В 2026 году процедура заверения (прошивки) копий трудовой книжки остаётся важным элементом кадрового документооборота. Правильное оформление позволяет использовать копию как в банковских, так и в иных официальных целях, а также гарантирует её юридическую силу.

Что такое «прошивка» трудовой книжки?

Термин «прошивка» означает заверение копии документа – то есть простановление на копии отметки о её аутентичности, месте хранения оригинала и подписи ответственного лица. Прошивка может быть выполнена как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Ключевые элементы заверения

• Надпись «Работает по настоящее время» – ставится на последней странице копии.
• Отметка о месте хранения оригинала – указывает, где находится оригинальная трудовая книжка.
• Подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ответственного лица.
• Дата заверения – указывает, когда была произведена процедура.
• Печать организации – должна охватывать подпись лица, которое заверяет копию.
• Указание количества прошитых листов – «Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов».

Как правильно оформить копию трудовой книжки?

Ниже представлен пошаговый алгоритм, который учитывает требования трудового законодательства и практики большинства организаций.

1. Подготовка оригинала. Убедитесь, что в оригинальной книжке есть все необходимые записи (трудовая деятельность, места работы, даты).
2. Изготовление копии. Копируются все страницы, включая ьный лист, постранично.
3. Заполнение служебной записки (если копия нужна для другого подразделения). В записке указываются:
   • наименование организации;
   • цель получения копии;
   • дата выдачи.
4. Прошивка копии.
   • На каждой странице (или на последней) делается отметка «Работает по настоящее время».
   • В конце копии указывается: «Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов».
   • Подпись ответственного лица, расшифровка подписи и дата заверения.
   • Печать организации, охватывающая подпись.
5. Выдача сотруднику. По письменному заявлению сотрудника работодатель выдаёт заверенную копию не позже трёх рабочих дней.

Электронная трудовая книжка: особенности заверения

С 2024 года многие организации перешли на электронные формы ведения трудовой деятельности. В этом случае вместо бумажной копии выдаётся выписка в виде PDF‑документа, оформленного согласно форме СТД‑Р.

• Выдача происходит только по письменному заявлению сотрудника.
• Электронная выписка подписывается электронной подписью организации.
• Для банков и иных органов требуется заверение выписки тем же способом, что и бумажной копии (подпись, печать, дата).

Частые ошибки при заверении копий

По практике аудиторов и кадровых специалистов, часто допускаются следующие недочёты:

• Отсутствие надписи «Работает по настоящему времени» на последней странице.
• Неуказание места хранения оригинального документа.
• Отсутствие подписи и печати, охватывающих подпись лица, заверяющего копию.
• Неуказание количества прошитых листов.
• Попытка заверения копии до внесения соответствующей записи в трудовую книжку (это приводит к ложной дате создания копии).

Примеры оформления

Ниже – типовый образец заверения копии трудовой книжки (2026 год).

-------------------------------------------------Работает по настоящему времени
Место хранения оригинала: ________________________
Всего прошито, пронумеровано и заверено 12 листов.
Подпись: ______________________ И.О. Фамилия
Дата заверения: 
Печать: _______________________
-------------------------------------------------

Для электронных выписок в конце документа размещаются:

• Электронная подпись (расшифровка);
• Дата заверения;
• Указание «Выдано в электронном виде».

Как получить копию через Госуслуги?

С 2025 года работники могут запросить электронную выписку из трудовой книжки через портал Госуслуги. Алгоритм:

1. Войдите в личный кабинет на сайте Госуслуги.
2. Выберите раздел «Трудовые документы» → «Выписка из трудовой книжки».
3. Заполните запрос, указав организацию и период страха.
4. Подтвердите запрос электронной подписью.
5. Получите готовый документ, который можно распечатать и заверить в организации.

Заверение копии трудовой книжки – обязательная процедура, требующая соблюдения ряда формальных требований: указания даты, места хранения оригинала, подписи, печати и количества прошитых листов. Правильное оформление гарантирует, что копия будет принята банками, другими организациями и служебными подразделениями без дополнительных запросов.

При следовании изложенному алгоритму и вниманию к деталям процесс прошивки копии будет быстрым, прозрачным и полностью соответствующим требованиям законодательства РФ.