Трудовая книжка, основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю работы гражданина. При необходимости предоставить информацию о себе (например‚ при устройстве на новую работу‚ оформлении пенсии или кредита) часто требуется её копия. Но не любая копия имеет юридическую силу. Заверенная копия трудовой книжки — это официальный документ‚ равный по силе подлиннику при условии соблюдения строгих правил её оформления.

В 2026 году действуют обновлённые требования‚ основанные на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Трудовом кодексе РФ. В этой статье подробно разберём‚ как правильно оформить‚ заверить и использовать копию трудовой книжки‚ приведём актуальные образцы и ответим на частые вопросы.

Что такое заверенная копия трудовой книжки и зачем она нужна?

Заверенная копия — это точная копия документа (в данном случае — трудовой книжки)‚ на которую работодатель (или уполномоченное лицо) поставил специальную надпись и печать‚ подтверждая её соответствие подлиннику.

Основные случаи‚ когда требуется заверенная копия:

• При увольнении работник вправе получить заверенную копию своей трудовой книжки (если не забирает подлинник).
• Предоставление в государственные и коммерческие организации (банки‚ ПФР‚ органы соцзащиты) для подтверждения трудового стажа.
• Использование в судебных процессах или при оформлении наследства.
• Если подлинник хранится у работодателя (например‚ при переходе на электронную трудовую книжку)‚ работник может в любой момент получить его заверенную копию.

Юридические основы: на что опираться в 2026 году?

Оформление копий регулируется двумя основными документами:

Трудовой кодекс РФ

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать ему заверенную копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней. Выдача производится бесплатно. Если подлинник остаётся у работодателя (например‚ при переходе на электронный документ)‚ он обязан хранить его и предоставлять копии по первому требованию.

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Этот стандарт устанавливает правила оформления копий документов. Ключевое требование для копии трудовой книжки: в заверительной надписи обязательно указывается место хранения подлинника. Это нововведение‚ которое нужно отражать в 2026 году.

Пример правильной формулировки: «Копия верна. Подлинник трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Пример»».

Пошаговая инструкция: как правильно оформить и заверить копию в 2026 году

Процесс состоит из нескольких обязательных этапов.

Шаг 1: Получение заявления от работника

Работник должен написать письменное заявление. Это защищает работодателя от возможных претензий и является основанием для выдачи документа.

Шаг 2: Создание точной копии

• Копия делается на чистом листе бумаги формата А4.
• Допускается размещать на одном листе два разворота (4 страницы) трудовой книжки для экономии бумаги‚ если это не ухудшает читаемость.
• Все записи‚ штампы‚ подписи должны быть чётко и полностью скопированы. Нельзя использовать увеличение/уменьшение‚ цветные фильтры.
• Копия должна быть полной‚ включая все страницы‚ даже пустые.

Шаг 3: Оформление заверительной надписи (самое важное!)

Надпись размещается на последнем листе копии (или на отдельном листе‚ если копия сшита). Она должна содержать:

1. Надпись «Копия верна».
2. Дату заверения (день‚ когда выдается копия).
3. Должность лица‚ заверяющего копию (обычно начальник отдела кадров или уполномоченный сотрудник).
4. Личную подпись этого лица.
5. Расшифровку подписи (ФИО полностью).
6. Печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН/ОГРН).
7. Обязательную фразу о месте хранения подлинника (см. выше).

Шаг 4: Сшивание копии (если листов много)

Если копия состоит из нескольких листов‚ их необходимо сшить (например‚ скрепить степлером) и пронумеровать. На первом листе можно указать: «Копия трудовой книжки на 10 листах». Сшивание не является обязательным требованием ГОСТ‚ но является хорошей практикой для сохранности документа.

Образцы документов (скачать шаблоны)

Ниже представлены ключевые образцы‚ соответствующие требованиям 2026 года.

Образец заявления работника о выдаче копии трудовой книжки

Образец заверительной надписи на копии трудовой книжки

Образец оформленной первой страницы копии

На первой странице копии (которая является копией первой страницы подлинника) внизу размещается та же заверительная надпись‚ что и на последнем листе. Если копия одностраничная — надпись ставится прямо на ней.

Особые случаи и частые ошибки

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если работник имеет электронную трудовую книжку‚ то по его запросу работодатель обязан выдать не копию‚ а справку по форме СТД-Р (утверждена Приказом Минтруда № 722н). Эта справка также заверяется печатью и подписью. Копия бумажной трудовой книжки в этом случае не выдается‚ так как её нет.

Копия для банка или ПФР

Часто такие организации требуют нотариально заверенную копию. Но это неверно! По закону‚ заверение копии трудовой книжки — прерогатива работодателя‚ который её выдавал. Нотариус не имеет права заверять копию трудовой книжки‚ так как это не его компетенция. Предъявляйте копию‚ заверенную по правилам ГОСТ.

Распространённые ошибки

• Отсутствие фразы о месте хранения подлинника. Самая частая и грубая ошибка‚ делающая копию недействительной.
• Заверение копии не тем лицом. Заверять должен представитель работодателя (начальник отдела кадров‚ директор)‚ а не сам работник.
• Нет печати организации. Без печати надпись не считается заверенной.
• Копия неполная или неразборчивая. Все записи‚ включая штампы о вступлении в профсоюз‚ должны быть видны.
• Дата в заверительной надписи не соответствует дате выдачи. Дата должна быть актуальной.

Ответы на ключевые вопросы

Вопрос: Может ли работник сам сделать копию и попросить её заверить?

Ответ: Да‚ может. Но если он принесёт вам уже скопированный лист‚ вы должны проверить его точность. Если всё верно‚ вы ставите на нём заверительную надпись. Однако ответственность за точность копии в этом случае несёт работодатель‚ её заверяющий.

Вопрос: Сколько стоит заверение копии?

Ответ: 0 рублей. Выдача заверенной копии трудовой книжки — это обязанность работодателя‚ и платить за неё работник не должен (ст. 62 ТК РФ).

Вопрос: Что делать‚ если подлинник трудовой книжки утерян?

Ответ: В этом случае выдается не копия‚ а дубликат трудовой книжки. Порядок его оформления регулируется Инструкцией Минтруда. Дубликат имеет ту же юридическую силу‚ что и подлинник‚ и в нём делается соответствующая запись.

Вопрос: Можно ли заверять копию цветным штампом?

Ответ: Да‚ современные печати часто цветные. Главное‚ чтобы на копии была чёткая‚ читаемая печать организации.

Оформление заверенной копии трудовой книжки, формальная‚ но критически важная процедура. Несоблюдение требований ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ особенно отсутствие указания на место хранения подлинника‚ сделает копию бесполезной для предъявления в официальные инстанции.

Помните простой алгоритм: заявление от работника → точная копия на чистом листе → заверительная надпись с датой‚ должностью‚ подписью‚ печатью и фразой о месте хранения подлинника → выдача под расписку.

Следуя этой инструкции и используя приведённые образцы‚ вы гарантированно оформите юридически корректный документ‚ который будет принят в любой организации в 2026 году и далее.