Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на социальные выплаты. С 2024 года в России и ряде стран СНГ происходят существенные изменения в порядке её оформления, а к 2026 году завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). В статье рассмотрим, что значит «заверить» трудовую книжку, какие требования действуют сейчас, и как правильно выполнить эту процедуру.
Что подразумевается под «заверить трудовую книжку»?
Термин «заверить» в контексте трудовой книжки обычно означает:
- Проверку правильности и полноты записей о трудовом стаже;
- Подтверждение подписи и печати работодателя в каждом пункте записи;
- Оформление заверения (специальной отметки) в случае выдачи дубликата или перехода на электронный вариант.
Заверение требуется, когда:
- Работник получает дубликат трудовой книжки;
- Трудовая книжка передаётся в пенсионный фонд для расчёта пенсии;
- Необходимо подтвердить отсутствие ошибок перед переводом в электронный реестр.
Кто имеет право заверять трудовую книжку?
Согласно Пункту 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н), заверять записи могут:
- Уполномоченный представитель организации (начальник отдела кадров, главный бухгалтер, руководитель предприятия);
- Сотрудники органов государственной службы занятости (при выдаче дубликата);
- Сотрудники Пенсионного фонда России (при проверке стажа для назначения пенсии).
Для электронных трудовых книжек заверение происходит автоматически в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) после подтверждения записи работодателем через цифровую подпись.
Актуальные изменения в 2024‑2026 годах
| Год | Изменения |
|---|---|
| 2024 | Введён новый порядок оформления дубликатов трудовых книжек (постановление Минтруда России). Дубликат выдаётся только после проверки оригинала и подтверждения отсутствия ошибок. |
| 2025 | Расширено использование электронных трудовых книжек в регионах России (Вологодская область, Минск – Беларусь). Появилась возможность «переноса» записей из бумажного варианта в электронный. |
| 2026 | Завершается переходный период по внедрению ЭТК. С 1 января 2026 года все новые записи обязаны вноситься в электронный реестр, а бумажные книжки могут использоваться только в исключительных случаях (например, при необходимости для оформления пенсии). |
Пошаговое руководство: как заверить трудовую книжку (бумажную) в 2026 году
Шаг 1. Подготовьте необходимые документы
- Трудовая книжка (оригинал);
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность);
- Заявление работника о выдаче дубликата (если требуется);
- Справка о трудовом стаже (при необходимости, например, для пенсионного расчёта).
Шаг 2. Обратитесь в отдел кадров
Сотрудник отдела кадров проверит:
- Отсутствие пропусков и ошибок в записях;
- Соответствие дат и названий организаций официальным справкам;
- Подлинность подписей и печатей.
Шаг 3. Оформление заверения
После проверки кадровик ставит печать организации и подписывает каждую запись. При выдаче дубликата в документ вносятся отметки:
- «Дубликат выдан в соответствии с приказом Минтруда РФ от № 320н»;
- Дата выдачи дубликата;
- Подпись и печать уполномоченного лица.
Шаг 4. Регистрация в системе ЭТК (по желанию)
Если работник хочет перевести записи в электронный реестр, необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров о переводе в ЭТК;
- Получить QR‑код, привязанный к персональному кабинету в системе «Электронная трудовая книжка»;
- Подтвердить запись цифровой подписью работодателя.
Шаг 5. Получение заверенного документа
После всех проверок работник получает:
- Заверенную бумажную трудовую книжку (или её дубликат);
- Квитанцию о регистрации записей в ЭТК (если перевод был выполнен).
Особенности заверения электронных трудовых книжек
ЭТК полностью заменяет бумажный вариант в большинстве регионов России. Основные отличия:
- Автоматическое заверение. Каждая запись фиксируется в базе данных и подписывается цифровой подписью работодателя.
- Доступность онлайн. Работник может просматривать свою трудовую книжку через личный кабинет на портале etk.gov.ru.
- Защита от подделки. Данные защищены криптографией, что исключает возможность несанкционированного изменения.
Для получения доступа к ЭТК необходимо:
- Зарегистрировать личный профиль на официальном портале;
- Привязать к профилю номер СНИЛС и паспортные данные;
- Получить подтверждение от текущего работодателя о переносе записей.
Что делать, если в трудовой книжке обнаружены ошибки?
Ошибки в трудовой книжке могут привести к неверному расчёту пенсии и другим проблемам. Процедура исправления:
- Обратиться в отдел кадров. Работодатель вносит исправления, ставя подпись «Исправлено» и указывая причину.
- Если ошибка допущена в предыдущих местах работы, необходимо запросить справку‑выписку из архива организации‑работодателя.
- Для электронных записей работодатель в системе ЭТК вносит корректировку и повторно подписывает запись.
- При невозможности исправления (например, организация закрылась), работник может обратиться в Пенсионный фонд РФ с заявлением о пересчёте стажа.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать бумажную трудовую книжку после 2026 года?
Да, но только в исключительных случаях, когда электронный вариант недоступен (например, для получения пенсионных выплат в некоторых регионах). В остальных случаях работодатели обязаны вести запись в ЭТК.
Сколько стоит выдача дубликата трудовой книжки?
По закону выдача дубликата бесплатна. Платные услуги могут предлагаться только за ускоренное оформление или доставку по почте.
Какие организации могут выдавать дубликаты?
Дубликаты выдаются:
- Организатором труда (рабочим местом);
- Органами государственной службы занятости;
- Пенсионным фондом (при необходимости подтверждения стажа).
Можно ли самостоятельно перевести записи из бумажной книжки в электронную?
Нет. Перевод может выполнить только уполномоченный работодатель через систему ЭТК. Работник лишь инициирует процесс, подав соответствующее заявление.
Заверение трудовой книжки в 2026 году – процесс, который сочетает традиционные бумажные процедуры и современные цифровые технологии; Основные шаги включают проверку записей, их официальное подтверждение печатью и подписью, а также, при желании, перевод в электронный реестр. С учётом последних изменений (введённый в 2024 году порядок дубликатов и завершение переходного периода в 2026 году) важно своевременно обновлять свои данные, чтобы избежать проблем с начислением пенсии и другими социальными выплатами.
Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в оформлении, рекомендуется обратиться в отдел кадров вашего предприятия или в ближайший центр занятости.
Источник: официальные публикации Минтруда России, пресс‑служба Министерства труда и социальной защиты, новости БелТА от 12 декабря 2025 г., материалы портала ЭТК.