Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы citizenа. С 2021 года в России действуют новые правила, которые кардинально изменили порядок её оформления при первом трудоустройстве. Эта статья подробно разберет, что такое заявление на выдачу первой трудовой книжки, когда оно нужно, как его правильно составить и в чем разница между электронной и бумажной формами в 2026 году.
Ключевые изменения с 2021 года: электронная трудовая книжка по умолчанию
Самое главное, что нужно помнить каждому, кто впервые идет на работу:
- Если гражданин впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года, ему автоматически оформляется ЭЛЕКТРОННАЯ трудовая книжка (ЭТК).
- Бумажная трудовая книжка (бланк установленного образца) для таких работников НЕ ОФОРМЛЯЕТСЯ по умолчанию.
- Работник имеет право подать письменное заявление о выдаче ему бумажного бланка вместо электронной. В этом случае работодатель обязан выдать традиционную книжку.
Таким образом, само «заявление на выдачу» чаще всего означает именно заявление на получение БУМАЖНОГО экземпляра, так как электронный формат создается и ведется автоматически в системе Пенсионного фонда (СФР).
Кто и когда должен оформить первую трудовую книжку?
Ответ однозначен:
Первичную трудовую книжку (в любой форме) заводит и заполняет ПЕРВЫЙ работодатель — организация или ИП, где citizen впервые официально трудоустраивается.
Процесс выглядит так:
- Трудоустройство: Работодатель заключает с новым сотрудником трудовой договор.
- Передача сведений в СФР: Работодатель обязан в течение 3-х рабочих дней с даты приема на работу передать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работника (ст. 66.1 ТК РФ). Именно на основании этих сведений в системе СФР создается электронная трудовая книжка.
- Выдача документов: В последний день перед отпуском или в день увольнения (если работа короткая) работодатель выдает работнику его трудовую книжку. Если это первая работа, то она будет либо электронной (информация в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте ПФР), либо бумажной, если было подано соответствующее заявление.
Когда нужно заявление на выдачу бумажной трудовой книжки?
Заявление пишется в двух основных случаях:
При первом трудоустройстве (основной случай)
Работник, не имеющий ранее трудовой книжки (бумажной или электронной), хочет получить традиционный бланк. Он подает заявление первому работодателю в момент приема на работу.
При утере/повреждении ранее выданной бумажной книжки
Если у работника уже была бумажная книжка, и она утеряна или испорчена, он может запросить у текущего или предыдущего работодателя (кто её выдавал) дубликат. Для этого также подается заявление.
Образец заявления на выдачу бумажной трудовой книжки (первое трудоустройство)
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Вот примерная структура:
Директору [Название организации] [Адрес организации] от [ФИО работника полностью] [Адрес регистрации/фактического проживания] Паспорт: серия ______ № ______, выдан ______, код подразделения ______ Контактный телефон: _______________ ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку установленного образца вместо электронной, так как я впервые устраиваюсь на работу и предпочитаю иметь бумажный документ. На основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и части 3 статьи 66.1 ТК РФ. «___» __________ 20__ г. ____________________ / [Фамилия И.О.] / (подпись)
Важные нюансы при заполнении:
- Указание на «первое трудоустройство» и «вместо электронной» — ключевая фраза.
- Ссылка на статьи ТК РФ (65 и 66.1) показывает вашу осведомленность.
- Дата и подпись обязательны.
Как и что заполняет работодатель в трудовой книжке при первом оформлении?
Если выдана бумажная книжка, работодатель обязан правильно её оформить. Вот как это происходит согласно правилам:
- Страница 1 (ьный лист):
- ФИО, дата рождения, СНИЛС, образование (если есть).
- Печать организации (или оттиск штампа с реквизитами для ИП) ставится на ьном листе.
- Первая запись о приеме на работу (основная):
- Графа 1 (№ п/п): ставится «1».
- Графа 2 (дата): дата заключения трудового договора (день приема на работу).
- Графа 3 (сведения о работе): «Принят на работу» + название должности, структурного подразделения, дата заключения договора. Указывается основание: номер и дата приказа.
- Графа 4 (подпись): подпись руководителя организации (уполномоченного лица) и расшифровка.
- Запись о заявлении (если была бумажная книжка):
Как указано в предоставленной информации из КонсультантПлюс, если работник подал заявление на бумажный бланк, в графу 3 первой записи (или отдельно) вносится пометка: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается дата и номер регистрации этого заявления.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?
Да, можете. Для этого необходимо подать письменное заявление первому работодателю. Отказаться от электронной формы и получить бумажную можно только один раз — при первом трудоустройстве. В дальнейшем, если у вас уже есть ЭТК, перевести её в бумажный вид нельзя. Вы можете только запросить выписку из электронной трудовой книжки (она имеет ту же юридическую силу, что и бумажная).
Что делать, если работодатель отказывается выдать бумажную книжку по моему заявлению?
Это нарушение Трудового кодекса (ч. 4 ст. 65, ч. 3 ст. 66.1). Ваши действия:
- Письменно (через заявление) настаивать на выполнении вашего законного требования.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Пенсионный фонд России (СФР).
- Обратиться в суд для принуждения работодателя к выдаче документа и взыскания компенсации за задержку.
Где я могу посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Через личный кабинет на:
- Портале Госуслуг (раздел «Сведения о трудовой деятельности»).
- Сайте Пенсионного фонда России (ПФР).
Доступ открыт после подтверждения личности. Все записи о работе вносятся туда автоматически после сдачи сведений работодателем.
Что такое выписка из электронной трудовой книжки и зачем она нужна?
Выписка — это официальный документ на бумажном носителе, который выдается по вашему заявлению в отделе кадров любой организации (текущей или бывшей) или в клиентской службе СФР. Она содержит все те же сведения, что и электронная версия, заверена печатью СФР или организации и имеет равную юридическую силу с бумажной трудовой книжкой. Её можно использовать для подтверждения стажа при устройстве на новую работу, в пенсионный фонд и т.д.
Таким образом, заявление на выдачу первой трудовой книжки в современном контексте — это, как правило, заявление на получение бумажного бланка вместо автоматически создаваемой электронной версии. Работодатель обязан его выполнить. Если заявление не подано — сведения о первом трудоустройстве будут только в электронном виде в системе ПФР. Понимание этих правил позволяет работнику сознательно выбрать удобный для него формат хранения документа, который является ключевым для подтверждения трудового стажа.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ или консультироватся с юристом.