Ситуация, когда у человека на момент трудоустройства отсутствует трудовая книжка, встречается довольно часто. Это может быть связано с первым рабочи местом, утратой документа, его отсутствием по иным причинам. В таком случае работодатель может запросить у соискателя заявление об отсутствии трудовой книжки. Данный документ является официальным подтверждением и имеет юридическую силу.
Когда требуется такое заявление?
Основные случаи, когда от сотрудника потребуют данное заявление:
- Первое трудоустройство — у молодого специалиста, выпускника учебного заведения, который никогда не работал ранее, трудовой книжки просто не существует.
- Утеря или порча трудовой книжки — если документ был утерян, испорчен или украден, а на его замену ещё не оформлена новая.
- Работа в организации, не ведущей трудовые книжки — например, при работе по гражданско-правовому договору (ГПД) или в некоторых небольших компаниях (хотя с 2021 года ведение трудовых книжек обязательно для всех работодателей).
- Наличие трудовой книжки в другом месте — если основной документ остался у предыдущего работодателя, а новый требует его предъявления.
Правовая основа
Требование о наличии трудовой книжки и возможность её замены заявлением регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 67, 69).
- Постановлением Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек…».
Согласно законодательству, при отсутствии трудовой книжки работодатель вправе запросить у работника заявление об отсутствии и оформить новую книжку на основании этого документа.
Как правильно составить заявление: структура и содержание
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Его лучше оформить на стандартном листе А4 рукописным или печатным способом.
Шапка документа
В правом верхнем углу указываются:
- Наименование организации (работодателя), в которую подаётся заявление.
- ФИО руководителя (или в отдел кадров).
- Должность руководителя.
Основная часть
Начинается с фразы «Я, [ФИО полностью], …». В ней необходимо чётко и без лишних деталей указать:
- Причину отсутствия трудовой книжки (первое трудоустройство, утеря и т.д.).
- Дату, с которой предполагается трудовые отношения (дата приема на работу).
- Просьбу оформить новую трудовую книжку в связи с отсутствием прежней.
- Гарантию о том, что ранее трудовая книжка не оформлялась (или была утеряна, и её поиски не дали результата).
Дата и подпись
Внизу слева ставится дата составления заявления, а под ней — личная подпись с расшифровкой (ФИО).
Образец заявления (пример)
Ниже представлен шаблон, который можно адаптировать под свою ситуацию.
Директору ООО "Пример" Иванову П.С. от специалиста Петрова Ивана Сергеевича ЗАЯВЛЕНИЕ Я, Петров Иван Сергеевич, г.р;, паспорт серии 1234 № 567890, выдан ОВД района Ленинский г. Москвы , зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 1, в связи с тем, что ранее никогда не состоял в трудовых отношениях и не имел трудовой книжки, прошу оформить мне трудовую книжку при приеме на работу в вашу организацию с 15 октября 2023 года на должность менеджера. Настоящим заявлением гарантирую, что у меня отсутствует иная трудовая книжка. Подпись: _________________ / Петров И.С. /
Куда подавать заявление?
Заявление подаётся в отдел кадров (ОК) или бухгалтерию вашего будущего работодателя. Обычно это делается в день приема на работу одновременно с другими документами (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом и т.д.).
Что происходит после подачи?
- Отдел кадров на основании вашего заявления и приказа о приеме на работу оформляет новую трудовую книжку (вносит первую запись).
- Вам выдают готовый документ под расписку.
- В дальнейшем все записи о работе в этой и последующих организациях будут вноситься в эту книжку.
Важные нюансы и частые ошибки
- Не требуется согласие предыдущего работодателя — если трудовая книжка утеряна, вы не обязаны получать от него какие-либо справки. Вашего заявления достаточно.
- Не нужно писать «расписку» — заявление и расписка — разные документы. Заявление — это ваше официальное обращение, а расписка — подтверждение получения чего-либо (например, готовой книжки).
- Указание точной причины — формулировка «не имею» предпочтительнее, чем «утратил», если вы не уверены в факте утери. В случае утери лучше указать это прямо и готовиться к тому, что работодатель может попросить справку из полиции (но это не всегда обязательно).
- Бланк не требуется — заявление пишется на обычном листе, без специального бланка.
- Храните копию — сделайте для себя копию заявления с отметкой отдела кадров о приеме.
Что делать, если трудовая книжка уже есть, но находится у другого работодателя?
Если вы устроились на новую работу, а старая трудовая книжка осталась у предыдущего работодателя, вы должны:
- Написать заявление на имя руководителя старой организации с просьбой вернуть вашу трудовую книжку (она должна храриться у работодателя после увольнения).
- Получив книжку, передать её в отдел кадров новой работы.
- Если старый работодатель не возвращает книжку, вы можете написать заявление о её утере и оформить новую, но это более сложная процедура, требующая обращения в суд или в органы труда.
Заявление об отсутствии трудовой книжки — это простой, но важный документ. Его правильное составление избавляет от проблем при оформлении на работу и является основанием для получения нового документа. Главное, быть точным в формулировках, честно указать причину и не забыть поставить дату и подпись.
Помните: Трудовая книжка — ваш главный документ, подтверждающий трудовой стаж. Относитесь к её оформлению и хранению внимательно!