Заверение копии трудовой книжки с записью «работает по настоящее время» — это стандартная процедура, но её часто выполняют с ошибками. Неправильно оформленный документ может быть не принят банком, консульством или судом, что создаст проблемы для работника. Данная статья объясняет, как сделать это в соответствии с действующими нормами (ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Трудовым кодексом РФ).

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия — это точная фотокопия всех страниц подлинника трудовой книжки (включая обложку и все записи), на каждой из которых кадровым специалистом или руководителем проставлена обязательная отметка. Эта копия имеет юридическую силу и приравнивается к оригиналу для представления в государственные и частные организации.

Для чего нужна копия с пометкой «работает по настоящее время»?

Такая заверенная выписка обычно требуется в следующих ситуациях:

• Для визового центра/консульства — при оформлении заграничного паспорта или визы для подтверждения текущего места работы и легального статуса.
• Для банка — при оформлении кредита, ипотеки или открытии счёта как подтверждение дохода и занятости.
• Для суда — в качестве доказательства трудоустройства и размера заработной платы.
• Для органов соцзащиты, при оформлении пособий или льгот.
• Для нового работодателя — в качестве подтверждения текущей занятости (хотя оригинал обычно запрашивают).

Кто имеет право заверять?

Заверение производит должностное лицо организации-работодателя:

• Руководитель организации (директор, генеральный директор).
• Уполномоченное лицо кадровой службы (главный кадровик, специалист по кадрам), на которое возложены такие обязанности приказом руководителя.

Важно: Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Расшифровка (инициалы и фамилия) обязательна.

Пошаговая инструкция по правильному заверению (на примере 2026 года)

Шаг 1: Сделайте полную копию

Скопируйте (на копировальном аппарате или сканером) каждую страницу трудовой книжки, включая:

1. Обложку (первую страницу).
2. Все страницы с записями об обучении, работе, увольнениях.
3. Последнюю страницу с актуальной записью «Работает по настоящее время. [Должность]. [Дата]».

Шаг 2: Проставьте отметку «Верно» на КАЖДОЙ странице копии

На каждой странице копии (внизу, под реквизитом «Подпись» или в свободном месте) необходимо написать от руки следующую надпись:

Примечание: Вместо слова «Верно» иногда используют «Копия верна». Оба варианта юридически корректны.

Шаг 3: Проверьте соответствие ГОСТу

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от № 435-ст), отметка о заверении должна содержать обязательные элементы:

• Слово «Верно» или «Копия верна».
• Наименование должности лица, заверившего копию.
• Собственноручную подпись этого лица.
• Расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
• Дату заверения копии.

Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если у работника электронная трудовая книжка, то для представления в организации, не подключённые к Единой государственной системе (ЕГИС), нужно:

1. Запросить в МФЦ или через Госуслуги выписку из ЭТК на бумажном носителе.
2. Эта выписка изначально имеет электронную подпись и считается официальным документом.
3. Для заверения в вашей организации (если требуется), сделать копию этой выписки и заверять её по общим правилам, как описано выше.

Важно: Нельзя просто распечатать страницу из личного кабинета на портале Госуслуг — это не будет официальным документом. Нужна именно выписка из ЕГИС, оформленная по правилам.

Типичные ошибки, за которые могут оштрафовать

Согласно информации КонсультантПлюс и практики ГИТ, частые нарушения:

• Заверение только последней страницы. Нужно все страницы!
• Отсутствие даты заверения.
• Отсутствие расшифровки подписи (только подпись без инициалов).
• Неправильное должностное наименование (например, «Кадровик» вместо «Специалист по кадрам» или «Главный бухгалтер»).
• Заверение карандашом. Пишите только чернилами (синим или чёрным).
• Исправления и помарки в тексте заверения.
• Требование от работника заявления с объяснением причины. Это незаконно — работник вправе получить копию без объяснений.

За нарушение правил оформления трудовых документов (ст. 5.27 КоАП РФ) на должностных лиц накладывается штраф от 1 000 до 5 000 рублей;

Образец заполнения (2026)

Представьте, что копия сделана со страницы, где последняя запись:
» Работает по настоящее время. Инженер. Подпись: Иванов А.П.»

Эта надпись ставится внизу этой же страницы копии. И так, на каждой странице.

Куда предъявлять такой документ?

Заверенная копия с пометкой «работает по настоящее время» — это выписка из трудовой книжки. Она подтверждает текущий статус. Однако многие организации (особенно банки) могут запросить:

• Полную заверенную копию всей трудовой книжки (со всеми страницами).
• Справку по форме 2-НДФЛ (о доходах), она также заверяется отдельно.

Совет: Уточните в принимающей организации, какой именно документ им нужен: выписка или полная копия. Чаще всего требуется именно полная заверенная копия.

Сроки оформления

По закону (ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, в течение 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Запрос на заверенную копию трудовой книжки входит в эту норму.

Правильное заверение копии трудовой книжки с записью «работает по настоящее время» — это просто, если действовать по алгоритму: полная копия + отметка «Верно» на каждой странице с должностью, подписью, расшифровкой и датой. Следуйте требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, и ваш документ будет принят в любой инстанции без вопросов.

Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных документов и практики 2026 года. Перед применением рекомендуется уточнить требования конкретного учреждения, в который предоставляется документ.