Заверение копии трудовой книжки – обязательная процедура, позволяющая подтвердить подлинность и соответствие копии оригиналу. Это особенно важно при оформлении новых мест, переводе, оформлении кредитов или иных официальных действиях. Ниже изложены все необходимые шаги, нормативные ссылки и практические рекомендации.
Нормативная база
- Постановления Пленумов Верховного Суда Республики Беларусь.
- Инструкция по формированию, ведению и хранению личных дел работников (п. 1).
- Постановления Министерства труда и социальной защиты РБ.
- Постановления Министерства юстиции РБ (пример – от № 9).
Эти документы регламентируют порядок оформления, хранения и заверения копий трудовых книжек, а также определяют, кто имеет право ставить подпись и печать.
Кто может заверять копию?
В соответствии с п. 1 Инструкции, заверять копии могут:
- Руководитель организации.
- Сотрудник кадровой службы, которому делегированы полномочия по внесению записей в трудовые книжки.
- Иные уполномоченные лица, указанные в подпунктах 1.3 и 1.5 постановления № 1256.
Для юридических лиц (частных предпринимателей) заверять копии может сам владелец либо уполномоченный им представитель.
Что должно быть указано в отметке о заверении?
Отметка о заверении копии должна включать:
- Слово «Верно» (или «Подлинно») – подтверждает соответствие копии оригиналу.
- ФИО и должность лица, заверяющего документ.
- Подпись (с расшифровкой) того же лица.
- Дата заверения.
- Печать организации (при наличии).
Отметка размещается на каждой странице копии, а также в конце документа.
Пошаговый алгоритм заверения
- Подготовка копии – сделайте точную копию оригинальной трудовой книжки (обычно на копирующей бумаге или в электронном виде, если это разрешено).
- Проверка соответствия – убедитесь, что все записи (о работе, награждениях, поощрениях) полностью совпадают с оригиналом.
- Размещение отметки – на каждой странице копии подпишите слово «Верно», укажите ФИО и должность заверяющего, поставьте подпись и, при необходимости, печать.
- Указание даты и места – в конце копии укажите дату и место заверения.
- Фиксация в журнале кадрового учета – запишите факт заверения в журнале кадрового учета организации.
Особенности оформления в 2026 году
Согласно комментариям к постановлению Минюста РБ от № 9, в 2026 году рекомендуется:
- Печать ставить на каждой странице копии, включая последнюю.
- В разделе «Сведения о работе» указать дату изготовления копии и запись «Работает по настоящее время».
- Подпись руководителя или уполномоченного сотрудника должна быть расшифрована.
Эти требования позволяют избежать вопросов со стороны контролирующих органов и банков.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли печать? – Для юридических лиц печать не обязательна, но часто ставится в качестве подтверждения подлинности; Для физических лиц (ИП) печать не используется.
- Можно ли заверять копию без оригинала? – Да, если копия была сделана по оригиналу и все записи проверены.
- Сколько копий нужно заверять? – Обычно заверяют одну копию, но при необходимости можно оформить несколько копий с одинаковой отметкой.
- Можно ли заверять электронные копии? – Да, но в этом случае требуется электронная подпись уполномоченного лица и соответствие требованиям электронного документооборота.
Пример оформления отметки
Верно ФИО: Иванов Иван Иванович Должность: Начальник отдела кадров Подпись: ______________________ (расшифровка подписи) Печать: [печать организации]
Заверение копии трудовой книжки – простая, но важная процедура, требующая соблюдения установленных норм. Правильно оформленная отметка, подпись и, при необходимости, печать гарантируют признание копии официальными органами и Institutions. Следуя описанному алгоритму, вы сможете без проблем предоставлять копии трудовой книжки в любой ситуации.