С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Переход на новый формат регулируется Федеральным законом от 16 декабря 2019 г․ № 439‑ФЗ и статьёй 66․1 Трудового кодекса РФ․ Несмотря на то, что многие сотрудники уже имеют электронную трудовую книжку, вопрос о необходимости подачи заявления на её ведение остаётся актуальным․ Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления и практические рекомендации․
Нормативная база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ – вводит понятие электронной трудовой книжки и устанавливает порядок её ведения․
- Статья 66․1 ТК РФ – предоставляет работнику право выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную) и обязывает работодателя принимать соответствующее заявление․
- Постановления Правительства и приказы Минтруда – уточняют сроки подачи сведений в Социальный фонд России (СФР) и порядок внесения записей в бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК․
Когда необходимо подавать заявление?
Согласно ст․ 66․1 ТК РФ, заявление о переходе на электронную трудовую книжку подаётся в любой момент, когда работник желает изменить форму ведения своей трудовой книжки․ Закон не устанавливает жёстких сроков, однако для удобства учёта рекомендуется:
- Подавать заявление при приёме на работу (если работник сразу хочет вести трудовую книжку в электронном виде)․
- Подавать заявление при переводе с одной формы ведения на другую (например, с бумажной на электронную)․
- Подавать заявление в начале календарного месяца, чтобы избежать задержек при передаче сведений в СФР․
Если работник не подаёт заявление, работодатель обязан продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде, а сведения о трудовой деятельности передавать в СФР в соответствии с общими правилами․
Как оформить заявление?
Утверждённой унифицированной формы заявления нет, поэтому документ может быть составлен в свободной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»;
- ФИО сотрудника полностью;
- Должность и структурное подразделение;
- Дата подачи заявления;
- Чёткое указание на желание вести трудовую книжку в электронном виде;
- При необходимости – просьба о выдаче на руки бумажной трудовой книжки (работодатель обязан выдать её после получения заявления);
- Подпись сотрудника и расшифровка подписи;
Примерный шаблон:
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера-конструктора в отделе проектирования, прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде и вести мою трудовую книжку в электронном формате․ Прошу также выдать мне на руки бумажную трудовую книжку с записью о подаче данного заявления․ Подпись: _____________ /Иванов И․И․/
Что происходит после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку (если она у сотрудника есть) запись о подаче заявления согласно п; 3 раздела «Сведения о работе»:
«Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ»․ - Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку на руки (если он её запросил)․
- Начать передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в Социальный фонд России в электронном виде (через ЕГРЗ или личный кабинет на портале Госуслуг)․
- Обеспечить хранение электронной трудовой книжки в СФР – работодатель больше не отвечает за её ведение и хранение․
Как проверить, что у кандидата уже есть электронная трудовая книжка?
Существует несколько способов:
- Запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуги (раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки»)․
- Попросить сотрудника предоставить СНИЛС и проверить наличие записи в личном кабинете СФР․
- При приёме на работу потребовать предъявить бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления на ЭТК (если такая запись есть – значит, электронная книжка уже ведётся)․
Практические рекомендации для работодателей и сотрудников
Для работодателей
- Включите в внутренние регламенты пункт о приёме и обработке заявлений на переход на ЭТК․
- Обеспечьте доступ сотрудников к инструкциям по подаче заявления через Госуслуги или внутренний портал․
- Ведите журнал регистрации полученных заявлений (дата, ФИО, номер заявления)․
- Своевременно передавайте сведения в СФР – не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления (по рекомендациям Минтруда)․
Для сотрудников
- Если вы хотите вести трудовую книжку в электронном виде – подавайте заявление сразу при приёме на работу или при изменении формы ведения․
- Не забудьте указать в заявлении просьбу о выдаче бумажной трудовой книжки, если она вам нужна для предъявления третьим лицам (банки, посольства и т․д․)․
- После подачи заявления проверьте наличие выписки из ЭТК в личном кабинете Госуслуг – это подтвердит, что ваши сведения уже передаются в СФР․
- Сохраняйте копию заявления и выписки из ЭТК в личном архиве – они могут понадобиться при подтверждении стажа или при спорах с работодателем․
Подача заявления на ведение трудовой книжки в электронном виде не является обязательной в том смысле, что закон не налагает штраф за её отсутствие․ Однако, если работник желает, чтобы его трудовая стаж учитывался в электронном формате, а работодатель был освобождён от обязанности вести и хранить бумажную книжку, такое заявление необходимо․ Оно оформляется в простой письменной форме, подаётся в любой удобный момент и после его получения работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она есть) и начать передачу сведений в СФР․
Таким образом, ответ на вопрос «Нужно ли подавать заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде?» звучит так: Да, если вы хотите пользоваться электронной формой ведения трудовой книжки и избавить работодателя от обязанности её хранить; в противном случае можно продолжать вести книжку в бумажном виде без подачи заявления․