Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. С 2020 года в России действует переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК)‚ а с 1 января 2026 года завершается этот процесс. В связи с этим важно правильно оформлять заявление на оформление трудовой книжки – документ‚ которым сотрудник выражает своё намерение получить (или подтвердить) трудовую книжку в бумажном или электронном виде.

Когда требуется подать заявление?

• При приёме на работу – сотрудник подтверждает своё намерение трудоустроиться и просит оформить трудовую книжку (бумажную или электронную).
• При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную – если работник не написал заявление об отказе от бумажного варианта‚ работодатель обязан вести оба формата параллельно.
• При утере‚ порче или необходимости восстановления трудовой книжки.
• При запросе копии трудовой книжки по требованию сотрудника (работодатель обязан предоставить её независимо от формата).
• При оформлении пенсии‚ социальных выплат или иных пособий‚ где требуется подтверждение трудового стажа.

Кто может подать заявление?

Заявление может подать:

1. Гражданин Российской Федерации.
2. Иностранный работник‚ имеющий право на трудовую деятельность в РФ (например‚ гражданин Республики Узбекистан‚ указанный в предоставленной информации).
3. Лицо без гражданства‚ находящееся на легальном основании в России.

Содержание заявления

Заявление оформляется в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты:

• Шапка: наименование организации (полное название‚ ИНН‚ КПП)‚ адрес.
• Дата составления заявления.
• ФИО сотрудника полностью.
• Должность‚ на которую принимается сотрудник (или текущая должность‚ если заявление о восстановлении/переходе).
• Просьба: «Прошу оформить трудовую книжку в бумажном/электронном виде» (или указать необходимость обеих форм).
• Подпись сотрудника и расшифровка подписи.
• При необходимости – приложения (копия паспорта‚ трудового договора‚ справки о предыдущем месте работы и т.д.).

Пример заявления на оформление трудовой книжки (бумажный вариант)

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567‚ КПП 770101001
г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10

Заявление
от «____» __________ 2026 г.

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт серии 45 № 123456‚
проживающий по адресу: г. Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 5‚ кв. 12‚
прошу оформить трудовую книжку в бумажном виде в связи с приёмом на работу
на должность менеджера по продажам с г.

Подпись _______________ /Иванов И.И./

Особенности оформления заявления при переходе на электронную трудовую книжку

С 1 января 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения о кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД. С 1 января 2026 года переходный период завершается‚ и все трудовые отношения должны фиксироваться исключительно в электронном виде‚ если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.

В этом случае:

• Если сотрудник не подаёт заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ работодатель ведёт оба формата одновременно (бумажный и электронный).
• Если сотрудник хочет получать только электронную трудовую книжку‚ он подаёт заявление о согласии на ведение ЭТК и отказе от бумажного варианта.
• Заявление о согласии на ЭТК может быть оформлено в электронном виде через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в письменной форме и передано работодателю.

Порядок действий работодателя после получения заявления

1. Приём заявления и регистрация его в журнале incoming documents (или в электронной системе документооборота).
2. Проверка completeness: наличие всех обязательных реквизитов‚ подписи‚ приложений.
3. Внесение данных о сотруднике в трудовую книжку (бумажную) – запись о приёме на работу‚ должности‚ дате начала трудовой деятельности.
4. Если требуется электронная трудовая книжка – передача сведений в ПФР через форму СЗВ‑ТД (не позднее пяти рабочих дней с даты события).
5. Выдача сотруднику копии трудовой книжки (по требованию) либо уведомление о successful submission в ЭТК.
6. Хранение оригинала заявления в личном деле сотрудника в течение срока‚ установленного законодательством (не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности).

Юридическая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 65.1) – регулирует ведение трудовых книжек и предоставление копий.
• Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» – касается подтверждения стажа.
• Федеральный закон от № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – связан с электронным учётом стажа.
• Постановление Правительства РФ от № 1785 «О переходе на электронные трудовые книжки» – определяет порядок и сроки внедрения ЭТК.
• Приказ Минтруда России от № 83н «Об утверждении формы СЗВ‑ТД и порядка её заполнения».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да‚ заявление можно оформить в электронном виде и передать через корпоративную систему документооборота или через портал «Госуслуги» (для согласия на ЭТК).

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет‚ нотариальное заверение не требуется‚ достаточно подписи сотрудника.

Что делать‚ если работник потерял заявление?

Можно подать дубликат заявления‚ указав в нём‚ что оно является заменой утраченного оригинала.

Срок хранения заявления?

Согласно ст. 66 ТК РФ‚ документы‚ связанные с ведением трудовой книжки‚ хранятся не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности работника.

Правильное оформление заявления на оформление трудовой книжки – важный этап как для сотрудника‚ подтверждающего своё право на труд и социальные гарантии‚ так и для работодателя‚ обеспечивающего соблюдение законодательства и своевременную сдачу отчётности в ПФР. Учитывая переходный период к электронным трудовым книжкам‚ необходимо чётко определить‚ в каком виде (бумажном‚ электронном или обоих) требуется вести трудовую книжку‚ и оформить соответствующее заявление в соответствии с установленными требованиями.

Соблюдение представленных рекомендаций поможет избежать ошибок‚ штрафов и недоразумений‚ а также обеспечит прозрачность и надёжность ведения трудовых записей в вашей организации.