Дата публикации: 23 мая 2026 г.

Содержание

1. Зачем нужно заверять трудовую книжку
2. Нормативная база
3. Что такое заверение и чем оно отличается от нотариального заверения
4. Обязательные элементы заверения
5. Заверение копий для внутреннего использования
6. Заверение копий для передачи в другую организацию
7. Пример штампа и оформления надписи
8. Копия электронной трудовой книжки (СТД‑Р)
9. Пошаговая инструкция по заверению
10. Частые ошибки и как их избежать
11. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужно заверять трудовую книжку

Заверение копии трудовой книжки подтверждает её достоверность и соответствие оригиналу. Это необходимо:

• при устройстве на новую работу;
• при оформлении пенсии, пособий или социальных выплат;
• при подаче документов в учебные учреждения, банки или суды;
• при внутреннем контроле кадровой службы (например, для аттестации сотрудников).

Нормативная база

Основные документы, регулирующие порядок заверения:

• ГОСТ Р 7.0;97-2016 «Система стандартов по информационной, библиотечной и издательской деятельности. Правила оформления bibliographic description» – содержит рекомендации по формулировке надписи о месте хранения оригинала;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести и хранить трудовую книжку;
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – определяет, какие сведения должны быть внесены в книжку и как оформляются копии;
• Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, образцы штампов и надписей).

Что такое заверение и чем оно отличается от нотариального заверения

Заверение кадровой службой – это проставление надписи (или штампа) на копии трудовой книжки, подтверждающей её соответствие оригиналу. Оно выполняется уполномоченным сотрудником отдела кадров и не требует участия нотариуса.

Нотариальное заверение – официальное удостоверение подлинности документа нотариусом. Оно требуется, когда копия должна иметь юридическую силу в суде или при сделках с недвижимостью. Для большинства кадровых целей достаточно заверения работодателем.

Обязательные элементы заверения

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практике кадровых служб, на копии трудовой книжки должно быть указано:

1. Слово Верно (или Копия верна);
2. Должность лица, уполномоченного производить заверение (например, специалист по кадрам);
3. Ф.И.О. этого сотрудника;
4. Подпись с расшифровкой;
5. Дата заверения (день, месяц, год);
6. При передаче копии другой организации – место хранения оригинала трудовой книжки (наименование организации, номер дела, год).

Если копия предназначена только для внутреннего использования, пункт 5 можно опустить.

Заверение копий для внутреннего использования

Для сотрудников, которым нужна копия своей трудовой книжки (например, для личного архива или подачи в банк), достаточно простой надписи:

Верно
Должность: специалист по кадрам
Иванов Иван Иванович
Подпись: _____________________

Такой вариант допустимо размещать на каждой странице копии или только на последнем листе прошитого документа.

Заверение копий для передачи в другую организацию

Когда копия направляется потенциальному работодателю, пенсионному фонду или другому внешнему органу, необходимо указать, где хранится оригинал. Пример формулировки:

Верно
Оригинал трудовой книжки хранится в ООО «Ромашка» в деле № 12/2025 за 2025 год.
Должность: ведущий специалист отдела кадров
Петрова Мария Сергеевна
Подпись: _____________________

Указание номера дела и года облегчает поиск оригинала в архиве организации.

Пример штампа и оформления надписи

Многие компании используют готовый резиновый штамп, который содержит все обязательные реквизиты. Пример макета штампа:

При отсутствии штампа надпись можно оформить от руки, соблюдая чёткость и читаемость.

Копия электронной трудовой книжки (СТД‑Р)

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Работодатель выдаёт её в форме СТД‑Р в двух случаях:

1. При приёме на работу сотрудника, у которого ранее была бумажная трудовая книжка;
2. При выдаче дубликата ЭТК по заявлению работника.

Копия СТД‑Р заверяется аналогично бумажной копии: надпись Верно, должность, Ф.И.О., подпись и дата. Указание места хранения оригинала не требуется, так как оригинал находится в электронном виде в системе ПФР.

Пошаговая инструкция по заверению трудовой книжки

1. Подготовьте чистую копию трудовой книжки (ксерокопию или скан). Убедитесь, что все страницы читаемы и не имеют повреждений.
2. Если копия предназначена для внешней организации, уточните в архиве место хранения оригинала (наименование организации, номер дела, год).
3. Выберите способ оформления: штамп или ручная надпись.
4. Заполните все обязательные поля:
• Напишите слово Верно;
• При необходимости добавьте строку о месте хранения оригинала;
• Укажите должность уполномоченного сотрудника;
• Впишите Ф.И.О.;
• Поставьте подпись и расшифровку;
• Укажите дату заверения.
5. Проверьте готовую надпись на отсутствие опечаток и соответствие требованиям ГОСТа.
6. При необходимости прошейте копию и разместите надпись на последнем листе или на каждой странице (по внутреннему регламенту компании).
7. Передайте заверенную копию запрашивающей стороне.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие слова «Верно» – без этой отметки копия не считается заверенной.
• Не указана должность или Ф.И.О. – приводит к сомнению в полномочиях лица, заверявшего документ.
• Нечитаемая подпись – лучше оставить чёткую подпись и рядом расшифровку печатными буквами.
• Отсутствие даты – делает невозможным определить актуальность заверения.
• Не указано место хранения оригинала при внешней передаче – может привести к отказам в приёме документа.
• Использование неутверждённого штампа – некоторые организации требуют строгого соответствия образцу, утверждённому приказом по кадровому делопроизводству.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверять трудовую книжку печатью организации вместо подписи?

Нет. Согласно трудовому законодательству и ГОСТу, заверение должно включать подпись конкретного уполномоченного сотрудника. Печать может дополнительно ставиться, но не заменяет подпись.

Нужно ли заверять копию трудовой книжки для личного использования?

Для личного архива заверение не обязательно, но если копия может быть предъявлена третьим лицам (банк, посольство), лучше её заверить, чтобы избежать вопросов о подлинности.

Как оформить заверение, если оригинал трудовой книжки утерян?

В случае утери оригиала выдаётся дубликат трудовой книжки (форма ТД‑2). Копия дубликата заверяется так же, как и копия оригинала, с указанием, что документ является дубликатом.

Можно ли использовать электронную подпись при заверении копии СТД‑Р?

Да. При работе с электронными документами допустимо использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) уполномоченного сотрудника кадровой службы. При распечатке электронной копии ставится обычная ручная подпись рядом с надписью «Верно».

Где взять образец штампа для заверения?

Образец утверждается внутренним приказом по кадровому делопроизводству. Обычно в отделе кадров есть готовый шаблон, который можно передать в службу печати для изготовления резинового штампа.

Заверение трудовой книжки – простая, но важная процедура, требующая внимательности к деталям. Соблюдение всех перечисленных требований гарантирует, что копия будет признана достоверной в любой организации и государственном органе.