Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. С 1 января 2023 года в России обязательному использованию перешли на новые бланки установленного образца, а также активно развивается система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако на практике возникает множество ситуаций, когда работнику или работодателю необходимо оформить заявку на получение нового бланка.
В этой статье подробно разберем, что такое заявка на бланк трудовой книжки, в каких случаях она требуется, как её правильно составить и какие нюансы нужно учесть.
Что такое заявка на бланк трудовой книжки?
Заявка — это служебный документ, который не является самостоятельным правовым актом, а выступает как вспомогательная бумага. Она инициирует процесс выдачи нового бланка трудовой книжки и прилагается к основному документу (например, приказу о выдаче).
Главная цель заявки, официально зафиксировать просьбу работника (или его законного представителя) о выдаче нового бланка с указанием причины, а также получить согласование от компетентного лица (обычно отдела кадров или бухгалтерии).
Когда требуется заявка на новый бланк?
Заявка подается в письменной форме в следующих основных случаях:
- Утрата трудовой книжки (при полной или частичной утере).
- Повреждение бланка (нечитаемые записи, порча, пожар, вода и т.д.).
- Заполнение всех страниц (бланк полностью использован).
- Ошибки в оформлении, допущенные при предыдущем заполнении.
- Переход на новый образец бланка (с 2023 года все новые выдачи и дубликаты оформляются на бланках нового образца).
- Переход на электронную трудовую книжку (при желании работника получить бумажный дубликат на новом бланке).
Кто и куда подает заявку?
Заявку подает сам работник (или его доверенное лицо) в отдел кадров (ОК) или бухгалтерию того работодателя, где он состоит (или состоял) в трудовых отношениях. Если трудовая книжка утеряна, заявку подают в организацию, где работал сотрудник последним.
Важно: если у работника нет трудовой книжки по любой причине, работодатель обязан по его письменному заявлению выдать новый бланк. Отказ должен быть обоснованным.
Обязательные реквизиты заявки
Заявка должна быть составлена в деловом, официально-деловом стиле. Обязательно наличие следующих реквизитов:
- Шапка документа: наименование организации (куда подается), ФИО и должность руководителя (например, «Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову П.С.»).
- «Заявление» или «Заявка».
- Текст: четкое и ясное изложение просьбы. Указать:
- ФИО заявителя полностью.
- Дату приема на работу (если помните).
- Причину необходимости нового бланка (утрата, повреждение, заполнение и т.д.).
- Явное прошение: «Прошу выдать новый бланк трудовой книжки установленного образца».
- Дата составления и личная подпись заявителя.
- Регистрационный номер (проставляется в отделе кадров при приеме).
Пример текста заявки:
Генеральному директору
ООО «Вектор»
Петрову А.Н.
От сотрудника: Сидоровой Анны Михайловны, бухгалтера
Заявление
Я, Сидорова Анна Михайловна, принятая на работу в ООО «Вектор» , в связи с утратой трудовой книжки (свидетельство об утере №… от …), прошу выдать мне новый бланк трудовой книжки установленного образца для дальнейшего правильного оформления моей трудовой деятельности.
«___» __________ 20__ г.
_________________ / Сидорова А.М. /
Особенности для бумажных и электронных трудовых книжек
Бумажная трудовая книжка (новый образец с 2023 г.)
Заявка подается по стандартной схеме. После выдачи нового бланка работодатель обязан в течение 3 рабочих дней внести в него сведения о трудовой деятельности за весь период работы в данной организации (на основании имеющихся документов).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Ситуация сложнее. Если работник уже имеет ЭТК, то новый бумажный бланк не выдается. Однако по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему распечатку сведений из ЭТК на бумажном носителе (форма утверждена приказом Минтруда).
Если же работник хочет иметь бумажный бланк вместо ЭТК, он должен подать заявление о неучастии в ведении ЭТК. В этом случае работодатель выдает ему классическую бумажную трудовую книжку нового образца. Заявка на бланк в этом случае будет частью общего заявления об отказе от ЭТК.
Налоговые и бухгалтерские нюансы
Вопросы, которые часто возникают у бухгалтеров и работодателей:
- Нужно ли применять ККТ при оплате сотрудником бланка трудовой книжки? Нет. Выдача нового бланка по заявлению работника не является реализацией товара (работы, услуги). Это административно-распорядительный акт. ККТ не применяется.
- Надо ли начислять НДС на стоимость бланка? Нет. Стоимость бланка (если он оплачивается работником) не облагается НДС, так как не является объектом обложения. Это возмещение затрат на приобретение документа.
- Как учитывать и хранить трудовые книжки? Бланки (как использованные, так и неиспользованные) являются документами строгой отчетности. Их учет ведется в специальном журнале (карточке учета выдачи бланков). Хранятся в сейфе или отдельно от других документов, с соблюдением требований по защите персональных данных.
Краткий алгоритм действий для работника
- Определите причину необходимости нового бланка (утрата, повреждение, заполнение).
- Напишите заявление по установленному образцу (можно взять шаблон в отделе кадров).
- Подайте заявление руководителю отдела кадров или бухгалтерии.
- Получите на руках новый бланк трудовой книжки (или распечатку из ЭТК).
- Убедитесь, что в новый бланк внесены все сведения о вашей трудовой деятельности в данной организации.
Заявка на бланк трудовой книжки, это формальный, но необходимый документ, запускающий процедуру выдачи нового документа. Её правильное оформление с указанием точной причины защищает и права работника, и интересы работодателя. При этом важно помнить о современных реалиях: с 2023 года используются только бланки нового образца, а приоритет отдается электронному формату ведения трудовых сведений. Поэтому перед подачей заявления уточните в отделе кадров, на каком основании (бумажный бланк или распечатка из ЭТК) вам будет выдан документ.
Соблюдение этих простых правил обеспечит вам актуальный и юридически значимый документ, подтверждающий ваш трудовой стаж.