Внимание! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном виде. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет удобные инструменты для автоматизации этого процесса, включая формирование стандартных заявлений о переходе.
—
Что такое заявление о переходе на ЭТК и зачем оно нужно?
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку, это документ, который работник подает работодателю для подтверждения своего согласия на ведение его трудовой книжки в электронном виде (без бумажного бланка). Это требование статьи 66.1 Трудового кодекса РФ.
Ключевые моменты:
- Работник вправе отказаться от перехода на ЭТК, подав письменное заявление об этом.
- Если заявление о переходе не подано, работодатель обязан оформить работнику бумажную трудовую книжку.
- В 1С:ЗУП процесс подготовки, подписания и учета таких заявлений максимально автоматизирован.
—
Нормативная база (основные документы)
Для корректной работы в 1С:ЗУП необходимо ориентироваться на следующие акты:
Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) — основной закон.
Постановление Правительства РФ № 906 — утверждает правила ведения ЭТК.
Приказ Минтруда России № 712н — утверждает формы заявлений (о согласии и об отказе).
Федеральный закон № 402-ФЗ — об электронной подписи (для юридической значимости документов).
—
Настройка 1С:ЗУП для работы с ЭТК
Перед формированием заявлений необходимо выполнить базовые настройки программы.
Подготовка справочников
Убедитесь, что в справочнике «Сотрудники» для каждого работника указан корректный СНИЛС и данные паспорта.
Настройте виды документов: в конфигурации должны быть доступны документы «Заявление о переходе на ЭТК» и «Заявление об отказе от ЭТК».
При необходимости настройте электронную подпись (ЭП) организации для подписания документов в соответствии с 402-ФЗ.
Включение функционала ЭТК
Обычно функционал ведения электронных трудовых книжек активируется автоматически в актуальных версиях 1С:ЗУП (например, 3.1 и выше). Проверьте:
- Перейдите в раздел «Настройка» → «Параметры учета» → вкладка «Трудовая книжка».
- Установите галочку «Вести электронные трудовые книжки».
- Укажите данные вашей организации как «Работодателя — владельца ЭТК» (это обязательно).
—
Пошаговая инструкция: как сформировать и оформить заявление в 1С:ЗУП
Шаг 1: Создание документа «Заявление о переходе на ЭТК»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Все кадровые документы».
Нажмите кнопку «Создать» и выберите из списка документ «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку» (или аналогичное название, может зависеть от версии/типовой конфигурации).
В открывшейся форме укажите:
Сотрудника (выберите из списка).
Дату документа (обычно — дата подачи заявления).
- Система автоматически подставит данные работодателя и работника из карточки.
Шаг 2: Проверка и печать заявления
В форме документа нажмите кнопку «Печать» или «Предварительный просмотр».
Программа сформирует заявление по утвержденной форме (Приказ Минтруда № 712н). Проверьте корректность всех данных;
Работник должен подписать заявление от руки на бумажном носителе. В 1С:ЗУП вы можете:
- Распечатать документ для подписи.
- Использовать функцию «Прикрепить скан» (если реализована в вашей версии), чтобы загрузить отсканированное подписанное заявление в карточку документа.
Шаг 3: Учет и хранение
После подписания работником документ в 1С:ЗУП необходимо провести (нажать кнопку «Провести»).
Проведенный документ будет автоматически привязан к карточке сотрудника и попадет в его «Кадровую историю».
Скан подписанного заявления рекомендуется хранить в электронном документообороте (например, в разделе «Файлы» карточки сотрудника) или в бумажном деле.
—
Особые случаи и типовые операции
Заявление об отказе от ЭТК
Алгоритм аналогичен. Создайте документ «Заявление об отказе от ведения электронной трудовой книжки». При наличии такого заявления система 1С:ЗУП должна понимать, что для этого сотрудника необходимо оформить бумажную трудовую книжку.
Массовая подача заявлений (для большого коллектива)
В современных версиях 1С:ЗУП часто есть возможность массового создания кадровых документов:
В разделе «Кадры» найдите функцию «Массовое создание документов».
Выберите тип документа «Заявление о переходе на ЭТК».
Отметьте в списке сотрудников, которые дали согласие (или отказ).
Система создаст отдельный документ для каждого выбранного сотрудника с автоматической подстановкой данных.
Контроль и отчетность
- Для контроля за теми, кто не подал заявление, используйте отчет «Кадровый состав» с настройкой фильтра по наличию/отсутствию документа «Заявление о переходе на ЭТК».
- В разделе «Отчеты» → «Кадровые отчеты» могут быть доступны специализированные отчеты по ведению ЭТК.
—
Важные рекомендации и частые ошибки
Не путайте с заявлением на выдачу трудовой книжки. Это разные документы. Заявление на ЭТК подается уже работающим сотрудникам.
Сроки. Заявление можно подать в любой момент, но с работодатель обязан вести ЭТК для всех, кто не подал отказ.
Хранение. Даже после перехода на ЭТК, бумажные заявления (о согласии/отказе) должны храниться в личных делах сотрудников в течение всего срока трудовых отношений и еще 75 лет после увольнения (ст. 62 ТК РФ).
Электронная подпись. Для обмена сведениями с ФСС (информация о стаже) потребуется усиленная квалифицированная ЭП у работодателя. Настройте это в разделе «Администрирование» → «Электронная подпись».
Обновляйте конфигурацию. Убедитесь, что у вас установлена актуальная версия 1С:ЗУП, поддерживающая все изменения по ЭТК. Регулярно устанавливайте обновления типовой конфигурации.
—
Переход на электронные трудовые книжки, это не только требование закона, но и возможность оптимизировать кадровый учет. 1С:ЗУП является ключевым инструментом для безболезненного внедрения этого процесса. Правильное оформление и учет заявлений о переходе в программе позволяет:
- Избежать штрафов за нарушение законодательства.
- Автоматизировать формирование данных для передачи в ФСС.
- Обеспечить юридическую чистоту кадрового документооборота.
Главный совет: Настройте процесс заранее, проведите инструктаж для HR-специалистов и бухгалтеров, ответственных за кадры, и убедитесь, что каждый сотрудник, согласившийся на ЭТК, подписал соответствующее заявление, которое должным образом учтено в 1С:ЗУП.