В современной практике кадрового делопроизводства, особенно с учетом актуальных данных на 22 мая 2026 года, вопрос правильного оформления выдачи трудовых книжек остается критически важным. Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант сохраняет свою юридическую силу для тех, кто не отказался от него, а также необходим для архивного хранения и подтверждения стажа в определенных ситуациях.

Ниже представлен подробный разбор того, как правильно составить заявление, в каких случаях оно требуется и какие нюансы нужно учитывать работодателю и работнику.

Когда требуется заявление на выдачу трудовой книжки?

Согласно трудовому законодательству, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Заявление на ее выдачу (или возврат) требуется в следующих основных случаях:

При увольнении: Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если работник отсутствует, он может написать заявление о высылке документа по почте.
Для подтверждения страхового стажа: Например, для оформления пенсии или получения льгот. В этом случае оригинал выдается на руки под расписку с обязательством вернуть.
Для получения визы или кредита: Некоторые консульства или банки требуют оригинал документа.
В случае смерти работника: Книжка выдается родственникам.
При переходе на электронную трудовую: Если работник принял решение отказаться от бумажной версии, ему выдается ее на руки при увольнении или по заявлению (в зависимости от конкретной ситуации перехода и даты отказа).

> Важно: Заявление можно составить в произвольной форме, однако использование типового бланка упрощает документооборот и снижает риск ошибок.

—

Как правильно составить заявление: основные правила

Документ адресуется на имя руководителя организации. Он может быть написан от руки или напечатан на компьютере.

Обязательные реквизиты:

• Шапка: Кому (должность, ФИО руководителя, название организации) и от кого (должность, ФИО работника).
• Посередине строки пишется «Заявление».
• Текст просьбы: Четкое указание причины выдачи (увольнение, пенсия, виза и т.д.).
• Способ получения: Лично в руки или почтовым отправлением по конкретному адресу.
• Дата и подпись: Собственноручная подпись работника и дата подачи документа.

Нюансы для разных ситуаций

#### 1. При увольнении
Если работник не может забрать книжку лично в день увольнения, он вправе направить работодателю письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте. Без такого согласия (или заявления с просьбой выслать) работодатель обязан хранить документ и уведомлять работника о необходимости его забрать.

#### 2. Для подтверждения стажа (с последующим возвратом)
В заявлении обязательно указывается срок, на который выдается документ, и обязательство работника вернуть трудовую книжку обратно в отдел кадров.

#### 3. В случае смерти работника
Трудовая книжка выдается одному из родственников под расписку или высылается по почте на основании письменного заявления родственника. К заявлению рекомендуется приложить копию свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родство.

—

Образцы заявлений

Ниже приведены универсальные шаблоны, которые можно адаптировать под вашу ситуацию.

Образец №1: Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении с отправкой по почте

Образец №2: Заявление на временную выдачу для подтверждения стажа (пенсия)

Образец №3: Заявление родственника на выдачу трудовой книжки умершего сотрудника

—

Алгоритм действий работодателя

Для работодателя крайне важно соблюдать процедуру, чтобы избежать штрафов и судебных исков:

Регистрация: Зарегистрируйте поступившее заявление в журнале входящей документации.
Проверка: Убедитесь, что в трудовой книжке сделана соответствующая запись об увольнении (если применимо) и заверена печатью и подписью.
Выдача или отправка:

• Если выдача личная: возьмите расписку работника в журнале учета движения трудовых книжек.
• Если почтой: отправляйте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Чек об оплате и опись храните в личном деле сотрудника.

Уведомление: Если работник не забрал книжку и не написал заявление о почте, работодатель обязан направить уведомление с просьбой явиться за документом или дать согласие на отправку по почте.

Что делать, если трудовую книжку не возвращают?

Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки, работник имеет право:

• Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
• Обратиться в суд с исковым заявлением о выдаче трудовой книжки и компенсации морального вреда, а также оплаты времени простоя по вине работодателя.

> Совет: Всегда сохраняйте копию поданного заявления с отметкой о приеме (входящий номер и дата) или отправляйте его заказным письмом с уведомлением. Это будет главным доказательством в случае спора.

Соблюдение этих простых правил и использование правильных образцов заявлений поможет избежать юридических проблем как работнику, так и работодателю в 2026 году и beyond.