Заверение ксерокопии трудовой книжки – обязательный процедурный шаг‚ который требуется работникам при оформлении кредитов‚ ипотеки‚ трудоустройства в новых организациях и при подаче документов в банковские учреждения. В статье подробно разбираются все этапы‚ требования законодательства и приводятся готовые образцы заявлений.

Нормативно-правовая база

Для правильного заверения копии трудовой книжки необходимо учитывать:

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 62 – порядок выдачи копий трудовой книжки;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Копии документов. Общие технические требования к оформлению и печати»;
• Положения внутренних нормативных актов организации (если они есть).

Что именно нужно заверять?

Обычно заверяется только копия страницы трудовой книжки‚ где указаны сведения о трудовом договоре‚ месте работы‚ датах и условиях занятости. На последней заполненной странице (или на странице‚ где указана отметка «Работает по настоящее время») делается отметка о заверении.

Как оформить заявление на выдачу копии

Заявление подаётся в письменной форме в отдел кадров (или в отдел кадрового обеспечения). Ниже – образец заявления‚ который можно использовать в 2024‑2025 годах.

Заявление

о выдаче копии трудовой книжки

Я‚ ФИО Фамилия Отчество‚ паспорт: серия‚ номер‚ выдан кем дата‚ прошу выдать мне копию моей трудовой книжки‚ заверенную работодателем‚ для дальнейшего использования в цели (указать: оформление кредита‚ трудоустройство и т.д.).

Подпись: ______________________

Пошаговая инструкция по заверению копии

1. Получение оригинала. Сотрудник обращается в отдел кадров и получает оригинал своей трудовой книжки.
2. Создание ксерокопии. Сотрудник делает ксерокопию интересующей страницы (обычно последней заполненной).
3. Подготовка к заверению. На копии внизу (или в правом нижнем углу) указывают:
   • наименование организации;
   • номер и дату выдачи;
   • текст «Копия заверена»;
   • дату заверения;
   • ФИО и должность лица‚ которое заверяет;
   • подпись.
4. Заполнение примечания «Работает по настоящее время». На последней заполненной странице в свободной графе ставится дата заверения и надпись «Работает по настоящее время».
5. Подпись ответственного лица. Обычно это главный бухгалтер‚ руководитель отдела кадров или уполномоченный представитель организации.
6. Проверка соответствия ГОСТ. Обеспечить соответствие оформления требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (размер шрифта‚ отступы‚ расположение подписи).
7. Получение готовой копии. Сотруднику выдается заверенная копия‚ которую он может использовать в банках‚ МФЦ и других организациях.

Пример оформления заверения

Ниже – типовой вариант оформления заверения на ксерокопии:

ООО «Круиз в деле»
Копия заверена

Дата заверения: «__» __________ 2024 г.

Подпись: ______________________
(ФИО‚ должность)

Работает по настоящее время

Требования госорганов и банков

При оформлении копии для подачи в банк или в государственную инспекцию необходимо соблюдать несколько обязательных требований:

• Копия должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если таковая имеется).
• На копии должна быть указана дата выдачи и номер страницы‚ где производится заверение.
• Для банков часто требуется дополнительная надпись: «Подлинник находится в __________ (наименование организации) за ____ год».
• Если копия используется для оформления кредита‚ банк может потребовать заверение не только копии‚ но и оригинального документа (в случае утраты оригинала – выдача копии с нотариальным заверением).

Электронное заверение трудовой книжки

С 2023 года в некоторых организациях допускается электронное заверение копий трудовой книжки. Для этого:

1. Сотрудник получает электронный документ в формате PDF.
2. В системе электронного документооборота вставляется электронная подпись уполномоченного сотрудника.
3. В системе указываются все реквизиты‚ перечисленные в пункте 3.1.
4. Электронный документ сохраняется в архиве организации и передается работнику по электронной почте.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли заверить копию без подписи руководителя?
  Ответ: Нет. По ТК РФ заверением копии занимается лицо‚ уполномоченное работодателем (чаще всего – руководитель отдела кадров или главный бухгалтер).
• Вопрос: Сколько времени занимает процедура?
  Ответ: Обычно от 1 до 3 рабочих дней‚ если все документы подготовлены корректно.
• Вопрос: Что делать‚ если в копии пропущена отметка «Работает по настоящее время»?
  Ответ: Отметку необходимо добавить вручную‚ указав дату заверения.

Заверение ксерокопии трудовой книжки – простая‚ но важная процедура‚ требующая соблюдения формальных требований и правильного оформления заявления. При правильном заполнении образца заявления и соблюдении всех пунктов ГОСТ и ТК РФ копия будет принята банками‚ кредиторами и другими организациями без лишних затруднений.

Для удобства вы можете скачать готовый образец заявления и использовать его в работе с отделом кадров.