Заверение копии трудовой книжки — стандартная процедура, но её часто выполняют с ошибками, из-за чего документ признают недействительным․ В этой статье разберем пошаговый алгоритм, обязательные реквизиты, типичные просчеты и дадим образцы оформления на 2026 год․
Основание для выдачи копии: заявление работника
Работодатель не вправе самостоятельно решить, что вам нужна заверенная копия․ Первый и главный шаг — письменное заявление сотрудника․ Без него кадровик или бухгалтер не должен приступать к оформлению․
- В заявлении укажите, для каких целей вам нужна копия (например, «для предоставления в пенсионный фонд», «для оформления кредита»)․
- Укажите, сколько экземпляров копии вам требуется․
- Заявление подписывается и датируется․
Кто имеет право заверять?
Заверение производит руководитель организации или специалист, уполномоченный на это приказом или локальным актом (чаще всего это начальник отдела кадров или главный бухгалтер)․ Просто «сотрудник отдела кадров» без соответствующей delegation заверять не может․
Пошаговая инструкция по заверению (для бумажной трудовой книжки)
Если у вас бумажная (прошитая) трудовая книжка, процесс выглядит так:
Шаг 1: Снятие копии
Копия должна быть полной и точной․ Все записи, в т․ч․ о постановке на учет, переводах, увольнении, должны быть отражены․ Копируют обычно на копировальном аппарате или сканируют и печатают․
Шаг 2: Прошивка и нумерация
Листы копии прошиваются в единый пакет (как и оригинал)․ Каждый лист нумеруется арабскими цифрами․
Шаг 3: Запись на обороте последнего листа
Это самый важный этап․ На обороте последнего листа (там, где прошивка) обязательно прописывается следующая информация:
- «Копия верна» — это ключевая фраза․
- Количество листов — пишется прописью (например: «Всего прошито, пронумеровано и заверено пять листов»)․
- Дата заверения (число, месяц, год)․
- Подпись лица, уполномоченного заверять (руководителя или начальника ОК)․
- Расшифровка подписи (ФИО полностью)․
- Оттиск печати организации (обычно круглой с наименованием и ИНН) или печати кадровой службы․ Без печати заверение часто считается недействительным․
Шаг 4: Дополнительная отметка (рекомендуется)
На обороте или в отдельном сопроводительном письме можно указать: «Оригинал документа хранится в отделе кадров (кадровой службе) организации [Название организации]»․
Образец записи на обороте заверенной копии (текст)
Вот как примерно должна выглядеть надпись:
Копия верна․
Всего прошито, пронумеровано и заверено пять листов․
_____________________ / [Фамилия И․О․] /
(подпись)
Печать организации
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
Если у вас ЭТК, то заверяется не сам листок, а выписка из СЗВ-ТД (сведений о трудовой деятельности)․ Порядок тот же: по заявлению работника работодатель формирует выписку, заверяет её своей подписью и печатью․ Сама «книжка» в электронном виде хранится в государственной системе․
Срок действия заверенной копии
Закон не устанавливает конкретный срок годности заверенной копии трудовой книжки․ Однако есть важный нюанс: если после выдачи копии в оригинале (в отделе кадров) появилась новая запись (например, о новом месте работы или увольнении), то ранее выданная копия автоматически утрачивает силу, так как не отражает актуальную информацию․ В этом случае для любых официальных целей потребуется новая заверенная копия․
Типичные ошибки, которые делают копию недействительной
- Отсутствие записи «Копия верна» или её искаженная формулировка․
- Нет указания количества листов или оно не соответствует действительности․
- Нет даты заверения․
- Подпись нерасшифрована или ставится лицом, не уполномоченным на заверение․
- Отсутствует печать организации (или стоит не та печать)․
- Копия не прошита и не пронумерована․
- Копия сделана не со всех страниц или с искажениями․
- Заверение «для себя» (без печати и надписи) для официальных инстанций (ПФР, банк, госорганы) не принимается․
Что делать, если в копии ошибка?
Если после выдачи вы обнаружили ошибку в заверении (например, неверное количество листов), старую копию нужно вернуть работодателю․ На её основании оформляется новая, исправленная копия․ Самовольное исправление (зачеркивание, дописывание) недопустимо и аннулирует документ․
Правильно заверенная копия трудовой книжки — это гарантия того, что ваш трудовой стаж и опыт будут учтены․ Следуйте простому алгоритму: заявление → полная и точная копия → прошивка и нумерация → обязательная надпись на обороте с печатью и подписью уполномоченного лица․ При сомнениях в правильности оформления — обратитесь в отдел кадров или кадрового консультанта․ Помните, что актуальность копии зависит от актуальности записей в оригинале․