Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Записи в ней формируют будущие пенсионные права и социальные гарантии. Именно поэтому к оформлению и заверению этого документа предъявляются особые требования. Одной из самых распространенных процедур в кадровом делопроизводстве является заверение копии трудовой книжки, сопровождающееся фразой «Копия верна». Как правильно сделать такую запись, чтобы она имела юридическую силу и работала на благо сотрудника?
Почему важна каждая запись?
Ошибки в трудовой книжке могут привести к серьезным последствиям. Как отмечают эксперты, даже самые незначительные на первый взгляд неточности, будь то в бумажной или электронной версии, могут привести к:
- Уменьшению размера будущей пенсии;
- Отсрочке выхода на пенсию;
- Отказу в получении кредитов или виз;
- Потере важного стажа.
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных выплат. Если в трудовой книжке работника была неверно указана должность, а организация уже ликвидирована, сотруднику приходится обращаться в государственный архив для восстановления справедливости. Этот процесс может занять месяцы.
Заверение копии: когда нужна запись «Копия верна»?
Часто работникам требуется предоставить копию трудовой книжки в различные инстанции: банки для получения кредита, посольства для оформления визы, органы социальной защиты и т.д. Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть заверена работодателем надлежащим образом. Именно в этот момент и появляется знаменитая запись «Копия верна».
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
С 1 июля 2018 года действуют новые правила заверения документов, установленные ГОСТом Р 7.0.97-2016. Чтобы запись «Копия верна» действительно работала и документ не был возвращен из-за неправильного оформления, необходимо соблюдать следующий алгоритм:
- Снять копии со всех заполненных страниц трудовой книжки (разворотов), начиная с титульного листа и заканчивая последним местом работы. Копии должны быть качественными, легко читаемыми.
- Пронумеровать листы (при необходимости) и сшить их, если копия многостраничная. На месте сшивки наклеивается бумажная наклейка с подписью заверителя и печатью.
- На каждой странице (или на последнем листе, если копия сшита) необходимо проставить:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего документ;
- Личную подпись заверившего;
- Расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- Дату заверения;
- Печать организации (при наличии).
- Особое условие для внешних организаций: если копия трудовой книжки предоставляется в стороннюю организацию (банк, МФЦ и т.д.), обязательно нужно добавить отметку о месте нахождения оригинала документа. Например: «Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле № 5-к».
Частая ошибка кадровиков
Многие забывают про последний пункт, указание места хранения оригинала. Без этой фразы копия считается заверенной только для внутреннего пользования (внутри компании). Банк или консульство имеют полное право отказать в приеме такого документа, и запись «Копия верна» просто не сработает.
Электронные трудовые книжки: что изменилось?
С появлением электронных трудовых книжек (ЭТК) действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок при внесении данных в электронный формат это не исключает. Неточности в ЭТК так же опасны, как и в бумажной версии.
При необходимости предоставить сведения о стаже из электронной трудовой книжки, работник может запросить у работодателя выписку из сведений о трудовой деятельности (форму СТД-Р или СТД-ПФР). Такая выписка также заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии), а надпись «Копия верна» на ней не ставится, так как это не копия, а оригинал выписки, сформированной на основе электронных данных.
Что делать, если вы обнаружили ошибку?
Если вы заметили неточность в своей трудовой книжке, важно действовать незамедлительно:
- Если компания еще существует: обратитесь в отдел кадров с заявлением об исправлении ошибки. В бумажной книжке неправильная запись зачеркивается, а рядом вписывается верная информация с указанием документа-основания.
- Если компания ликвидирована: как упоминалось выше, придется обращаться в государственный архив или в суд для подтверждения стажа.
- В электронной книжке: исправления вносятся путем подачи корректирующей формы в Пенсионный фонд России (СФР).
Запись «Копия верна» в трудовой книжке — это не просто формальность, а важный юридический реквизит. От того, насколько грамотно она оформлена, зависит, примут ли документ в нужной инстанции. Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина. Внимательное отношение к записям в ней, своевременная проверка всех данных и соблюдение ГОСТов при заверении копий — залог того, что ваш стаж будет учтен, а пенсия и социальные блага не окажутся под угрозой.