Вкладной лист (вкладыш) в трудовой книжке – это документ, фиксирующий сведения о дополнительных местах работы, совмещениях, изменениях условий труда и иных сведениях, которые не помещаются в основной раздел трудовой книжки. Правильное оформление и заполнение вкладыша регулируеться нормативными актами, в частности Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 и последующими уточнениями.

Нормативная база

• Постановление Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. – основной документ, регламентирующий порядок заполнения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320Н от 19 мая 2021 г. – вводит новую форму трудовой книжки, действующую с 1 января 2023 г.
• Ст. 66 ТК РФ – определяет, что вкладыш считается неотъемлемой частью трудовых отношений.

Все изменения, внесенные в трудовые книжки после 01 января 2023 г., должны соответствовать требованиям новой формы, утвержденной Приказом 320Н.

Где и как оформлять вкладыш

Вкладыш оформляется только к основной трудовой книжке. Записи о втором и последующих вкладышах вносятся на ьном листе основной трудовой книжки. Если на ьном листе нет места, вкладыш размещается в отдельном листе, который привязывается к книжке (например, скрепкой или клеем).

Порядок заполнения ьного листа

1. В правом верхнем углу ьного листа указывается «Вкладной лист» и номер вкладыша (1, 2, 3 …).
2. Ниже вводятся сведения, аналогичные тем, что заполняются в основной части книжки:
• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Место рождения;
• Гражданство;
• Сведения о месте работы, должности, сроке действия трудового договора.
3. Последняя строка ьного листа – «Примечание: вкладыш № X», где X – номер вкладыша.

Если места на ьном листе не хватает, вкладыш оформляется отдельным листом, который прикрепляется к книжке и нумеруется соответствующим образом.

Содержание вкладыша

В каждом вкладыше указываются сведения, которые не помещаются в основной раздел, но являются важными для полного трудового профиля сотрудника.

• Смена места работы (перевод, перевод в другой отдел, филиал и т.д.).
• Смена должности или ставки.
• Сведения о совмещении (второй основной рабочий день, подработка).
• Изменения в условиях труда (рабочее время, условия труда, заработная плата).
• Сведения о прохождении аттестации, повышения квалификации.

Каждая запись оформляется в том же стиле, что и основные записи в книжке: дата, место работы, должность, основание (приказ, договор и т.п.).

Пошаговая инструкция по заполнению вкладыша

1. Подготовка документа. Возьмите чистый лист формата А4, на котором будет размещён вкладыш. На верхней части укажите «Вкладной лист № X к трудовой книжке № Y».
2. Заполнение реквизитов. Введите данные работника (ФИО, дата рождения, гражданство).
3. Указание основной информации. Опишите сведения, которые требуется зафиксировать в рамках вкладыша (например, перевод в другой отдел). Укажите дату начала работы в новом месте, должность, основание (приказ № № от «дата»).
4. Указание сведений о совмещении. Если работник совмещает несколько должностей, в отдельном пункте запишите название второй организации, должность, процент рабочего времени.
5. Подпись и печать. После заполнения листа подпишите его от имени работодателя и поставьте печать организации.
6. Прикрепление к книжке. Вложите готовый вкладыш в соответствующее место (на ьный лист или в отдельный карман). Убедитесь, что он надёжно закреплён и не отделяется при листах.

Важно: все записи в вкладыше должны быть сделаны чётким почерком (или печатным шрифтом) и не содержать исправлений без оговорки.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие места на ьном листе. Решение: оформить отдельный листок‑вкладыш и прикрепить к книжке.
• Неправильный порядок нумерации. Вкладыши нумеруются последовательно (1, 2, 3 …). Не пропускайте цифры.
• Неуказание основания изменения. Каждое изменение должно подкрепляться документом (приказ, договор).
• Омиссивное указание даты. Дата начала работы в новом месте обязательна – без неё запись считается недействительной.
• Неправильный формат подписи. Подпись должна быть выполнена от имени руководителя организации, а не от имени сотрудника.

Проверяйте готовый вкладыш перед его прикреплением – отсутствие хотя бы одного обязательного элемента может привести к необходимости повторного оформления.

Примеры заполнения вкладыша

Вкладной лист № 1 к трудовой книжке № 12345
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва, РФ
Гражданство: РФ
Место работы (с ): ООО «ТехноСервис», отдел автоматизации
Должность: Инженер‑проектировщик
Основание: Приказ № 15 от «О переводе в отдел автоматизации»
Совмещение: —
Примечание: Вкладной лист № 1

Пример для совмещения:

Вкладной лист № 2 к трудовой книжке № 12345
ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Дата рождения: 
Место рождения: г. Санкт‑Петербург, РФ
Гражданство: РФ
Место работы (с ): ООО «ГруппТех», отдел продаж
Должность: Менеджер по продажам (50 % рабочего времени)
Основание: Договор № 345 от о совмещении
Примечание: Вкладной лист № 2

Электронные трудовые книжки

С 2022 г. в организации активно вводятся электронные версии трудовых книжек. При этом порядок заполнения вкладышей остаётся прежним, однако:

• Все записи вводятся в электронную форму через HR‑систему.
• Для печати вкладыша используется специальный шаблон, который затем сканируется и прикрепляется к бумажному экземпляру.
• Электронные вкладыши хранятся в защищённом хранилище и подписываются цифровой подписью руководителя.

При переходе на электронный формат обязательно согласуйте с отделом кадров изменения в процедуре оформления вкладышей.

Вкладыш в трудовую книжку – важный документ, фиксирующий все изменения в трудовых отношениях сотрудника. Правильное оформление и своевременное внесение данных позволяют:

1. Соблюдать требования Трудового кодекса РФ и нормативные акты Минтруда.
2. Избежать расхождений в трудовой истории работника.
3. Упростить работу кадрового отдела при оформлении отпусков, пенсий и иных выплат.

При соблюдении изложенной инструкции процесс заполнения вкладыша будет прозрачным, понятным и полностью соответствовать действующему законодательству.