С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевое изменение в кадровом делопроизводстве, которое затрагивает каждого работника и работодателя. Главный документ, инициирующий этот процесс со стороны сотрудника, — письменное заявление. В этой статье подробно разберем, как его правильно составить, когда подавать и какие нюансы учесть;
Правовая основа: зачем нужно заявление?
Переход на ЭТК регулируется статьей 66.1 Трудового кодекса РФ. Согласно ей:
- Работник вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: в бумажной форме (ТК) или в электронном виде (ЭТК).
- Выбор фиксируется письменным заявлением работника.
- Если заявление не подано, по умолчанию с 1 января 2026 года трудовая книжка будет вестись в электронном виде.
Таким образом, заявление — это не просто формальность, а юридически значимое волеизъявление сотрудника, определяющее формат его трудовой истории на весь срок работы.
Когда и как подавать заявление?
Сроки подачи
Заявление можно подать:
- В любой момент при приеме на работу (вместе с другими документами).
- В период работы, если сотрудник решил изменить ранее выбранный способ.
- До 31 декабря 2025 года включительно, если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку после 2026 года. После этой даты без заявления о сохранении бумажного формата система автоматически перейдет на ЭТК.
Куда подавать?
Заявление подается непосредственно работодателю (в отдел кадров, на бухгалтерию или напрямую руководителю). Работодатель обязан принять заявление, зарегистрировать его и направить в Социальный фонд России (СФР) для оформления ЭТК.
Образцы заявлений (с примерами)
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Вот основные варианты:
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Используется, если сотрудник хочет отказаться от бумажной книжки в пользу цифрового формата.
Директору ООО "Пример" от сотрудника Иванова Ивана Ивановича (паспорт: серия 1234 № 567890, выдан ОВД района, дата выдачи) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу перевести ведение моей трудовой книжки на электронный формат (ЭТК) с [указать дату, с которой нужно начать ведение ЭТК, обычно — дата приема на работу или дата заявления]. На основании ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. Сведения о моей трудовой деятельности прошу направлять в Социальный фонд России. [Дата] _________________ / [Подпись] /
Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Необходимо для сохранения «зеленой» книжки после 2026 года. Подавать нужно до .
Руководителю [Название организации] от [ФИО сотрудника полностью] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме. На основании ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. При этом прошу не направлять сведения о моей трудовой деятельности в электронную трудовую книжку в Социальном фонд России. [Дата] _________________ / [Подпись] /
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
Если у сотрудника уже есть ЭТК в СФР, но он хочет получить выписку на бумаге (например, для банка или визы).
В Социальный фонд России (или через работодателя) от [ФИО, СНИЛС] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) на бумажном носителе. [Можно указать период, за который нужна выписка]. [Дата] _________________ / [Подпись] /
Ключевые нюансы и ответы на частые вопросы
Можно ли передумать?
Да. Работник вправе в любой момент подать новое заявление с изменением выбранного способа ведения трудовой книжки. Например, перейти с бумажной на электронную или наоборот. Новое заявление отменяет действие предыдущего.
Что будет с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой?
- При переходе на ЭТК: бумажная книжка возвращается работодателю. Все записи, которые были в ней, переносятся в электронный формат. После этого бумажная книжка считается недействительной.
- При сохранении бумажного формата: книжка остается у сотрудника, и все новые записи будут вноситься в нее традиционным способом. Электронная копия в СФР не ведется.
Кто хранит данные в ЭТК?
Все сведения о трудовой деятельности в электронном виде хранятся исключительно в Социальном фонде России (СФР). Работодатель лишь направляет туда информацию о приеме, увольнении, изменениях. Сам файл или «электронная книжка» у работодателя не хранится.
Как проверить свою ЭТК?
Сотрудник может в любой момент получить доступ к своим данным:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
- Через личный кабинет на сайте СФР.
- Через работодателя (по запросу работника работодатель может распечатать выписку из ЭТК).
Важно!
- Заявление, ваше право, но не обязанность. Если вы ничего не напишете до конца 2025 года, с вы автоматически перейдете на ЭТК.
- Не теряйте бумажную трудовую книжку! Если вы решили сохранить ее, это ваш главный документ. В случае утери восстановить записи будет очень сложно.
- ЭТК — это не «цифровая копия» вашей книжки. Это официальный, юридически равнозначный бумажному, документ, хранящийся в государственной системе. Его данные имеют такую же силу.
- В Украине также проходит реформа, и с 10 июня 2026 года учет трудового стажа будет осуществляться только в электронном виде. Подача заявлений там также требуется.
Заявление о ведении электронной трудовой книжки — простой, но крайне важный документ. От него зависит, в каком формате будет храниться ваша официальная трудовая история. Не откладывайте решение на потом. Оцените плюсы (легкий доступ, безопасность от потери) и минусы (зависимость от цифровых сервисов) каждого формата и сделайте осознанный выбор, подав соответствующее заявление работодателю в установленные сроки.