Бумажная трудовая книжка сотрудника должна находиться у его работодателя на протяжении всего периода работы. Однако в жизни нередко возникают ситуации, когда требуется предоставить данные о стаже и местах работы в различные инстанции. В таких случаях на помощь приходит заверенная копия документа. Чтобы ее получить, работник должен написать соответствующее заявление. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, для чего нужна копия и как работодатель должен ее заверить с учетом актуальных требований.
Для чего может понадобиться заверенная копия трудовой книжки?
Существует множество жизненных ситуаций, при которых требуется предоставить заверенную копию трудовой книжки. Наиболее частыми из них являются:
- Получение заемных средств в банке (оформление кредита, ипотеки);
- Оформление поручительства;
- Получение льгот в органах социальной защиты;
- Подтверждение страхового стажа для расчета пособий (больничных, декретных и т.д.);
- Оформление визы для поездки за границу;
- Устройство на работу по совместительству.
Как получить копию: порядок действий
Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Согласно требованиям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать копию именно по письменному заявлению сотрудника.
Сроки выдачи
Работодатель обязан предоставить заверенную копию в установленный законом срок, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Могут ли отказать в выдаче?
Нет, отказ в выдаче заверенной копии трудовой книжки неправомерен. Работодатель обязан выдать ее по письменному запросу сотрудника, даже если цель получения копии кажется ему неубедительной. Регистрировать выдаваемые по заявлениям работников копии трудовой книжки не нужно.
Правила составления заявления
Заявление работодателю о выдаче трудовой книжки можно составить в произвольной форме. Однако в крупных компаниях удобнее разработать готовый типовой бланк, в котором сотрудник заполнит данные о себе, укажет цель выдачи книжки и распишется в ее получении.
Что обязательно должно быть указано в заявлении:
- Шапка документа: должность и ФИО руководителя (или начальника отдела кадров), наименование организации, а также должность, ФИО и табельный номер заявителя.
- Название документа: «Заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки».
- Основной текст: просьба выдать заверенную копию трудовой книжки.
- Цель выдачи: хотя законодательство прямо не обязывает работника указывать, для чего нужна копия, многие работодатели включают этот пункт в бланк заявления. Если копия необходима другому лицу (например, в банк), это можно уточнить.
- Дата и подпись работника.
Образец заявления на заверенную копию трудовой книжки
Ниже представлен пример того, как можно составить такое заявление в произвольной форме:
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера по продажам
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в ПАО «Банк» для получения кредита.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Мало просто снять ксерокопию страниц документа. Чтобы копия имела юридическую силу, ее необходимо правильно заверить. Придерживаясь этих правил, компания выполнит требования ТК РФ и предоставит сотруднику точный дубликат его документа.
Пошаговая инструкция по заверению:
- Сделать копии всех страниц трудовой книжки, включая пустые листы (если они есть) и обложку (по требованию некоторых инстанций).
- Проставить надпись «Верно» или «Копия верна» на каждом листе или в конце сшитого документа.
- Указать должность того, кто заверяет документ (например: «Инспектор отдела кадров»).
- Поставить подпись заверяющего лица с расшифровкой (фамилия и инициалы).
- Указать дату заверения.
- Поставить печать организации (если она используется в работе компании).
Важное уточнение о месте хранения оригинала
Обратите внимание, что актуальные ГОСТы (изменившиеся в 2025 году) требуют наличия специальной надписи о месте хранения оригинала документа. Это необходимо, чтобы получатель копии был проинформирован о том, где находится подлинник.
На копии обязательно делается надпись: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год».
Заверение для разных целей
Образец заверения копии трудовой книжки может немного отличаться в зависимости от цели ее выдачи. Например, для получения пенсии или пособий (подтверждение страхового стажа) может потребоваться заверение каждого листа отдельно. А для банка часто требуется сшить все листы, пронумеровать их и заверить целиком на последнем листе, указав общее количество листов.
Получение заверенной копии трудовой книжки — это законное право каждого работника. Заявление составляется в простой письменной или произвольной форме, а работодатель обязан выдать документ в течение трех дней. Главное — помнить о правильном заверении копии: наличие надписи «Верно», подписи с расшифровкой, даты, печати и обязательной отметки о месте хранения оригинала сделает документ полностью легитимным для предоставления в любые инстанции.