Заверение копии трудовой книжки — стандартная процедура, но в Республике Беларусь она регулируется конкретными нормативными актами. Неправильное оформление может привести к тому, что документ не примут в отдел кадров другого предприятия, в банк, визовый центр или государственный орган. Данная статья основана на актуальном законодательстве РБ (включая Постановление Минюста от № 9 и Трудовой кодекс) и содержит практические инструкции, образцы и ответы на частые вопросы.

Правовая основа: какие документы регулируют процедуру?

В Республике Беларусь порядок заверения копий документов, включая трудовую книжку, установлен:

• Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от № 9 «Об утверждении Инструкции о порядке заверения копий документов, включаемых в состав личных дел работников». Это основной документ.
• Трудовым кодексом Республики Беларусь (в части обязанности работодателя выдавать документы, связанные с работой).
• ГОСТ 8.417-2002 (межгосударственный стандарт, который может применяться частично, но приоритет имеют национальные нормы).

Важный вывод: Инструкция Минюста РБ № 9 является ключевой. Она устанавливает, что особый порядок заверения копий документов (включая трудовую книжку) не предусмотрен. Это означает, что применяется общий порядок, описанный в этом же документе;

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

Заверять копию трудовой книжки вправо только уполномоченное лицо самой организации, где велась эта трудовая книжка (оригинал). Обычно это:

• Начальник отдела кадров (или главный кадровик).
• Лицо, на которое приказом по организации возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства.
• В небольших организациях — руководитель организации (директор, генеральный директор).

Запрещено: Заверять копию трудовой книжки постороннему лицу, сотруднику другой организации или нотариусу (если только это не требуется по специальному запросу госоргана). Нотариальное заверение для обычных целей (прием на работу, в банк) не нужно и является избыточным.

Требования к оформлению заверенной копии: что обязательно указать?

Согласно Инструкции Минюста РБ № 9, отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и должна содержать четыре обязательных элемента:

1. Слово «Верно». Пишется именно так, без кавычек, с большой буквы.
2. Наименование должности лица, заверившего копию (например, «Начальник отдела кадров»).
3. Собственноручную подпись этого лица.
4. Расшифровку подписи (инициалы и фамилия, например, «И.И. Иванов»).
5. Дату заверения копии (число, месяц, год).

Где ставить отметку? Отметку о заверении проставляют либо на каждой странице копии, либо на последней странице после последней записи. Наиболее распространенный и безопасный вариант — поставить отметку на каждой странице, особенно если копия будет сшиваться. На последней странице также обязательно указывается, что «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год». Эта фраза информирует о месте хранения оригинала.

Образец отметки о заверении копии (на каждой странице):

Верно
Начальник отдела кадров _________________ /Петров А.С./
«___» _____________ 20__ г.

Образец отметки на последней странице (после всех записей):

Работает по настоящее время.
Подлинник документа находится в ООО «Пример» в деле № 15 за 2026 год.

Верно
Начальник отдела кадров _________________ /Петрова М.А./
«23» мая 2026 г.

Нужна ли печать организации?

По законодательству РБ печать при заверении копии трудовой книжки не является обязательным требованием. Обязательны только подпись и реквизиты, указанные выше. Однако на практике многие организации дополнительно ставят круглую печать организации (с наименованием и регистрационным номером) рядом с подписью. Это повышает визуальную надежность документа и часто требуется по внутренним правилам контрагентов. Рекомендуется уточнять требования той организацией, куда вы предоставляете документ.

Копия электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года в РБ ведется электронная трудовая книжка. Если у работника есть ЭТК, то по его запросу работодатель обязан выдать ему выписку из ЭТК. Эта выписка также является документом и должна быть заверена по тем же правилам: на ней ставится отметка «Верно», подпись и расшифровка уполномоченного лица. Место хранения оригинала — в электронной базе СЗИ «Электронная трудовая книжка».

Пошаговая инструкция: как заверить копию в 2026 году

1. Сделайте точную и полную копию. Скопируйте все страницы трудовой книжки, включая ьный лист и все записи. Копия должна быть четкой, без помарок, с сохранением всех печатей и подписей, стоящих в оригинале.
2. На каждой странице копии (или на последней) напишите отметку «Верно».
3. Укажите должность лица, которое заверяет (обычно начальник ОК).
4. Поставьте собственноручную подпись этого лица.
5. Расшифруйте подпись (инициалы, фамилия).
6. Укажите дату заверения (число, месяц, год).
7. На последней странице добавьте фразу о месте хранения оригинала: «Подлинник документа находится в (полное наименование организации) в деле № ___ за ____ год.».
8. (Опционально) Поставьте печать организации.
9. Сшейте копию, если это требуется. Часто копии сшивают в отделе кадров и проставляют на сгибе отметку о количестве листов и подпись.

Частые ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие одного из четырех обязательных реквизитов (особенно даты или расшифровки подписи).
• Заверение копии не тем лицом (например, бухгалтером вместо начальника ОК, если на него не возложены такие duties).
• Нет фразы о месте хранения оригинала на последней странице.
• Копия неполная (пропущены страницы, не скопированы обороты).
• Использование штампов «Копия верна» без рукописных элементов (дата, расшифровка подписи должны быть рукописными!).
• Заверение копии, сделанной с неактуальной страницы (все записи должны быть на момент заверения).

Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?

Согласно Трудовому кодексу РБ, при увольнении работнику должны выдать его трудовую книжку (или предоставить заверенную копию, если оригинал утерян) в день увольнения. Если работодатель без законных оснований отказывается заверить копию:

1. Направьте письменный запрос на имя руководителя с требованием выдать заверенную копию.
2. Обратитесь с жалобой в Министерство труда и социальной защиты РБ или в Государственную инспекцию труда.
3. В случае спора можно обратиться в суд.

Правильное заверение копии трудовой книжки в Республике Беларусь — это строго регламентированная процедура, требующая внимания к деталям. Основное правило: «Верно» + должность + подпись + расшифровка + дата + место хранения оригинала. Следуя этой инструкции и используя приведенные образцы, вы сможете оформить документ, который будет принят в любой инстанции РБ. При возникновении сложностей всегда обращайтесь к актуальному тексту Инструкции Минюста РБ № 9 или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Статья составлена на основе анализа законодательства Республики Беларусь и практики применения. Дата актуализации: май 2026 года.