Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален и требует правильного документального оформления. В частности, для заведения нового бланка работнику необходимо написать соответствующее заявление. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях требуется заявление на новую трудовую книжку, как его правильно составить и какие законодательные нормы при этом учитывать.

Когда необходимо писать заявление на новую трудовую книжку?

Согласно действующему трудовому законодательству (ч. 4 ст. 65 ТК РФ), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника, у которого данный документ отсутствует. На практике это происходит в следующих случаях:

• Первое трудоустройство. Если человек впервые в жизни устраивается на работу. Однако здесь есть важный нюанс: с 2021 года работникам, которые ранее нигде не трудились, бумажные трудовые книжки больше не оформляются автоматически, они ведутся только в электронном виде. Завести бумажный бланк новичку можно только по его отдельному письменному заявлению.
• Утрата (потеря) документа. Если работник потерял трудовую книжку, он должен обратиться к работодателю (по последнему или новому месту работы) с заявлением об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной.
• Повреждение документа. Если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана, обгорела и т.д.), она подлежит замене.
• Иные причины отсутствия. Например, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки у предыдущего работодателя, а теперь решил снова ее завести (обратный переход на бумажный формат законодательством не предусмотрен, но если документ был утерян после отказа от него, может быть оформлен новый).

Обязательные реквизиты заявления

Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы для такого заявления, однако оно обязательно должно содержать ряд ключевых сведений:

1. Шапка документа: наименование организации, ФИО и должность руководителя, ФИО и должность заявителя.
2. Название документа: «Заявление об оформлении новой трудовой книжки».
3. Просительная часть: четко сформулированная просьба оформить новый документ.
4. Указание причины отсутствия: это критически важный момент; Работодатель обязан знать, почему у работника нет трудовой (первое трудоустройство, утрата, повреждение и т.д.).
5. Дата и подпись работника.

Важное правило для работодателя

Даже если новый сотрудник принес вам абсолютно пустой бланк трудовой книжки, оформить его нельзя. Бланк должен быть приобретен и заведен самим работодателем на основании заявления работника. Оформление трудовой должно быть произведено в присутствии работника не позднее недели со дня приема на работу.

Как составить заявление: образцы для разных ситуаций

Ниже представлены варианты формулировок для заявления в зависимости от причины отсутствия документа.

Заявление при первичном трудоустройстве

Хотя с 2021 года новичкам бумажная трудовая не оформляется по умолчанию, работник имеет право попросить о ее ведении.

Пример формулировки:

«Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что я устраиваюсь на работу впервые. О ведении бумажной трудовой книжки прошу».

Заявление в связи с утерей или повреждением

В этом случае причина отсутствия должна быть указана максимально конкретно.

Пример формулировки:

«Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что утрата документа произошла в связи с [указать причину, например: кражей, потерей при переезде / повреждением документа (заливка водой), вследствие которой он стал непригоден для использования]».

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажная: что изменилось?

По 31 декабря 2020 года включительно работники подавали работодателям письменные заявления о выборе формата ведения трудовой: бумажного или электронного. С 2021 года для тех, кто выбрал электронный формат, бумажная трудовая больше не ведется.

Однако право на бумажный документ остается. Если у работника ранее была бумажная трудовая, и он от нее не отказывался, работодатель обязан продолжать ее вести. Если же работник, имеющий ЭТК, устраивается на новое место и просит завести ему бумажную трудовую, он должен подать письменное заявление. Работодатель будет обязан завести ее, так как законодатель обязывает вести трудовые книжки на работников, если они не отказались от бумажного формата.

Обратите внимание: обратный переход невозможен. Если работник однажды выбрал электронную трудовую книжку и написал заявление об отказе от бумажной, вернуться к бумажному формату ведения нельзя. Но если бумажная книжка была утеряна, ее дубликат (новая книжка) может быть оформлен по заявлению.

Пошаговая инструкция по оформлению для работодателя в 2026 году

1. Получение заявления. Убедитесь, что в заявлении указана причина отсутствия трудовой книжки.
2. Проверка данных. Сверьте данные из заявления с паспортом, документами об образовании и СНИЛС работника.
3. Приобретение бланка. Работодатель закупает чистые бланки трудовых книжек установленного государственного образца.
4. Заполнение титульного листа. Записи вносятся аккуратно, без помарок, на основании паспорта и документов об образовании.
5. Внесение записи о приеме на работу. В раздел «Сведения о работе» вносится запись о приеме сотрудника.
6. Подписание и учет. Титульный лист подписывается лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и самим работником. Книжка регистрируется в книге учета движения трудовых книжек.

Внимательная проверка документов и своевременное получение заявления от работника — залог правильного оформления трудовых отношений. Заявление на заведение новой трудовой книжки защищает как работника (гарантируя учет его стажа), так и работодателя (исключая штрафы за нарушение трудового законодательства). Помните, что заполнение трудовой книжки должно производиться в строгом соответствии с Приказом Минтруда РФ, а любые ошибки могут привести к потере стажа работником и необходимости длительных исправлений.