Вопрос о том, в какие сроки необходимо подавать заявление на выдачу (или переход) трудовой книжки, остаётся актуальным для работодателей и сотрудников. Ниже приведён подробный обзор нормативных положений, практических рекомендаций и особенностей, действующих в 2026 году.
Что регулирует закон?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник имеет право перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде (ЭТК) либо запросить выдачу бумажного документа на руки. Закон не устанавливает чётких сроков подачи такого заявления и начала ведения книжки в электронном формате.
Однако в ряде нормативных актов и рекомендаций указаны ориентировочные сроки, которые следует соблюдать для обеспечения порядка и удобства учёта:
- В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель должен внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку (если она ведётся параллельно).
- При выдаче бумажной трудовой книжки по заявлению работника (включая запрос на получение документа на руки) документ должен быть выдан не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.
- В случае смерти работника оригинал трудовой книжки выдаётся родственникам в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления одного из них.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Когда нужно подавать заявление?
Закон не фиксирует конкретную дату, поэтому заявление можно подать в любой момент трудовой деятельности. Тем не менее, для удобства ведения кадрового учёта рекомендуется:
- Связывать дату подачи заявления с началом расчётного периода (месяца, квартала).
- Уведомлять работника о необходимости указать в заявлении просьбу о выдаче на руки бумажной трудовой книжки, если такая потребность имеется.
Как оформить запись в трудовой книжке?
После получения заявления:
- В графе 4 трудовой книжки указывается дата подачи заявления (число, месяц, год).
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (как при выдаче трудовой книжки при увольнении).
- Одновременно вносится запись о переходе на электронное ведение с указанием даты начала ведения ЭТК.
Выдача бумажной трудовой книжки по запросу
Если работник просит получить трудовую книжку на руки (например, для подачи в другой орган, для получения кредита и т.д.), работодатель обязан:
- Проверить наличие документа в личном деле.
- Подготовить книжку к выдаче (проверить актуальность записей, проставить необходимые печати).
- Выдать документ не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления.
В случае, если выдача невозможна (работник отказывается получить документ, отсутствует на работе и т.п.), составляется специальное уведомление о невозможности выдачи, которое вручается работнику либо направляется ему заказным письмом.
Особенности приёма на работу после
С 1 января 2026 года изменились правила оформления трудовой книжки для newly hired сотрудников:
- Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после указанной даты, оформлять бумажную трудовую книжку не требуется.
- Ведение трудовой деятельности осуществляется исключительно в электронном виде (через СЗВ‑ТД, СТД‑Р и другие формы).
- Заявление о переходе на ЭТК в данном случае не подаётся, так как бумажный вариант не ведётся с самого начала трудовой деятельности.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать недоразумений и соблюсти требования трудового законодательства, следует:
- Разработать внутренний регламент, в котором зафиксировать порядок подачи заявлений на переход на ЭТК и выдачу бумажных трудовых книжек.
- Обеспечить своевременное информирование сотрудников о их правах (включая право запросить бумажный документ на руки).
- Фиксировать дату получения каждого заявления в журнале учета или электронной системе кадрового делопроизводства.
- Контролировать соблюдение трёхдневного срока при выдаче документов и фиксировать любые задержки с указанием причин.
- При переходе на электронное ведение вести параллельно бумажную трудовую книжку только до момента полного перехода, после чего бумажный экземпляр хранится в личном деле сотрудника.
Хотя закон не устанавливает жёстких сроков подачи заявления на переход на электронную трудовую книжку или выдачу бумажного документа на руки, практика и рекомендации ведомств указывают на необходимость выполнения этих действий в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления. Соблюдение этого срока обеспечивает прозрачность кадровых процессов, защищает права работников и minimизирует риски трудовых споров.
Для сотрудников, принятых на работу после , бумажная трудовая книжка не оформляется, а все сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном формате. В остальных случаях заявление о переходе на ЭТК и запрос на выдачу бумажного документа следует оформлять письменно, указывать дату подачи и контролировать соблюдение трёхдневного срока исполнения.