В Республике Беларусь трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж и трудовую деятельность гражданина. Часто возникает необходимость предоставить её заверенную копию (выписку) для различных целей: при оформлении кредита‚ в пенсионный фонд‚ при поступлении в учебное заведение или при смене работы. Важно понимать‚ что заверяется не сама книжка‚ а её копия или выписка. Подлинник хранится у работника.
Ключевые понятия: выписка‚ копия и заверение
Согласно действующему законодательству РБ (Инструкция от № 40 с изменениями):
- Выписка из трудовой книжки — это документ‚ который содержит все записи о работе‚ как в подлиннике‚ и заверяется печатью и подписью работодателя (или уполномоченного архива). Часто оформляется на отдельном бланке.
- Заверенная копия — точная копия страниц трудовой книжки‚ на которой проставляется специальная заверительная надпись.
- Заверение — это процесс удостоверения подлинности копии или выписки. Оно придаёт документу юридическую силу.
Когда и кто может заверить трудовую книжку?
Заверяет документ работодатель (организация‚ где гражданин последний раз работал) или орган‚ хранящий дела (архив)‚ если организация уже ликвидирована или документы переданы на хранение.
Образец заверительной надписи (для копии)
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ заверительная надпись на копии трудовой книжки должна содержать:
- Наименование документа («Копия трудовой книжки»).
- Дату выдачи копии.
- Подпись должностного лица (обычно начальника отдела кадров или руководителя организации).
- Расшифровку подписи (ФИО).
- Печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН).
- Обязательное указание места хранения подлинника. Например: «Подлинник трудовой книжки хранится в деле № ХХХ ООО «Пример»».
Копия верна
Подлинник трудовой книжки серии ХХХ № ХХХХХХ хранится в деле № 123 за 2020-2024 гг. ООО «Ваша Организация»
_________________ / Иванов А.П. /
(подпись) (расшифровка)
«___» _____________ 20__ г.
Образец выписки из трудовой книжки (форма РБ)
Выписка обычно оформляется на отдельном бланке установленной формы. Ниже приведён пример заполнения на основе актуальных образцов РБ 2024-2026 гг.
ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Серия ________ № ________________
Фамилия ________________________________________
Имя ____________________________________________
Отчество _______________________________________
Дата рождения __________________________________
| Дата | Наименование организации‚ её структурного подразделения | Профессия (должность) | Основание (приказ‚ номер‚ дата) |
|---|---|---|---|
| ООО «Техносервис» | Инженер-программист | Приказ № 45 от | |
| ООО «Техносервис» | Инженер-программист | Увольнение по собственному желанию‚ приказ № 120 от |
Выписка верна:
_________________ / Петрова С.И. /
(подпись)
«___» _____________ 20__ г.
Печать ООО «Техносервис»
Порядок действий для получения заверенной копии/выписки
- Обращение в организацию/архив. Напишите заявление с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки или выписку. Укажите‚ для каких целей она нужна.
- Предоставление документа. Предъявите подлинник своей трудовой книжки для сверки. Если книжка утеряна‚ сначала необходимо получить дубликат.
- Оплата услуги. За оформление выписки или заверенной копии может взиматься плата в соответствии с тарифами организации (для архивов — по установленным тарифам). Уточняйте заранее.
- Получение документа. После оформления проверьте‚ все ли записи перенесены верно‚ и есть ли обязательная заверительная надпись с указанием места хранения подлинника и печатью.
Особенности для разных образцов трудовых книжек
На территории РБ до сих пор встречаются два основных образца:
- Трудовая книжка образца 1973 года (на русском и белорусском языках). Заверение производится по тем же правилам. Если первая половина (на русском) заполнена‚ выдача вкладыша не требуется.
- Трудовая книжка образца 2014 года (утверждена Инструкцией от ). Имеет стандартный формат. Все записи вносятся на русском языке. Заверение копий и выписок из неё производится в соответствии с общими правилами.
Типичные ошибки при заверении
- Отсутствие указания места хранения подлинника в заверительной надписи. Это делает заверение недействительным.
- Нет печати организации или печать нечеткая.
- Неверное указание данных (ФИО‚ номера‚ даты) в выписке по сравнению с подлинником.
- Заверение кадровиком без права подписи. Подпись должен ставить уполномоченное лицо (часто начальник ОК или руководитель).
- Использование копии копии. Заверять можно только сверку с подлинником.
Правильное заверение трудовой книжки (точнее‚ её копии или выписки) — это гарантия того‚ что документ будет принят государственными и частными организациями. Основное правило — обязательное указание в заверительной надписи места хранения подлинника (номер дела‚ архив‚ кадровая служба). При сомнениях в правильности оформления можно обратиться за консультацией в Министерство труда и социальной защиты РБ или юридическую службу.
Примечание: Информация основана на законодательстве Республики Беларусь и актуальных инструкциях по ведению трудовых книжек. Для получения персонального документа всегда обращайтесь в свою кадровую службу или архив с оригиналом документа.