Заверение копии трудовой книжки – обязательный этап, который позволяет подтвердить подлинность документа и использовать его в официальных целях (в банках, при устройстве на новую работу, при оформлении виз и т.д.). Правильный выбор печати и соблюдение установленных требований позволяют избежать ошибок и задержек.
Что такое заверение копии трудовой книжки
Заверение – это установление факта соответствия копии оригинальному документу. В случае трудовой книжки заверение подтверждает, что:
- копия выполнена верно;
- в ней нет изменений;
- ответственное лицо подтверждает достоверность сведений.
Какие печати могут использоваться
Для заверения копии допускаются следующие виды печать/штампов:
- Организационная печать (штамп) компании – основной документ, который ставится на копии.
- Специальный штамп «Копия верна» – часто используется в кадровом отделе.
- Рубберофонд (печать) уполномоченного лица – подпись ответственного сотрудника.
- Электронная подпись (при работе в цифровой среде) – допускается в электронных копиях.
Важно, чтобы печать содержала:
- наименование организации;
- ИНН/КПП (при наличии);
- адрес юридического адреса;
- контактный телефон (по желанию).
Требования к оформлению заверения
Согласно ГОСТ 14971-89 и практике большинства организаций, на копии должны быть указаны:
- надпись «Копия верна»;
- ФИО и должность уполномоченного лица;
- подпись ответственного;
- расшифровка подписи;
- дата заверения;
- печать организации.
С 1 июля 2018 года в оформлении также указывается место хранения оригинала трудовой книжки.
Пошаговая инструкция по заверению
- Подготовка копии – отсканировать или распечатать все заполненные страницы трудовой книжки.
- Указание места хранения оригинала – в конце последней страницы добавить запись: «Оригинал находится в наименовании организации в деле за год».
- Запись даты – внизу последней страницы указать дату изготовления копии.
- Указание ФИО и должности – написать: «ФИО: Иванов Иван Иванович, должность: Руководитель отдела кадров».
- Подпись и расшифровка – подписать ответственного лица, указать его ФИО полностью.
- Установление печати – проставить официальную печать организации рядом с подписью.
- Фраза о продолжении работы – в конце документа добавить: «В организации работает продолжает и заверяется в порядке, установленном внутренними нормативными актами».
Частые ошибки при заверении
- Отсутствие надписи «Копия верна».
- Неправильное расположение печати (не рядом с подписью).
- Отсутствие даты заверения.
- Неуказание места хранения оригинала.
- Подпись без расшифровки.
- Использование неофициальных (домашних) штампов.
Примеры оформления
Ниже приведены типичные варианты оформления заверения.
Пример 1 – Обычная печать компании
Копия верна ФИО: Петров Петр Петрович Должность: Главный бухгалтер [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]
Пример 2 – Штамп «Копия верна» + подпись
Копия верна Подпись: ______________________ И.О.: Сидорова Мария Сергеевна Должность: Уполномоченный по персоналу [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]
Заверение копии трудовой книжки – важный юридический акт, требующий строгого соблюдения реквизитов и порядка. Правильный выбор печати (организационная печать, специальный штамп «Копия верна», подпись уполномоченного лица) и соблюдение всех требований ГОСТ и внутренних нормативных актов позволяют гарантировать достоверность документа и избежать проблем при его использовании в сторонних организациях.
При подготовке копии внимательно следуйте описанному выше пошаговому алгоритму, проверяйте наличие всех реквизитов и храните оригинал в надлежащих условиях.