С 1 июля 2018 года в России действует ГОСТ Р 7.0.97‑2016, регламентирующий порядок заверения копий официальных документов, в т.ч. трудовых книжек. Начиная с 2026 года требования ГОСТа стали обязательными для всех работодателей, государственных органов и бухгалтерий. Нарушение правил может привести к отказу в приёме документов и штрафам со стороны трудовой инспекции.

Почему важно соблюдать ГОСТ?

• Юридическая защита. Копия, заверённая в соответствии с ГОСТом, считается достоверным подтверждением оригинала.
• Избежание споров. При увольнении, переводе или предоставлении справок в Пенсионный фонд документ будет принят без вопросов.
• Штрафы. Трудовая инспекция вправе наложить административный штраф за неверно заверённый документ (пункт 5.26 ГОСТа).

Нормативные документы, регулирующие процесс

1. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документы, заверяемые копиями. Общие требования» (приказ Росстандарта № 435‑ст от ).
2. ГОСТ Р 6.30‑2003 «Библиографическая ссылка. Общие требования» – пункт 3.26 используется для формулировки заверительной надписи.
3. Трудовой кодекс РФ (ст. 183) – обязанность работодателя выдавать копию трудовой книжки.

Ключевые требования ГОСТа к заверенной копии трудовой книжки

Объём копий

Необходимо сделать копию всех страниц трудовой книжки, где есть записи (приём, переводы, увольнение, награды, штрафы). Пропуск хотя бы одной страницы делает копию недействительной.

Формат и качество копии

• Копия должна быть чёрно‑белой или цветной, но без искажений текста и печати.
• Разрешение сканера не менее 300 dpi; при печати – минимум A4, без обрезки полей.

Заверительная надпись

Согласно пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97‑2016, заверительная надпись оформляется следующим образом:

Копия верна
(Ф.И.О. заверяющего) / (должность) / (подпись) / (расшифровка подписи) / (дата)

Важно, чтобы:

• надпись располагалась под последней строкой текста каждой страницы (или внизу последнего разворота);
• не закрывала подпись или печать;
• в должности указывался только частичный титул (например, «начальник отдела кадров», а не «начальник отдела кадров ООО «Ромашка»»).

Штамп или печать

Для заверения копии можно использовать:

• штамп организации с надписью «Копия верна»;
• обычную печать (если она есть) и подпись ответственного лица.

Если штамп не содержит текста «Копия верна», его необходимо дополнить ручной надписью в соответствии с ГОСТом.

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки в 2026 году

Шаг 1. Подготовка оригинала

1. Откройте трудовую книжку и проверьте, что все записи видны и не повреждены.
2. Сделайте копию каждой страницы, где есть запись (обычно 4‑6 страниц);

Шаг 2. Проверка качества копий

1. Убедитесь, что текст полностью читается, нет «призраков» от сканера.
2. Сравните копию с оригиналом – должна совпадать позиция подписи, печати и штампов.

Шаг 3. Формирование заверительной надписи

1. Определите лицо, которое будет заверять (обычно руководитель отдела кадров или бухгалтер).
2. Подготовьте текст надписи в соответствии с образцом (см. выше).
3. Разместите надпись внизу последней страницы (или внизу каждой страницы, если это предусмотрено внутренними регламентами).

Шаг 4. Подпись и расшифровка

1. Подпишите надпись от руки. Под подписью укажите Ф.И.О. полностью.
2. Под подписью напишите должность (не более 2‑, без названия организации).
3. Укажите дату в формате ДД.MM.ГГГГ;

Шаг 5. Проставление штампа (по необходимости)

1. Если в организации используется штамп, поставьте его рядом с подписью.
2. Убедитесь, что штамп не перекрывает подпись и не закрывает часть текста.

Шаг 6. Финальная проверка

1. Проверьте, что надпись «Копия верна» присутствует и соответствует ГОСТу.
2. Убедитесь, что все страницы находятся в правильном порядке и скреплены (скрепка, папка).
3. Сделайте фото или скан готовой заверенной копии для внутреннего архива.

Типовой образец заверительной надписи (2026 год)

Эту таблицу можно разместить в виде отдельного листа или добавить в конец пакета документов.

Частые ошибки при заверении копий трудовых книжек

• Отсутствие подписи. Без подписи документ считается незаверенным.
• Перекрытие подписи штампом. Штамп не должен закрывать подпись или часть текста;
• Неполный набор страниц. Пропуск хотя бы одной страницы с записью делает копию недействительной.
• Слишком длинная должность; ГОСТ требует, чтобы должность не «захватывала» подпись – используйте сокращённый вариант.
• Неправильный формат даты. Дата должна быть в виде ДД.MM.ГГГГ, иначе документ может быть отклонён.

Что делать, если копия отклонена инспекцией?

1. Получите протокол с указанием конкретных нарушений.
2. Исправьте ошибки (добавьте подпись, замените штамп, дополните недостающие страницы).
3. Повторно заверьте документ и подайте в установленный срок (обычно 10 рабочих дней);
4. Ведите журнал контроля за выполнением требований ГОСТа, чтобы в будущем избежать повторных нарушений.

Рекомендации для HR‑отделов и бухгалтерий

• Разработайте внутренний регламент, основанный на ГОСТ Р 7.0.97‑2016, и разместите его в корпоративной базе знаний.
• Обучите ответственных сотрудников (HR‑менеджеров, бухгалтеров) правилам оформления заверительных надписей.
• Создайте шаблоны в Word/Google Docs, где уже предзаполнены поля «Копия верна», «дата», «должность», чтобы исключить ручные ошибки.
• Внедрите контрольный чек‑лист перед выдачей копий трудовых книжек сотрудникам.

С 2026 года соблюдение ГОСТ Р 7.0.97‑2016 при заверении копий трудовых книжек является обязательным условием законности и практичности документооборота. Тщательное следование рекомендациям, изложенным в этой статье, поможет избежать штрафов, ускорит процесс выдачи документов сотрудникам и укрепит юридическую защиту вашей организации.

Дата публикации:  г.