В 2026 году цифровизация трудовых отношений в России достигла своего пика. С момента перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2020 году прошло уже несколько лет, и многие работники успели забыть, как выглядит бумажный аналог. Однако потребность в подтверждении стажа никуда не делась: справки требуют банки при выдаче кредитов, визовые центры, новые работодатели и социальные службы.

В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой заверенная копия сведений из электронной трудовой книжки, как она выглядит, кто имеет право ее выдавать и приведем актуальный образец оформления.

Что такое «копия» электронной трудовой книжки?

Важно сразу внести ясность: электронная трудовая книжка не имеет физического носителя. Она существует только в виде записи в базе данных Социального фонда России (СФР). Поэтому понятие «копия ЭТК» является условным.

На практике под этим подразумевается один из двух документов:
Выписка из СФР (форма СТД-Р или СТД-СФР) – это основной документ, содержащий полную историю трудовой деятельности.
Заверенная работодателем копия выписки – документ, который работодатель формирует на основе данных из СФР и заверяет своей подписью и печатью (при наличии) для передачи работнику.
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему заверенную копию документа, связанного с работой. В случае с ЭТК такой копией становится распечатанная форма сведений о трудовой деятельности.

Кто и как может получить сведения?

Получить актуальные данные о своей трудовой деятельности работник может тремя способами:

• Через портал Госуслуги (самый быстрый способ, документ приходит в личный кабинет с цифровой подписью СФР).
• В клиентской службе Социального фонда России (СФР).
• У текущего работодателя (или последнего, если работник уволился).

Если работник обращается к работодателю, тот обязан сформировать выписку на основании данных, полученных из СФР, и заверить ее.

Инструкция: как правильно заверить копию выписки из ЭТК

Процесс оформления документа строго регламентирован. Ошибки в заверении могут привести к тому, что банк или госорганы откажут в приеме документа.

Шаг 1: Формирование выписки

Работодатель формирует выписку по форме СТД-Р (если данные передаются работодателем) или берет готовую выписку СТД-СФР, полученную из системы СФР. В документе должны быть отражены все периоды работы, должности, причины увольнения и реквизиты приказов.

Шаг 2: Распечатка

Документ распечатывается на бумаге формата А4. Важно, чтобы все страницы были пронумерованы, если их несколько.

Шаг 3: Заверение

На каждой странице (или на последнем листе с прошивкой, если страниц много) делается отметка о заверении.

Правила заверения (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Пишется слово «Копия верна».
Указывается должность лица, заверяющего копию.
Ставится личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Указывается дата заверения.
При наличии – ставится печать организации (если она используеться в документообороте).
Делается отметка о том, что подлинник документа находится в деле (например, в личном деле сотрудника) или в архиве СФР.

> Важно: С 2023 года требование об обязательном наличии печати для ООО и АО упразднено, если организация не использует ее в своей деятельности. Однако многие банки и госорганы по инерции продолжают требовать печать. Рекомендуется ставить ее, если она есть, во избежание вопросов.

Образец заверительной надписи

Ниже приведен пример того, как должна выглядеть заверительная надпись на выписке из электронной трудовой книжки. Она располагается обычно в нижней части последнего листа или на обороте, если места на лицевой стороне недостаточно.
—

—

Нюансы для совместителей и уволенных сотрудников

В предоставленных данных упоминались вопросы о совместителях. Здесь действуют следующие правила:

• Основное место работы: Выписку формирует и заверяет основной работодатель.
• Совместительство: Работодатель по совместительству не ведет бумажную трудовую книжку и не формирует основную выписку СТД-Р за весь период, если у работника нет бумажной книжки. Сведения о работе по совместительству вносятся в ЭТК только по желанию работника. Если работник просит копию сведений о работе именно у совместителя, этот работодатель выдает выписку только о периоде работы у него.
• Уволенные сотрудники: Если работник уволился, он может обратиться к последнему работодателю за заверенной копией выписки. Работодатель обязан выдать такой документ в течение 3 рабочих дней после обращения.

Частые ошибки при оформлении

При подготовке копии электронной трудовой книжки кадровики часто допускают следующие ошибки, которые делают документ недействительным:

Отсутствие даты заверения. Без даты копия считается неактуальной.
Неполная расшифровка подписи. Должно быть понятно, кто именно заверил документ (Фамилия и инициалы).
Использование факсимиле. Личная подпись руководителя или уполномоченного лица должна быть живой. Использование факсимиле (штамп-подпись) при заверении копий документов, связанных с трудовой деятельностью, часто признается незаконным, если это прямо не разрешено внутренними нормативными актами и соглашением сторон.
Заверение только первой страницы. Если выписка состоит из нескольких страниц, должна быть прошита, пронумерована и скреплена подписью и печатью (на стыке листов), либо заверена каждая страница.

Юридическая сила электронной подписи

Стоит отметить, что с 2026 года документ, полученный через портал Госуслуг и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) Социального фонда России, имеет полную юридическую силу оригинала.

Однако, если организация-получатель документа (например, иностранный банк или консервативное госучреждение) требует бумажный вариант с «живой» печатью и подписью, работник вправе потребовать от работодателя issuance (выдачи) именно такой заверенной копии на бумажном носителе.

Заверенная копия электронной трудовой книжки в 2026 году остается востребованным документом, несмотря на тотальную цифровизацию. Правильное ее оформление — обязанность работодателя, нарушение которой может повлечь административную ответственность.

Главное правило: документ должен достоверно отражать данные из информационной системы СФР и содержать все необходимые реквизиты заверения (надпись «Копия верна», должность, подпись, дата). Соблюдение этих простых требований гарантирует работнику беспрепятственное получение кредитов, виз и трудоустройство.