Запись о награждении в трудовой книжке – обязательный документ, фиксирующий официальное признание заслуг сотрудника. Правильное оформление позволяет не только соблюсти трудовое законодательство, но и избежать ошибок, которые могут привести к оспариванию прав работника.
Нормативно‑правовая база
Основным источником является ст. 66 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовую книжку вносятся сведения о:
- награждениях, присваиваемых за успехи в работе;
- поощрениях, предусмотренных внутренними нормативными актами организации.
Кроме того, в практике применяются:
- Постановления Правительства РФ о порядке ведения кадровой документации;
- Трудовые договоры и локальные нормативные акты организации.
Кто вносит запись и когда?
Запись вносится текущим работодателем после подписания приказа (распоряжения) о награждении. Процедура может быть инициирована:
- по инициативе руководства;
- по заявлению сотрудника;
- в рамках ежегодного аттестационного процесса.
После подписания приказа специалист кадровой службы оформляет запись в соответствии с формой, установленной внутренними документами компании.
Как правильно оформить запись
Структура записи
В зависимости от формы трудовой книжки (бумажная или электронная) в графе 3 – Сведения о награждении указываются:
- Полное наименование организации (и, при наличии, её сокращённое название);
- Полный текст приказа (номер, дата, подпись);
- Дата награждения;
- Краткое описание вида поощрения (например, «почетная грамота», «благодарность», «звание лучшего специалиста»).
Пример оформления (бумажный вариант):
Графа 3:
Организация: ООО «Пример» (ООО «П»);
Приказ № 15 от г. «О награждении благодарностью»;
Дата награждения: г.;
Вид поощрения: Почетная грамота за выдающиеся результаты в проекте «Альфа».
Электронная форма
В электронных трудовых книжках (ЭЛКОД) запись оформляется в соответствующем модуле системы HR. При этом:
- Система автоматически генерирует номер записи;
- В поле «Ссылка на приказ» указывается номер и дата приказа;
- В графе «Комментарий» вводятся сведения о виде поощрения.
Основные ошибки при внесении записи
- Отсутствие ссылки на приказ – без указания номера и даты приказа запись считается недействительной.
- Неправильное наименование организации – использование только аббревиатуры без полного названия может вызвать недоразумения.
- Недостаточное описание вида поощрения – в графе 3 необходимо указать точный тип (грамота, премия, звание и т.д.).
- Запись вносится без подписи ответственного – подпись руководителя кадровой службы обязательна.
Примеры разных видов поощрений
Благодарность
Запись в трудовой книжке:
- Организация: ООО «ТехноСервис»;
- Приказ № 27 от г. «О благодарности»;
- Дата награждения: г.;
- Вид поощрения: Благодарность за многолетний стаж работы.
Почетная грамота
Запись в трудовой книжке:
- Организация: ЗАО «Городская ЖКХ» (ЗАО «ГЖКХ»);
- Приказ № 101 от г. «О награждении Почётной грамотой»;
- Дата награждения: г.;
- Вид поощрения: Почётная грамота за успешное выполнение проекта «Безопасность города».
Наградное звание «Лучший по профессии»
Запись в трудовой книжке:
- Организация: ОАО «Столица» (ОАО «С»);
- Приказ № 5 от г. «О присвоении звания Лучшего специалиста»;
- Дата награждения: г.;
- Вид поощрения: Звание «Лучший специалист отдела продаж».
Поощрения, которые НЕ заносятся в трудовую книжку
Согласно разъяснениям ЭЛКОД, в трудовую книжку не включаются:
- Премии и иные выплаты, относящиеся к стимулирующим выплатам;
- Материальные поощрения, не сопровождаемые официальным документом о награждении;
- Поощрения, предоставленные в рамках внутренних бонусных программ без официального приказа.
Пошаговая инструкция для HR‑специалиста
- Получить копию приказа (распоряжения) о награждении.
- Определить вид поощрения и оформить его в соответствии с внутренними нормативными актами.
- Внести сведения вручную (бумажный вариант) или в системе ЭЛКОД (электронный вариант) в графу 3.
- Указать полное наименование организации, номер и дату приказа, дату награждения и тип поощрения.
- Подписать запись ответственным сотрудником кадровой службы.
- При необходимости – уведомить сотрудника о внесённой записи и предоставить копию приказа.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли добавить запись о премировании, если она не сопровождается официальным документом?
Ответ: Нет. Для внесения в трудовую книжку требуется официальный приказ (распоряжение) о награждении. - Вопрос: Как оформить запись, если награда была предоставлена по инициативе руководства, но приказ подписан другим руководителем?
Ответ: В графе 3 указывается полное наименование организации‑работодателя и ссылка на приказ, подписанный уполномоченным лицом. - Вопрос: Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения о премировании, если премия выплачивается в виде денежного вознаграждения?
Ответ: Нет. Денежные выплаты (премии) не относятся к видам поощрений, которые фиксируются в трудовой книжке.
Правильное оформление записи о награждении и поощрении в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота. Соблюдая требования Трудового кодекса РФ и внутренние регламенты организации, HR‑специалисты обеспечивают:
- прозрачность признания заслуг;
- защиту прав работников;
- соответствие нормативам при проверках.
Придерживаясь описанной выше инструкции, вы сможете без ошибок и задержек оформить все необходимые записи в трудовой книжке, что повысит доверие сотрудников к компании и уменьшит риск юридических споров.