, следуйте рекомендациям и всегда проверяйте данные перед подписанием.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь к специалисту по кадрам или в службу поддержки «Кадры» – они помогут оформить запись в соответствии с последними правилами.