Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого все новые трудовые отношения будут вестись исключительно в электронном виде. Однако многие сотрудники до сих пор используют бумажные трудовые книжки, особенно те, кто работал до 2020 года или предпочитает традиционный формат. В этой статье мы подробно разберём, как правильно написать заявление на оформление трудовой книжки — как при первоначальном устройстве на работу, так и при восстановлении утерянного документа.

Когда нужно писать заявление на оформление трудовой книжки?

Заявление на оформление трудовой книжки подаётся в следующих случаях:

• При первоначальном трудоустройстве, если у сотрудника нет трудовой книжки (например, он устраивается на работу впервые);
• При утере, порче или повреждении трудовой книжки;
• При переходе с электронной трудовой книжки на бумажную (в рамках переходного периода до 2026 года);
• При приёме на работу гражданина иностранного государства, у которого нет российской трудовой книжки;
• При смене работодателя, если новый работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (например, при отсутствии у сотрудника предыдущей).

Обязательно ли писать заявление?

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, если у него её нет. Однако сам работник должен выразить своё желание — получить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Это делается именно через письменное заявление.

Если сотрудник не подаст заявление, работодатель не имеет права самостоятельно оформлять ему трудовую книжку — это нарушение процедуры. Поэтому заявление — обязательный документ.

Как правильно оформить заявление на оформление трудовой книжки?

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные элементы. Ниже — структура и рекомендации по оформлению.

Структура заявления:

1. Шапка документа — наименование организации, ФИО руководителя, ФИО и должность заявителя.
2. Название документа — «Заявление».
3. Основной текст, чёткое указание просьбы (оформить трудовую книжку), причина (если есть), выбор формата (бумажная или электронная).
4. Дата и подпись — обязательно личная подпись заявителя и дата написания.

Образец заявления на оформление бумажной трудовой книжки:

Заявление

Руководителю
ООО «Светлый путь»
Иванову И.И.
от сотрудника
отдела продаж
Петрова Алексея Владимировича
паспорт: 45 01 123456, выдан ОВД г. Москвы,

Прошу оформить мне трудовую книжку в бумажном виде, так как у меня её ранее не было. Я устраиваюсь на работу впервые.

Подпись: ___________ /Петров А.В./

Образец заявления на переход с электронной трудовой книжки на бумажную:

Руководителю
АО «ТехноСервис»
Сидоровой М.А.
от сотрудника
бухгалтерии
Козлова Дмитрия Сергеевича
паспорт: 45 11 987654, выдан ОВД г. Казани,

На основании пункта 2 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ, прошу перевести мою трудовую книжку с электронного формата на бумажный. Электронная трудовая книжка была оформлена при трудоустройстве в 2022 году. Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку с записями о моей трудовой деятельности, предоставленными Пенсионным фондом РФ.

Подпись: ___________ /Козлов Д.С./

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки (при утере):

Руководителю
ООО «СтройМастер»
Морозовой Е.В.
от сотрудника
отдела логистики
Семёнова Виктора Петровича
паспорт: 45 05 654321, выдан ОВД г. Новосибирска,

В связи с утратой трудовой книжки (случайно сгорела при пожаре в квартире ), прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Прилагаю копии документов, подтверждающих мой трудовой стаж: справки с предыдущих мест работы, копии приказов, выписки из ПФР.

Подпись: ___________ /Семёнов В.П./

Что делать после подачи заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

• Зарегистрировать заявление в журнале входящей документации;
• Оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней (согласно Правилам ведения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ № 225 от );
• Внести в трудовую книжку все сведения о трудовой деятельности, которые подтверждены документами работника;
• Если сотрудник ранее работал, — запросить сведения из ПФР через форму СЗВ-ТД;
• Ознакомить сотрудника с трудовой книжкой под роспись.

Важно: если работник ранее имел трудовую книжку, но утратил её, работодатель обязан выдать дубликат, а не новую книжку. Дубликат оформляется на основании документов, подтверждающих трудовой стаж.

Что делать, если у работника нет трудовой книжки и он, иностранец?

Граждане стран СНГ (включая Узбекистан, Казахстан, Беларусь и др.) могут работать в России без трудовой книжки. Однако если они хотят, чтобы их трудовой стаж учитывался в России, им необходимо:

• Подать заявление на оформление трудовой книжки;
• Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж в стране происхождения (если они есть);
• Работодатель обязан оформить книжку на основании заявления и приложенных документов.

В этом случае в трудовую книжку вносятся сведения только о трудовой деятельности в России, если иностранный работник не предоставил подтверждения стажа за границей.

Важные нюансы 2026 года

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период. Это означает:

• Все новые работники получают только электронные трудовые книжки (ЭТК);
• Бумажные трудовые книжки больше не выдаются, если только сотрудник не подал заявление о переходе на бумажный формат до ;
• Работодатели обязаны передавать все кадровые изменения в ПФР через форму СЗВ-ТД;
• Сотрудники, имеющие бумажные книжки, могут продолжать их использовать, они остаются юридически значимыми до полного исчерпания данных.

Таким образом, если вы устраиваетесь на работу в 2026 году и хотите бумажную трудовую книжку — вы должны подать заявление до 31 декабря 2025 года. После этой даты оформление бумажных книжек для новых сотрудников невозможно.

Заявление на оформление трудовой книжки — это простой, но крайне важный документ, который обеспечивает законность трудовых отношений и защиту ваших прав на пенсию и социальные гарантии. Независимо от того, выбираете ли вы бумажный или электронный формат, всегда пишите заявление — это ваше конституционное право.

Не забывайте:

• Заявление пишется от руки или печатается, но обязательно подписывается лично;
• Сохраняйте копию заявления с отметкой работодателя о получении;
• Проверяйте все записи в трудовой книжке, они должны соответствовать вашему трудовому стажу;
• Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь в ПФР или в службу по труду.

Правильно оформленная трудовая книжка — это не просто бумага. Это ваша история труда, ваша гарантия будущей пенсии и подтверждение профессионального опыта. Не пренебрегайте этим документом — даже в эпоху цифровизации он остаётся ключевым элементом трудовых отношений в России.