Смерть близкого человека — это всегда тяжелое испытание, в период которого родственникам приходится решать множество бюрократических вопросов. Один из таких вопросов — получение трудовой книжки умершего сотрудника. Этот документ необходим для оформления пенсии, получения страховых выплат, наследства или других социальных гарантий. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на выдачу трудовой книжки умершего работника, какие документы потребуются и как происходит сама процедура.

Нормативно-правовая база

Согласно действующему законодательству (в частности, Порядку ведения и хранения трудовых книжек), в случае смерти работника трудовые отношения подлежат прекращению. Работодатель обязан внести в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора на основании приказа, где причиной указывается смерть сотрудника или признание его безвестно отсутствующим.

После внесения соответствующей записи в трудовую книжку и личную карточку сотрудника, документ может быть выдан на руки родственникам умершего. При этом законодательство не препятствует ни выдаче трудовой книжки лично в руки родственнику, ни ее отправке по почте (если такое волеизъявление содержится в заявлении).

Кто имеет право на получение трудовой книжки?

Получить трудовую книжку умершего сотрудника могут его близкие родственники. К ним относятся:

• Супруг или супруга;
• Дети;
• Родители;
• Другие родственники, которые могут подтвердить свое родство.

Порядок действий работодателя и заявителя

Для того чтобы процесс получения документа прошел без задержек, родственнику умершего необходимо следовать определенному алгоритму:

1. Сбор документов. Прежде чем идти к работодателю, необходимо подготовить пакет документов, подтверждающих право на получение трудовой книжки.
2. Написание заявления. Родственник обращается в отдел кадров организации, где работал умерший, и пишет заявление на имя руководителя.
3. Издание приказа. Работодатель издает приказ об увольнении в связи со смертью работника, вносит запись в трудовую книжку и личное дело.
4. Выдача документа. Трудовая книжка выдается заявителю под роспись или направляется по почте (если это было указано в заявлении).

Какие документы необходимо приложить к заявлению?

К заявлению родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки в обязательном порядке прикладываются следующие документы:

• Копия свидетельства о смерти работника;
• Документы, подтверждающие родство (например, свидетельство о браке, для супруга, свидетельство о рождении — для детей или родителей);
• Паспорт заявителя (предъявляется лично для удостоверения личности).

Как правильно составить заявление?

Законодательно утвержденной строгой формы заявления не существует, однако документ должен содержать всю необходимую информацию для корректной выдачи трудовой книжки. Заявление составляется в письменном виде на имя руководителя организации.

Обязательные реквизиты заявления:

• Шапка (кому: должность и ФИО руководителя, название организации; от кого: ФИО заявителя, паспортные данные, адрес регистрации и контактный телефон);
• Наименование документа (Заявление);
• Текст заявления с указанием ФИО умершего сотрудника, его должности и просьбой о выдаче трудовой книжки;
• Указание способа получения (лично или по почте с указанием точного почтового адреса);
• Перечень прилагаемых документов;
• Дата составления заявления;
• Личная подпись заявителя.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки умершего работника

Ниже представлен актуальный образец заполнения заявления, который вы можете адаптировать под свою ситуацию.

Пример заполнения:

Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от супруги Петрова А.А.,
проживающей по адресу:
г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5

Паспорт: серия 45 08 № 123456,
выдан ОВД района Кунцево г. Москвы
г., код подразделения 770-050
Телефон: +7 (999) -23-45-67

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне на руки трудовую книжку моего умершего мужа, Петрова Бориса Борисовича, работавшего в ООО «Пример» в должности инженера, в связи с необходимостью оформления пенсионных выплат.

К заявлению прилагаю следующие документы:

1. Копия свидетельства о смерти серии I-МЮ № 987654 от г.
2. Копия свидетельства о браке серии III-МЮ № 112233 от г.

(подпись)

Запись в книге учета движения трудовых книжек

При выдаче трудовой книжки родственнику умершего работника кадровик обязан внести соответствующую запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе, где обычно ставится подпись работника о получении документа, расписывается родственник, получивший книжку. Если документ отправляется по почте, в книге делается отметка о пересылке на основании почтовой квитанции.

Особенности отправки трудовой книжки по почте

Если родственник не имеет возможности лично явиться в отдел кадров работодателя, он имеет право запросить отправку документа по почте. Для этого в тексте заявления необходимо четко прописать:

«Прошу направить трудовую книжку умершего Петрова Б.Б. по почте по следующему адресу: [индекс, город, улица, дом, квартира]. Обязуюсь оплатить почтовые расходы».

В таком случае работодатель отправляет документ ценным письмом с описью вложения. Квитанцию об отправке необходимо сохранить, так как она является подтверждением факта отправки документа заявителю.

Получение трудовой книжки умершего сотрудника — это процедура, требующая внимательности к деталям. Главное, не забыть приложить к заявлению копию свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство. Четко сформулированная просьба и указание способа получения (лично или по почте) помогут отделу кадров оперативно обработать запрос и выдать документ без лишних задержек, чтобы родственники могли сосредоточиться на других, более важных в этот период делах.