Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина РФ. С 2020 года действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), и каждый работник должен сделать осознанный выбор: остаться на бумажном носителе или перейти на электронный. Этот выбор оформляется письменным заявлением. В статье подробно разберем, как правильно составить и подать заявление, какие есть нюансы и образцы формулировок.

Что такое заявление о ведении трудовой книжки и зачем оно нужно?

Заявление — это официальный письменный документ, который работник подает работодателю для:

• Выбора формата: бумажная трудовая книжка (ТК) или электронная (ЭТК).
• Фиксации факта: что работник проинформирован о своем праве и сделал выбор.
• Основания для записи: на основании этого заявления в самой книжке (бумажной или электронной) делается соответствующая запись.

Юридическая основа

Основной документ, часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, которая ввела обязательность выбора. Согласно ей, работодатель обязан до 31 декабря 2020 года получить от каждого работающего гражданина заявление о ведении его трудовой книжки. Однако для тех, кто не успел, закон предусматривает возможность подачи заявления в любое время, в т.ч. при последующем трудоустройстве.

Виды заявлений: на бумажную или электронную книжку

Существует два основных типа заявлений, которые различаются по цели:

Заявление о ведении трудовой книжки (первичное)

Это заявление подается при приеме на работу или в срок до для уже работающих. Оно определяет, в каком формате будут вестись записи о вашей трудовой деятельности в будущем.

Ключевой момент: Если вы выбрали электронный формат, работодатель все равно обязан выдать вам на руки бумажную трудовую книжку с внесенной в нее специальной записью о вашем заявлении и о том, что сведения будут вестись в ЭТК.

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (при увольнении)

Это заявление подается при увольнении, если ранее вы не сделали первичный выбор или хотите его изменить. Его цель — получить на руки документ с полной историей вашего труда.

• Если вы ведете бумажную книжку — вам выдают ее с последней записью об увольнении.
• Если вы ведете электронную книжку — по вашему заявлению работодатель обязан выдать выписку из ЭТК (форма СЗВ-ТД), заверенную своей подписью и печатью. Эта выписка имеет равную с бумажной книжкой юридическую силу.

Как правильно составить заявление: структура и обязательные реквизиты

Закон не устанавливает строгой формы заявления, оно составляется в произвольной форме. Однако для избежания проблем рекомендуется использовать следующий шаблон.

Образец (шаблон) заявления

Вот универсальный вариант, который подходит и для первичного выбора, и для запроса выписки при увольнении:

 Директору (руководителю) организации [Название организации]
 от [Ваша должность] [Ваше ФИО полностью]
 
 ЗАЯВЛЕНИЕ
 
 Прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ) в следующем виде:
 □ вести мою трудовую книжку в бумажном виде;
 □ вести мою трудовую книжку в электронном виде (с выдачей мне на руки бумажной трудовой книжки с соответствующей записью).
  В случае выбора электронного формата прошу направить сведения о моей трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации в установленном порядке.
  «___» __________ 20__ г.
 ____________________ / [Ваша подпись] /
 [Расшифровка подписи: ФИО]
 

Обязательные элементы любого заявления:

1. Кому: реквизиты работодателя (наименование, должность и ФИО руководителя).
2. От кого: ваши ФИО, должность.
3. «Заявление».
4. Суть просьбы: четкое указание на ст. 66.1 ТК РФ и закон № 439-ФЗ и ваш выбор (бумага/электроника).
5. Дата и подпись с расшифровкой.

Особенности для разных ситуаций

При приеме на работу (новый сотрудник)

Вы вправе подать заявление в первый же рабочий день; Если не подадите, работодатель будет вести вашу книжку в бумажном виде по умолчанию до момента вашего заявления. Рекомендуется решить этот вопрос сразу.

Для уже работающих (до не подали)

Вы можете подать заявление в любое время. Работодатель обязан его принять и с момента подачи вести ваши записи в выбранном вами формате. Если вы переходите на ЭТК, вам выдают бумажную книжку с записью о переходе.

При увольнении

Если вы хотите получить документ о своем стаже на руки, обязательно подайте заявление о предоставлении сведений. Без него работодатель может не выдать вам выписку из ЭТК, сославшись на то, что сведения уже переданы в ПФР. Ваша задача, получить заверенную выписку (форму СЗВ-ТД) лично.

Как и куда подавать заявление?

• На бумажном носителе: передать лично в отдел кадров (ОК) или бухгалтерию под расписку. Обязательно потребуйте отметку о принятии на вашем экземпляре (дата, подпись, печать).
• Электронно: через систему 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП), если у вашего работодателя она настроена. Заявление формируется в программе и может быть отправлено на корпоративную почту сотрудника. Это удобно и фиксируется в системе.
• Через портал Госуслуг: в будущем планируется возможность подачи через личный кабинет, но на данный момент основным каналом является работодатель.

Что происходит после подачи заявления?

Работодатель обязан:

1. Принять заявление и зарегистрировать его.
2. Внести соответствующую запись в вашу бумажную трудовую книжку (если она у вас есть) или создать запись в электронном хранилище.
3. При переходе на ЭТК — выдать вам на руки бумажную книжку с записью следующего содержания (образец):

«Подано письменное заявление [ФИО] о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде.

«___» __________ 20__ г.

Подпись работника: _______________

Подпись руководителя: _______________

Печать организации».

Распространенные ошибки и вопросы

• Ошибка: Подать заявление «на словах».
  Правило: Только письменная форма с подписью и датой.
• Ошибка: Не указать конкретный выбор (поставить галочку в обоих вариантах).
  Правило: Выбор должен быть однозначным.
• Вопрос: Можно ли изменить выбор?
  Ответ: Да, подав новое заявление. Но записи, уже внесенные в выбранный ранее формат, не переносятся.
• Вопрос: Как проверить, что у меня электронная трудовая книжка?
  Ответ: Запросите у работодателя выписку из ЭТК (форма СЗВ-ТД) или проверьте свой личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Сведения о трудовой деятельности»).

Определитесь с форматом. Электронная книжка удобнее (не потеряется, данные в ПФР), но бумажная привычнее и не требует цифровой подписи для ознакомления.

Подайте заявление своевременно, особенно при приеме на работу. Это ваше право и обязанность работодателя.

Требуйте подтверждения. Получите копию заявления с отметкой о принятии или фиксацию через 1С.

При увольнении всегда подавайте заявление о предоставлении сведений, чтобы получить на руки заверенный документ о своем стаже.

Храните копии всех заявлений и выданных вам документов (бумажная книжка или выписка СЗВ-ТД).

Важно: Информация в статье актуальна на 2025 год. Для получения самой свежей информации по вашему конкретному случаю обращайтесь в отдел кадров вашей организации или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Примечание: Для скачивания готовых бланков заявлений (в формате .docx) рекомендуется обращатся на официальные порталы или к работодателю, так как шаблоны могут незначительно обновляться.