Вопрос о том, нужно ли заверять печатью записи о поощрениях и награждениях в трудовой книжке, часто вызывает недоумение у кадровиков, бухгалтеров и самих работников. Многие считают, что любая запись в трудовой книжке — будь то прием на работу, увольнение или поощрение — должна быть скреплена печатью. Однако на практике всё не так однозначно. Давайте разберёмся подробно, когда и как заверяются записи о поощрениях, какие из них вообще вносятся в трудовую книжку, и какие нормы законодательства регулируют этот процесс.

Что вносится в трудовую книжку: поощрения или премии?

Важно чётко разделять понятия поощрения и премий, поскольку законодательство относит их к разным категориям:

• Премии — это часть системы оплаты труда, предусмотренные коллективным договором, положением о премировании или локальными нормативными актами. Они выплачиваются регулярно (ежемесячно, ежеквартально) и связаны с выполнением трудовых обязанностей. В трудовую книжку такие премии вносить НЕ нужно (см. п. 4.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Минтрудом России).
• Поощрения — это особые формы признания заслуг работника, не связанные напрямую с системой оплаты труда. К ним относятся:
  • награждение почётной грамотой;
  • вручение благодарности от руководства;
  • включение на Доску почета;
  • награждение государственными наградами (орденами, медалями, почетными званиями);
  • вручение ценного подарка за выдающиеся достижения в труде.

Важно! Согласно п. IV.25 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), в трудовую книжку вносятся только поощрения за трудовые заслуги, а не выплаты денежных премий. То есть, если работник получил благодарность от генерального директора за успешное завершение проекта — это можно и нужно внести. А если он получил ежемесячную премию за выполнение плана — это не подлежит внесению.

Нужно ли заверять запись о поощрении печатью и подписью?

Ответ на этот вопрос зависит от момента заверения:

При внесении записи о поощрении

Запись о поощрении в трудовую книжку при её внесении НЕ требует заверения печатью и подписью руководителя. Это означает, что когда кадровик вносит информацию о награждении почётной грамотой, он не обязан ставить печать организации или подписывать запись отдельно от других записей.

Запись оформляется в стандартном порядке:

1. Дата награждения;
2. Наименование поощрения (например: «Награждён почётной грамотой»);
3. Основание (номер и дата приказа, например: «На основании приказа № 45 от »);
4. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика);
5. Расшифровка подписи.

Печать в этот момент не ставится — это не требуется законом.

При увольнении работника

Вот здесь, ключевой момент! Согласно п. 35 и п. 36 Правил № 225, при увольнении работника все записи, внесённые в трудовую книжку за время его работы, заверяются единой подписью и печатью работодателя.

Это означает, что даже если запись о поощрении была внесена год назад и не заверялась печатью, при увольнении она обязательно должна быть заверена вместе со всеми другими записями — о приёме, переводах, увольнении и т.д.

Как это выглядит на практике:

• В последней записи (о прекращении трудового договора) кадровик ставит подпись и печать;
• Эта подпись и печать охватывают все записи в трудовой книжке, включая поощрения;
• Отдельно заверять каждое поощрение не нужно — достаточно общей заверительной надписи на последней странице.

Важно! Если у организации нет печати, то достаточно подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписи руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой. Печать — не обязательна, если её нет (ст. 23 ТК РФ).

Примеры правильного оформления

Пример 1: Внесение записи о поощрении

Строка в трудовой книжке:

Сведения: Награждён почётной грамотой за высокие результаты в работе и инициативность
Основание: Приказ № 45 от
Подпись: И.И. Иванова
Расшифровка: И.И. Иванова, специалист по кадрам

Печать не ставится.

Пример 2: Заверение при увольнении

Последняя запись (об увольнении):

Сведения: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ
Основание: Заявление от № 12
Подпись: И.И. Иванова
Расшифровка: И.И. Иванова, специалист по кадрам
Печать: [печать организации]

Эта подпись и печать заверяют ВСЕ записи в трудовой книжке — включая поощрения, переводы, повышения и т.д.

Что делать, если запись о поощрении внесена ошибочно?

Если в трудовую книжку была внесена запись о премии, которая не подлежит внесению (например, «Премирована за выполнение плана»), её нельзя зачёркивать!

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, ошибочные записи исправляются следующим образом:

1. Неверная запись признаётся недействительной;
2. Справа от неё делается новая запись: «Запись № X признаётся недействительной»;
3. Указывается основание (например, «внесена ошибочно»);
4. Новая запись заверяется подписью и печатью работодателя.

Зачёркивание, исправления карандашом или корректором — строго запрещены!

• Записи о поощрениях (грамоты, благодарности, Доска почета, государственные награды) вносятся в трудовую книжку.
• Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда, в трудовую книжку вносить нельзя.
• При внесении записи о поощрении печать не ставиться, достаточно подписи кадровика.
• При увольнении все записи в трудовой книжке, включая поощрения, заверяются подписью и печатью работодателя (если печать есть).
• Отсутствие печати не является нарушением — достаточно подписей руководителя и кадровика.
• Ошибочные записи исправляются новой записью, а не зачёркиванием.

Совет кадровику: всегда проверяйте, что именно вы вносите в трудовую книжку. Не путайте премии и поощрения. И помните: главное — не заверять каждую запись отдельно, а заверить все записи вместе при увольнении. Это и есть правильный, законный и безопасный подход.

Соблюдение этих правил защитит работодателя от претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит работнику полную и достоверную документацию о его трудовой деятельности.