Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. С этого момента работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном виде, а сотрудники должны оформить своё согласие на такой способ ведения. Ниже представлен подробный разбор процедуры, правовой основы и готовый образец заявления, который можно скачать, распечатать и заполнить.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – право работника выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный).
Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности».
Постановление Правительства РФ № 1500 от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде».
Приказ Минтруда России № 585н от «Об утверждении формы заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Важно: утверждённой единой формы заявления нет, но в нормативных актах указаны обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в документе.

Кто должен подать заявление?

Все работники, принятые на работу после  г;, которые ещё не сделали выбор способа ведения трудовой книжки.
Сотрудники, работающие до  г., если они хотят перейти с бумажной на электронную форму (по желанию).
Лица, уволенные до  г., но желающие сохранить электронный вариант для будущего трудоустройства.

Заявление подаётся один раз и действует бессрочно, пока работник не изменит своё решение (в этом случае подаётся новое заявление).

Как правильно оформить заявление?

Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:

Шапка – реквизиты организации (наименование, ИНН, КПП, адрес) и ФИО руководителя, которому адресовано заявление.
Дата и место составления (город, день, месяц, год).
Наименование документа – «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде)».
ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение, табельный номер (если есть).
Текст заявления – явное выражение желания вести трудовую книжку в электронном виде и согласие на обработку персональных данных в рамках ФЗ‑152 «О персональных данных».
Подпись сотрудника с расшифровкой (ФИО) и дата подписания.
Приложения (по необходимости): копия паспорта, СНИЛС, ИНН.

Заявление можно подать:

в бумажном виде (руководителю или в отдел кадров);
в электронном виде через корпоративный ЭДО (например, через систему «1C:Документооборот», «Контур.ЭДО» и т.п.), при условии наличия квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Образец заявления (готовый шаблон)

Ниже представлен пример, соответствующий всем требованиям законодательства. Вы можете скопировать его в любой текстовый редактор, заменить выделенные поля на свои данные и распечатать.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде)

г. _______________ «__» __________ 202__ г.

Наименование организации: _____________________________
ИНН: _______________ КПП: _______________
Юридический адрес: _______________________________________
ФИО руководителя: _______________________________________
Должность руководителя: __________________________________

От: _______________________________________
(ФИО сотрудника)
Должность: _______________________________________
Подразделение: _______________________________________
Табельный номер: _______________ (если есть)
Серия и номер паспорта: _______________ выдан «__» __________ 20__ г. _______________
СНИЛС: _______________ ИНН: _______________

Заявление

Я, _____________________________, в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, hereby declare my consent to maintain my labour book in electronic form.

Я подтверждаю, что:

получил(а) информацию о порядке ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде;
согласен(на) на обработку моих персональных данных (ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, сведения о трудовой деятельности) в целях ведения электронной трудовой книжки, в соответствии с Федеральным законом от № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
понимаю, что после перехода на электронную форму трудовая книжка больше не выдаётся на руки, а доступ к ней осуществляется через личный кабинет на портале «Работа в России» (или иной уполномоченный информационный ресурс).

Прошу внести соответствующую запись в мою трудовую книжку (электронную) и обеспечить доступ к ней в установленном порядке.

Подпись _____________________ / _____________________________ /

Расшифровка подписи: _______________________________________

Приложения:

Копия паспорта (страница с фото и регистрацией);
Копия СНИЛС;
Копия ИНН (при наличии).

Что происходит после подачи заявления?

Регистрация в кадровой службе – заявление принимается, ставится incoming номер и дата получения.
Внесение записи в трудовую книжку – в графе 3 трудовой книжки (электронной) делается запись вида:

«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде».

Уведомление сотрудника – работник получает подтверждение (в бумажном или электронном виде) о том, что его выбор учтён.
Доступ к ЭТК – сотрудник получает логин и пароль к личному кабинету на портале «Работа в России» (или иной оператор ЭТК), где можно просматривать и выписывать справки о трудовой деятельности.

Если сотрудник позже решит вернуться к бумажной форме, он подаёт новое заявление с указанием желания вести трудовую книжку в бумажном виде, после чего в электронной книжке делается запись о прекращении ведения в электронном виде и выдаётся дубликат на бумажном носителе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять заявление?: Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме и не требует нотариального заверения.
Можно ли подать заявление через электронную почту?: Да, если у работодателя настроен приём электронных документов и подтверждается получение (например, через систему ЭДО с подтверждением receipt).
Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету ЭТК?: Необходимо обратиться в отдел кадров вашего работодателя или в оператор ЭТК (например, ПФР) с заявлением о восстановлении доступа, предъявив паспорт и СНИЛС.
Нужно ли подавать заявление каждый год?: Нет. Заявление действует бессрочно, пока работник не изменит свой выбор.
Есть ли штраф за отсутствие заявления?: За отсутствие заявления о выборе способа ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Правильно оформленное заявление не только обеспечивает соблюдение законодательства, но и упрощает дальнейшее взаимодействие с государственными сервисами (ПФР, ФНС, госуслуги). Используйте представленный выше образец, адаптируйте его под свои данные и подавайте в отдел кадров своевременно – до 31 декабря 2025 года, чтобы избежать возможных штрафов и обеспечить бесперебойный доступ к своей трудовой истории.

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться к юристу компании или воспользоваться горячей линии Минтруда России по телефону 8‑800‑200‑00‑00.