Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы. Однако закон оставил за работниками право выбора: отказаться от бумажного формата или сохранить его. В этой статье мы подробно разберем все аспекты подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе, актуальные правила на 2026 год, а также типичные ошибки и вопросы, возникающие у кадровиков и сотрудников.

Суть переходного периода и право выбора

Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, до 31 декабря 2020 года включительно каждый работающий гражданин должен был определиться с форматом своей трудовой книжки. В этот период сотруднику необходимо было подать работодателю письменное заявление:

• О переходе на электронную трудовую книжку (с выдачей бумажной на руки);
• О продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе.

Что изменилось сейчас? Если в 2020 году сотрудник не подал никакого заявления, по умолчанию считалось, что он выбрал сохранение бумажной трудовой книжки. Те же лица, которые не имели возможности подать заявление до указанной даты, могут сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы (в т.ч. при трудоустройстве) соответствующее письменное заявление.

Нужно ли писать заявление новому работодателю?

Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков при приеме на работу новых сотрудников: надо ли с нового работника брать заявление о ведении бумажной трудовой книжки, если у предыдущего работодателя он такое заявление уже писал?

Ответ однозначный: Нет, работник не обязан каждому последующему работодателю писать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Если сотрудник уже выбрал бумажный формат и у него на руках имеется традиционная трудовая книжка (без отметки о переходе на ЭТК), новый работодатель просто продолжает вести её в привычном порядке.

Однако, если кандидат впервые устраивается на работу после 2020 года и желает вести именно бумажную трудовую книжку, он должен подать заявление о её продолжении (ведении) на бумажном носителе при трудоустройстве.

Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приеме на работу работодатель должен четко понимать, в каком формате вести учет стажа сотрудника. Убедиться в выборе кандидата можно несколькими способами:

1. Наличие бумажной трудовой книжки с записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66 ТК РФ. Такая запись означает, что сотрудник перешел на ЭТК.
2. Предоставление выписки СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) вместо бумажной книжки.
3. Данные отчета СЗВ-ТД от предыдущего работодателя (если работник перешел на ЭТК, в СЗВ-ТД будет стоять соответствующая отметка).

Если работник приносит обычную бумажную трудовую книжку без отметки о переходе на электронный формат, работодатель продолжает вести её на бумаге.

Как правильно составить заявление

Законодательством не установлено жесткой унифицированной формы для такого заявления, поэтому оно может быть составлено в произвольной письменной форме. Тем не менее, в документе обязательно должны присутствовать следующие элементы:

Обязательные реквизиты заявления:

• Шапка (кому: должность и ФИО руководителя, от кого: должность и ФИО работника);
• Название документа: «Заявление»;
• Основной текст с четкой формулировкой просьбы;
• Дата составления;
• Личная подпись работника.

Формулировка просьбы

В тексте должна быть четко выражена воля сотрудника. Рекомендуется использовать следующую формулировку:

«Прошу продолжить осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе» согласно Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек и в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Резолюция руководителя

На заявлении работника руководитель должен поставить соответствующую резолюцию (например: «Учесть. Продолжить ведение бумажной трудовой книжки. Иванов И.И., »), после чего документ подшивается в личное дело сотрудника.

Отражение заявления в кадровом учете и отчетности

В программах 1С

В современных кадровых программах, таких как 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3, процесс регистрации выбора сотрудника автоматизирован. Для этого используется документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». В нем можно сформировать заявление как на сотрудника, так и сразу на список сотрудников, выбрав нужный вариант ведения (на бумажном носителе или в электронном виде).

В других учетных системах (например, КАМИН 5.0)

Для регистрации заявления в меню «Кадры» – «Записи ЭТК» создается запись в режиме «Заявление о предоставлении сведений», где в поле «Вид заявления» выбирается «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки».

В отчете СЗВ-ТД

Факт подачи заявления обязательно отражается в ежемесячном отчете СЗВ-ТД, подаваемом в Социальный фонд России (СФР). При подаче работником заявления работодатель должен подать отчет не позднее следующего рабочего дня.

Типичные ошибки и проблемные ситуации

Двойное ведение (и бумажная, и электронная)

Иногда сотрудники пишут в заявлении: «Прошу вести трудовую книжку и на бумажном носителе, и в электронном виде». Закон такого выбора не предусматривает! Если подано такое заявление, оно расценивается исключительно как заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе. Работодатель обязан вести только бумажный бланк, а в электронном формате (СЗВ-ТД) будет отражаться только сам факт подачи этого заявления.

Подача заявления в день приема на работу

Если работник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку прямо в день приема на работу, работодатель все равно обязан сначала оформить ему бумажную трудовую книжку (если он поступает на работу впервые), внести в нее запись о приеме, а затем внести запись о подаче заявления о переходе на ЭТК и выдать бумажный бланк на руки. Если же это заявление о продолжении ведения на бумаге — просто принимаем бумажную книжку и ведем её.

Утеря бумажной книжки при выборе ЭТК

Если работник выбрал электронный формат, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки. С этого момента ответственность за сохранность бумажного бланка несет сам работник. Работодатель продолжает передавать сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде (через СЗВ-ТД).

Право на сохранение бумажной трудовой книжки — это важная социальная гарантия, позволяющая работникам не зависеть от сбоев в электронных базах данных. На сегодняшний день (2026 год) подать заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе можно в любой момент своей трудовой деятельности. Работодателям же следует внимательно следить за правильностью оформления таких заявлений, своевременным внесением данных в учетные программы и корректной сдачей отчетности в СФР.