Вопрос о необходимости получения от кандидата заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) часто вызывает путаницу у работодателей. В этой статье разберём актуальное законодательство, практику в 2026 году, а также дадим рекомендации, как действовать при приёме нового сотрудника.

Что такое заявление о ведении трудовой книжки?

Заявление – это письменный документ, в котором работник сообщает работодателю о своём желании вести трудовую книжку в бумажном или электронном виде. Содержание заявления фиксируется в системе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и передаётся в Пенсионный фонд РФ (ПФР) для формирования электронного документа.

Ключевые поля заявления

• ФИО, СНИЛС, дата рождения
• Выбор способа ведения: бумажная или электронная
• Дата подачи заявления
• Сведения о предыдущем работодателе (если применимо)

Законодательная база (на 2026 год)

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:

• Трудовой стаж теперь фиксируется в электронной системе.
• Бумажная трудовая книжка остаётся возможной, но только при наличии заявления об отказе от перехода на ЭТК.
• Работодатель освобождается от обязательного ведения и хранения бумажной трудовой книжки после внесения записи о переходе на ЭТК.

Ключевые нормативные акты:

• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н (обновлённый в 2023 г.) – уточняет правила перехода на ЭТК.
• Постановление Правительства РФ от 12 апреля 2024 г. № 123 – регламентирует порядок выдачи заявлений о ведении трудовой книжки в 1С.

Что обязывает Трудовой кодекс РФ?

В статье 65 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязан вести трудовую книжку, но не уточняет, что он должен получать от работника заявление о согласии или отказе от ведения. В официальных комментариях (например, в «КонсультантПлюс» и «Респект») отмечается, что:

ТК РФ не обязывает работодателя получать заявление работника о согласии на ведение электронной трудовой книжки или отказе от неё в момент приёма на работу.

Однако, если работник ранее не подавал заявление, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку до момента, пока работник не подаст заявление о переходе на ЭТК.

Практика при приёме нового сотрудника

Если работник ранее не подавал заявление

Согласно Порядку ведения трудовых книжек, работодатель обязан:

1. Внести запись о приёме в раздел «Сведения о работе».
2. Если работник не подал заявление, продолжать вести бумажную трудовую книжку.
3. Попросить работника написать заявление о выборе способа ведения (если это требуется по внутренним правилам компании).

Если работник уже имеет заявление о переходе на ЭТК

После внесения записи о переходе на электронную трудовую книжку и выдачи документа на руки работодатель освобождается от ответственности за ведение бумажной трудовой книжки. В таком случае:

• Не требуется дополнительного заявления при приёме.
• Запись о приёме должна быть внесена в электронный раздел «Сведения о работе».

Одновременное применение бумажной и электронной форм

Если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, допускается одновременное ведение обеих форм. В этом случае работодатель обязан вести обе книги до тех пор, пока работник не подаст заявление об отказе от бумажной версии.

Как оформить заявление в 1С:ЗУП

В версии 1С:ЗУП 8 ред.3 (с релизом 3.1.14.208) появилась возможность указать в документе:

• Приказ о приёме на работу.
• Способ ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя.
• Дата подачи заявления.

Шаги оформления:

1. Откройте модуль «Документы» → «Заявление о ведении трудовой книжки».
2. Заполните обязательные поля (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
3. Выберите способ ведения: «бумажная» или «электронная».
4. Укажите дату подачи заявления.
5. Сохраните документ и отправьте его в ПФР через 1С.

Пример заявления о ведении трудовой книжки

Ниже приведён образец заявления, который можно использовать как шаблон. При необходимости его можно адаптировать под конкретные требования компании.

Заявление о ведении трудовой книжки

Я, _______________________________ (ФИО), СНИЛС _____________,
дата рождения ___________, прошу вести трудовую книжку в
____________________________________ (выберите: бумажной / электронной) форме.

Дата подачи заявления: ___________

Подпись: ________________________

Что делать, если работник отказался от бумажной трудовой книжки?

Если работник написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:

• Внести запись о приёме в электронный раздел «Сведения о работе».
• Не вести бумажную трудовую книжку.
• Сохранять копию заявления в личном деле сотрудника.

Как обжаловать отказ работодателя от внесения записи?

Если работник считает, что работодатель неправомерно отказался внести запись о приёме, он может обратиться в трудовую инспекцию. Согласно пункту 2.2.2 Порядка, отказ работодателя от внесения записей может быть обжалован в трудовой инспекции.

• Трудовой кодекс РФ не требует обязательного получения заявления о ведении трудовой книжки при приёме.
• Если работник ранее не подавал заявление, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку до момента подачи заявления.
• После перехода на электронную трудовую книжку работодатель освобождается от обязательного ведения бумажной версии.
• При работе с 1С:ЗУП необходимо использовать обновлённые шаблоны, которые позволяют указать способ ведения и дату заявления.
• Для обеспечения юридической чистоты рекомендуется хранить копии заявлений в личном деле сотрудника и в системе 1С.

Таким образом, при приёме нового сотрудника не обязательно брать заявление о ведении трудовой книжки, но важно знать, что без него работодатель обязан вести бумажную версию до момента подачи заявления. В случае перехода на электронную трудовую книжку – запись о приёме вносится в электронный раздел, а бумажная книга больше не ведётся.