Ситуация, когда с сотрудника просят заверенную копию трудовой книжки, возникает довольно часто. Этот документ может потребоваться для получения кредита в банке, оформления визы, подтверждения стажа у нового работодателя или в социальных органах. Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть оформлена строго по правилам. В 2026 году актуальными остаются требования ГОСТа, а также нормы Трудового кодекса РФ. В этой статье мы подробно разберем весь процесс: от заявления работника до правильного проставления печати и подписей.
Сроки предоставления и основания
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки в течение трех рабочих дней со дня получения соответствующего заявления от работника. Отказать в выдаче документа работодатель не имеет права, равно как и взимать за это плату.
В небольших организациях достаточно устной просьбы сотрудника. Однако в крупных компаниях, для получения трудовой книжки из архива или отдела кадров, работник должен написать заявление на имя руководителя компании или начальника отдела кадров. Если копия необходима другому отделу внутри организации, ответственный специалист составляет служебную записку, на основании которой получает трудовую книжку для изготовления копии. Оформляется такая записка в электронном виде или на бумаге, обязательно с росписью сотрудника.
Как сделать копию: важные правила
Просто откопировать страницы недостаточно. При создании копии необходимо соблюдать следующие правила:
- Копируются все заполненные страницы. Заверению подлежат копии каждого листа, включая ьный.
- Копирование производится разворотами, постранично (каждый разворот — на отдельном листе).
- Если копия предоставляется в прошитом виде, то на обороте в месте прошивания ставится отдельная заверительная надпись и печать.
Как заверить копию трудовой книжки по ГОСТу
В 2026 году заверение копии осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Порядок заверения зависит от того, для кого предназначена копия: для внутреннего или для внешнего пользования.
Для внутреннего пользования
Если копия необходима для передачи внутри компании (например, руководителям подразделений), то достаточно написать слово «Верно», указать должность лица, заверяющего документ, поставить подпись с расшифровкой и дату заверения.
Для внешнего пользования (для сторонних организаций)
Если документ предназначается для предоставления в банк, МФЦ, посольство или другую организацию, требования строже. По правилам ГОСТа, необходимо дополнительно указать место хранения оригинала документа.
Надпись должна выглядеть так:
Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год.
Эта надпись необходима, чтобы проинформировать получателя копии о том, где хранится оригинал. Например, формулировка может быть такой: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО Круиз».
Использование специального штампа
По правилам ГОСТа допускается использование специального штампа для заверения. Штамп заменяет ручное написание слов «Верно» и «Подлинник документа находится…». Использование штампа ускоряет работу кадровика и исключает ошибки при написании.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Если у сотрудника ЭТК, то привычная бумажная копия ему не подойдет.
Копия электронной трудовой книжки — это форма СТД-Р. Работодатель обязан выдать ее в двух случаях:
- В течение трех рабочих дней после получения заявления от работающего сотрудника.
- В день увольнения сотрудника.
Также сотрудник может самостоятельно получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг.
Частые ошибки при заверении
Чтобы сторонняя организация не отклонила документ, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие надписи о месте хранения подлинника (при предоставлении копии в сторонние организации). Это самое частое нарушение, из-за которого банки отказываются принимать документ.
- Заверение не всех заполненных страниц. Копия должна быть полной, от ьного листа до последней записи.
- Неразборчивая печать или подпись. Оттиск печати должен хорошо читаться и захватывать часть подписи и должности.
- Пропущена дата заверения. Без даты копия считаеться недействительной.
Кто имеет право заверять копию?
Выдачей заверенных копий занимается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Обычно это руководитель организации, начальник отдела кадров или главный бухгалтер (в небольших фирмах). Рядовой сотрудник или специалист другого отдела не имеет права заверять трудовую книжку.
Срок действия копии
Законодательством не установлен строгий срок действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике организации, запрашивающие документ, устанавливают свои лимиты. Например, банки чаще всего требуют копию, заверенную не позднее 30 дней назад. Если в этот период в трудовую книжку были внесены новые записи, копию придется переделывать.
Если с вас просят заверенную копию трудовой книжки, помните: вы имеете право получить ее у работодателя бесплатно в течение 3 дней. А кадровикам важно не забывать о строгих требованиях ГОСТа — обязательно указывать место хранения оригинала при выдаче документа вовне и проставлять все необходимые реквизиты. Соблюдение этих простых правил гарантирует, что документ будет принят с первого раза и без лишних вопросов.