Заверенная копия трудовой книжки – это документ, подтверждающий факт официального трудоустройства работника и содержащий все сведения о его трудовой деятельности․ Она необходима при подаче заявлений в госорганы, получении кредитов, оформлении виз, а также при трудоустройстве у нового работодателя․ Ниже представлен подробный разбор правовой основы, пошаговой инструкции по заверению, примеров надписей и штампов, а также ответов на часто задаваемые вопросы․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать работнику копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней с момента поступления заявления․
• Статьи 84․1 и 89 ТК РФ гарантируют право работника на получение заверенной копии книжки․
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 устанавливает единый порядок оформления заверенной копии, включая содержание надписи, расположение штампа и требования к шрифту․
• Приказ Минтруда России № XX‑2024 (действует с ) уточняет процедуру заверения электронной трудовой книжки (ЭТК)․

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?

1. При устройстве на новую работу (подтверждение стажа и квалификации)․
2. При оформлении ипотеки, автокредита или потребительского займа․
3. При подаче документов на получение визы, вида на жительство или гражданства․
4. При получении пособий по безработице, материнскому капиталу или другим социальным выплатам․
5. При судебных спорах, связанных с трудовыми отношениями․

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки (2024‑2026 гг․)

1. Получение заявления от работника о выдаче копии трудовой книжки (можно в письменной или электронной форме)․
2. Подготовка копии:
   • Сделать точную photocopy всех страниц оригинальной трудовой книжки․
   • При наличии электронной трудовой книжки – распечатать выписку из личного кабинета на портале «Госуслуги» (формат А4, шрифт Times New Roman 12 pt)․
3. Прошивание копии (если документ многостраничный):
   • Сшить копию ниткой или скрепкой в левом верхнем углу, чтобы страницы не могли быть перепутаны․
   • На обратной стороне последнего листа проставить надпись о заверении․
4. Заверение надписью или штампом:
   • Надпись делается печатным или рукописным способом под реквизитом «Подпись»․
   • Обязательные элементы надписи (по ГОСТ Р 7․0․97‑2016):
     • Слово «Верно» (или его синоним – «Копия верна»)․
     • Полное наименование организации, выдавшей копию․
     • Должность лица, заверившего копию (например, «Начальник отдела кадров»)․
     • ФИО ответственного сотрудника․
     • Дата заверения (день, месяц, год)․
     • Подпись ответственного сотрудника․
     • При наличии – отпечаток печати организации․
   • При использовании штампа: текст штампа должен содержать те же элементы, что и ручная надпись․ Пример штампа:

   Верно
   Наименование организации: ООО «Пример»
   Должность: Начальник отдела кадров
   ФИО: Иванов Иван Иванович
   Подпись: __________
    

5. Регистрация в журнале выдачи (внутренний документ кадровой службы):
   • Запись о номере копии, ФИО работника, дате выдачи и подписи ответственного лица․
6. Вручение копии работнику под расписку в журнале или электронную подтверждающую запись․

Требования ГОСТ Р 7․0․97‑2016 к оформлению заверенной копии

• Шрифт: Times New Roman, размер 12 pt, межстрочный интервал 1,5․
• Поля: верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 25 мм, правое – 15 мм․
• Надпись о заверении размещается строго под строкой «Подпись» (или под фамилией и инициалами руководителя, если подпись отсутствует)․
• Если копия прошита, надпись ставится на последнем листе, а не на каждой странице․
• При наличии печати организации – отпечаток размещается слева от подписи, не затрагивая текст надписи․

Особенности заверения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С года работодатель может выдавать заверенную выписку из ЭТК․ Процедура включает:

1. Получение выписки из личного кабинета работника на портале «Госуслуги» (формат PDF, заверено электронной подписью работодателя)․
2. Распечатка выписки на листе формата А4․
3. Нанесение на распечатку традиционной заверенной надписи (см․ пункт 3)․
4. Регистрация выдачи в журнале учета выписок из ЭТК․

Важно: электронная подпись работодателя на выписке не заменяет обязательной заверенной надписи, требуемой ГОСТом․

Сроки выдачи и ответственность за нарушение

• Согласно ст․ 62 ТК РФ – копия должна быть выдана в течение трех рабочих дней с момента получения заявления․
• За задержку выдачи работодатель может быть привлечен к административной ответственности (ст․ 5․27 КоАП РФ) – штраф от 1 000 до 5 000 руб․
• При выдаче недостоверной или неполной копии возможны гражданско‑правовые исковые требования со стороны работника․

Пример оформления заверенной копии трудовой книжки (образец 2026 года)

Ниже представлен типовой макет, который можно скопировать в текстовый редактор и распечатать․

ВЕРНО
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Начальник отдела кадров
ФИО: Петрова Анна Сергеевна
Подпись: ______________
(отпечаток печати организации)

При использовании штампа текст размещается внутри прямоугольника размером 60 × 30 мм, шрифт – Arial 10 pt, жирный․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию трудовой книжки без печати организации?

Да, если в организации нет печати, заверение осуществляется únicamente надписью и подписью ответственного лица․ Однако наличие печати упрощает проверку документа сторонними организациями․

Нужно ли заверять каждую страницу копии?

Нет․ По ГОСТ Р 7․0․97‑2016 достаточно одной заверенной надписи на последнем листе (или на каждой странице, если копия не прошита)․

Как оформить заверенную копию, если работник уволился более пяти лет назад?

Запрос направляется в архив организации или в территориальный орган Пенсионного фонда РФ, где хранится оригинал трудовой книжки․ После получения оригинала делается копия и заверяется по стандартной процедуре․

Можно ли использовать электронную подпись вместо ручной надписи?

Электронная подпись подтверждает подлинность электронного документа, но для бумажной копии требуется традиционная заверенная надпись (слово «Верно», реквизиты организации и подпись)․

Какие штрафы грозят за выдачу поддельной заверенной копии?

Выдача заведомо ложного документа квалифицируется как мошенничество (ст․ 159 УК РФ) и может повлечь уголовное преследование․

Заверенная трудовая книжка – это важный юридический документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Соблюдение требований ТК РФ, ГОСТ Р 7․0․97‑2016 и внутренних нормативных актов организации позволяет избежать споров с работниками, банками и государственными органами․ Рекомендуем отделу кадров:

• Хранить шаблон заверенной надписи в электронном виде для оперативного использования․
• Периодически проводить инструктаж сотрудников, ответственных за выдачу копий․
• Вести журнал учета выданных копий с указанием даты, ФИО работника и подписи ответственного лица․
• При переходе на электронную трудовую книжку не забывать о необходимости бумажного заверения выписки из ЭТК․

Соблюдение этих простых правил обеспечит законность и доверие к документам, выдаваемым вашей организацией․