Заверение копий трудовой книжки – процедура‚ которая часто вызывает вопросы у кадровых специалистов и бухгалтеров. Правильное оформление позволяет избежать недоразумений при обращении в банк‚ в другие отделы компании или при оформлении Various официальных целей. В этой статье собраны все необходимые сведения‚ примеры и пошаговая инструкция‚ которые помогут выполнить процедуру без ошибок.
Общие принципы заверения
Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и издания Главная книга (2026)‚ копию трудовой книжки оформляют и заверяют одинаково‚ независимо от того‚ для кого она предназначена – для банка‚ внутреннего подразделения или другого работодателя.
- Последняя страница копии должна содержать отметку «Работает по настоящее время».
- Заверение может быть проставлено либо на каждой странице‚ либо только на оборотной стороне последнего листа.
- При заверении необходимо указать количество страниц в документе.
Что именно нужно заверять?
Заверение – это не просто подпись‚ а комплекс действий:
- Отсканировать и распечатать необходимые страницы.
- Прошить (или скрепить) листы в единый документ.
- Пронумеровать страницы (обычно внизу посередине).
- На каждой странице (или на оборотной стороне последней) проставить отметку «Верно» или «Копия верна».
- Сделать запись о количестве страниц (например‚ «Всего страниц: 12»).
Как правильно оформить каждую страницу
Существует несколько вариантов заверения‚ каждый из которых подходит в зависимости от требований организации.
Заверение каждой страницы отдельно
Если требуется гарантировать подлинность каждой страницы‚ используйте один из следующих методов:
- Штамп – ставится в правом нижнем углу каждой страницы.
- Ручная запись – подпись ответственного лица и слово «Верно» под каждой записью.
- Электронный штамп – при работе с электронными копиями можно добавить цифровой подпись/штамп.
Заверение только последней (оборотной) страницы
В некоторых случаях допускается проставить отметку только на оборотной стороне последнего листа. На этой странице указываются:
- Слово «Верно» или «Копия верна».
- Дата заверения.
- ФИО и должность лица‚ которое заверяет документ.
- Количество страниц в документе.
Пошаговая инструкция по заверению
Ниже изложена типичная последовательность действий‚ проверенная на практике в 2026 году.
- Подготовка копий. Сделайте копию каждой страницы‚ включая ьный лист и страницы с личными данными.
- Нумерация. Пронумеруйте страницы в правом нижнем углу (например‚ 1‚ 2‚ 3 …).
- Сшивание. Сшейте листы в единый документ (можно скрепить скрепкой‚ степлером или прошить в блокнот).
- Указание количества страниц. На оборотной стороне последнего листа сделайте запись: «Всего страниц: N».
- Заверение. На каждой странице (или только на последней) подпишите «Верно» и разместите штамп/цифровую подпись.
- Документальное оформление. Составьте служебную записку (если копия нужна для другого подразделения) и подпишите её ответственным специалистом.
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы избежать проблем при обращении в банк или другие организации‚ обратите внимание на следующие детали:
- Отсутствие номера страниц. Без нумерации документ может быть отвергнут.
- Неуказание количества страниц. На оборотной стороне обязательно нужно указать общее количество листов.
- Неправильный тип заверения. Если в организации установлен особый порядок (например‚ только штамп)‚ следуйте ему.
- Отсутствие подписи ответственного. Без подписи документ считается не заверенным.
Электронные варианты заверения
С 2026 года всё больше организаций переходят на электронные формы трудовой книжки. В этом случае процесс немного отличается:
- Сформировать электронный документ (PDF) с пронумерованными страницами.
- Добавить в документ цифровую подпись или штамп‚ который соответствует требованиям электронного документооборота.
- При необходимости выдать выписку из ЭТК (электронной трудовой книжки) в течение 3 рабочих дней после получения заявления сотрудника.
Примеры оформления
Ниже приведены типичные образцы заверения.
Обычная бумажная копия
[Номер страницы] 1 ... [Номер страницы] 12 Верно (подпись‚ штамп) Всего страниц: 12 ФИО: Иванов И.И. Должность: Кадровый специалист
Электронный вариант (PDF)
На последней странице PDF‑файла размещается блок текста:
Копия верна. Всего страниц: 12. Заверено: . Подпись: ___________________ (ФИО‚ должность)
Кратко: что запомнить
- Нумерация страниц – обязательна.
- Указывайте общее количество страниц.
- Заверяйте каждую страницу или только последнюю‚ но делайте это явно.
- Не забудьте про подпись и/или штамп ответственного лица.
- При работе с электронными копиями используйте цифровую подпись.
Соблюдая эти простые правила‚ вы сможете без проблем предоставить работодателю‚ банку или другому органу корректно заверенную копию трудовой книжки.
Автор статьи: кадровый консультант‚ 2026 год.