Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажный вариант продолжает использоваться. Иногда работнику требуется временно получить свой документ на руки — например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии, поступления на новую работу или в рамках кадровых процедур. В этой статье подробно разберем, как правильно составить и подать такое заявление.
Когда нужно заявление на временное получение трудовой книжки?
Ситуации, когда работник может запросить документ на время:
- При увольнении — для предоставления в новую организацию или для личного пользования (например, для подтверждения стажа).
- Для сверки данных, если нужно проверить правильность записей или внести исправления.
- При смене типа документа — например, при переходе с бумажной книжки на электронную (или наоборот).
- Для предоставления в государственные органы — при оформлении пенсии, пособий, визы и т.д.
- В случае утраты или порчи — для получения дубликата (но это уже отдельная процедура).
Правовая основа
Основные нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 81) — регулирует порядок выдачи и ведения трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ № 914 — утверждает форму заявления о выдаче трудовой книжки.
- Приказ Минтруда России — устанавливает правила ведения ЭТК.
Как правильно составить заявление?
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка: наименование организации (работодателя), ФИО и должность руководителя (или в отдел кадров).
- Данные заявителя: ФИО, должность, подразделение, контактный телефон.
- Суть просьбы: четко указать, что вы просите временно выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) на руки, и срок, на который нужен документ (если есть).
- Причина: кратко объяснить, зачем нужен документ (например, «для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии»).
- Дата и подпись.
Важно! Если речь идет об электронной трудовой книжке, заявление должно содержать ссылку на ст. 66.1 ТК РФ и указание на желание получать документ в электронном виде. При временном получении бумажного экземпляра (при наличии ЭТК) нужно указать это отдельно.
Образец заявления на взятие трудовой книжки на время
В [Название организации]
[Должность руководителя, например: Генеральному директору]
от [Ваша должность]
[Ваше ФИО полностью]
[Контактный телефон]
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу временно выдать мне мою трудовую книжку (бумажную/электронную) на руки для [указать цель, например: предоставления в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа].
Обязуюсь вернуть документ в отдел кадров не позднее [указать дату, например: 15 октября 2026 г.].
«___» __________ 20__ г.
_____________________ / [Ваша подпись] /
Куда подавать заявление?
- В отдел кадров (HR-отдел) вашей организации.
- Лично руководителю или через систему электронного документооборота (если такая возможность есть).
- При увольнении, в день ухода, одновременно с получением трудовой книжки (ст. 77 ТК РФ).
Что выдает работодатель?
В зависимости от типа документа:
- Бумажная трудовая книжка — выдается физический экземпляр. На основании заявления в книжке делается запись: «Выдана на руки временно до [дата]».
- Электронная трудовая книжка (ЭТК):
- Работник может получить выписку из ЭТК на бумаге (оформляется как копия, заверенная подписью и печатью работодателя).
- Или получить доступ к личному кабинету на портале Госуслуг или сайте работодателя для самостоятельного распечатывания.
Права и обязанности сторон
| Работник | Работодатель |
|---|---|
| Имеет право на временное получение своей трудовой книжки. | Обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с даты заявления (если нет обстоятельств, препятствующих выдаче). |
| Должен вернуть документ в указанный срок или при увольнении. | Вносит в книжку (или в систему ЭТК) запись о выдаче с указанием даты возврата. |
| Не вправе вносить изменения в книжку самостоятельно. | Отвечает за сохранность документа, если он остался у работодателя. |
Частые вопросы (FAQ)
Могут ли отказать в выдаче?
Да, если:
- Заявление оформлено некорректно (нет реквизитов, неясна цель).
- У работника есть задолженность по возврату ранее выданной книжки.
- Документ находится в ревизии или используется в судебном процессе.
Что делать, если книжку не вернули в срок?
Работодатель вправе:
- Направить письменное требование о возврате.
- Применить дисциплинарное взыскание (если работник числится в штате).
- Обратиться в суд для взыскания ущерба (если документ утерян).
Как оформить заявление на электронную трудовую книжку?
Форма аналогична, но в тексте нужно указать: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставить доступ к ней/выписку из нее». Ссылка на ст. 66.1 ТК РФ обязательна.
Заявление на временное получение трудовой книжки — стандартная кадровая процедура. Главное — четко указать цель и срок возврата, соблюсти форму и подать документ в установленном порядке. При наличии электронной трудовой книжки процесс упрощается: можно получить выписку онлайн. В случае споров обращайтесь к тексту Трудового кодекса РФ или консультируйтесь с юристом.
Статья обновлена с учетом законодательства на 2026 год. Обратите внимание на возможные изменения в вашем регионе.